Gestão do custo de produção

Nos últimos artigos temos enfocado bastante o tema Custos de produção, discutindo diversos aspectos e alguns itens mais especificamente, além de apresentar resultados obtidos em pesquisas de campo. Alguns aspectos metodológicos também foram abordados. Entretanto, de nada adianta termos o conhecimento teórico se não o aplicamos na prática. Então surgem as dúvidas... Para que fazer? Como fazer? Por onde começar?

Para que?

Em primeiro lugar temos que ter em mente a necessidade de conhecermos o custo de produção, o que já vem sendo discutido nos artigos anteriores. E para que se deve conhecer o custo de produção? A seguir algumas finalidades são listadas:

a) Formação de preços de produtos;
b) Melhor conhecimento do sistema produtivo;
c)Avaliação e seleção do emprego ou adoção de novas tecnologias;
d) Redução dos custos controláveis (para se evitar desperdícios);
e) Identificação do ponto de equilíbrio;
f) Avaliação da atividade em cálculos de lucratividade e rentabilidade;
g) Gerenciamento da atividade;
h) Avaliação de riscos; e
i) Contabilidade fiscal.

Diante de tantas finalidades é evidente que há necessidade de se conhecer os custos de produção, até mesmo porque precisamos controlá-los.

Nesse contexto, fala-se em Gestão de Custo de Produção, que está relacionada às ferramentas gerenciais de controle, que permitem também avaliação de receitas, resultados, auxiliam no processo de tomada de decisão com apoio no planejamento estratégico.

Por onde começar?

Sabendo da importância do custo de produção, como ter esse dado em mãos?

Como começar?

Em primeiro lugar precisamos de organização e disposição! Não é tarefa tão simples e rápida quando não se tem ainda a prática, mas também não é algo tão complexo, basta ter boa vontade! Também precisamos de planejamento e treinamento. Observe o esquema abaixo que ilustra todas as fases do processo de gestão de custos em um ambiente com planejamento, treinamento e organização.
Precisamos planejar!!! Responder às perguntas...

O que eu preciso? Quais informações? Quais métodos? Quais as pessoas envolvidas? O que preciso controlar/anotar? Quais dados que hoje já controlo? Entre muitas outras. Analisando bem o que fazer e como fazer fica mais fácil atingirmos bons resultados de forma eficaz.

Depois de estabelecer como fazer precisamos de treinamento dos envolvidos de modo a podermos contar com a colaboração de todos, já que precisamos de dados de campo, dados contábeis, gastos realizados, entre outros. Devemos estabelecer uma rotina mensal para os envolvidos fornecerem esses dados.



Então vamos lá, como fazer!

Temos três passos básicos a seguir conforme ilustra o esquema:

1) Coleta de dados
2) Processamento dos dados
3) Análise de informações

Coleta de dados

Precisamos dos dados de campo. Temos que ter controle do rebanho, número de animais, mortalidade, vendas, compras, nascimentos, abates, enfim, os índices zootécnicos da propriedade. Para isso há necessidade de organização, de um calendário de atividades e de acompanhamento por planilhas de campo com anotações dos funcionários. Essas planilhas devem ser simples e objetivas de modo que rapidamente o funcionário identifique o número de animais do rebanho e tenha espaço para anotar as ocorrências (mortes, vendas, etc). Esses dados mensalmente devem ser recolhidos e passados para uma planilha ou software escolhido.

Precisamos de dados contábeis. Há necessidade de verificar com o contador os dados que ele possui, como taxas e impostos obrigatórios.

Precisamos anotar as despesas mensais. Cada gasto feito deve ser registrado, seja guardando as notas fiscais, anotando em um caderno de despesas, registrando em planilhas, a forma mais conveniente e prática para sua situação.

Precisamos avaliar os custos implícitos. Conforme já falamos no artigo Os custos de produção, temos que verificar se os percentuais que usamos de conservação e reparos, depreciação, seguro, juros, entre outros estão mesmo de acordo com a realidade.

Procure manter todos os dados concentrados em um local, uma pasta para evitar a perda de material, além disso, procure ter cópias em papel e em arquivos.

Processamento dos dados

Com esses dados todos reunidos precisamos processá-los, ou seja, transformá-los em informações para análise. Isso pode ser feito por cálculos manuais, bem mais trabalhosos, ou por meio de computadores. Podem ser usadas planilhas eletrônicas criadas pelo produtor ou mesmo softwares disponíveis. O importante é que todos os dados coletados possam ser registrados. As planilhas criadas especificamente para a propriedade podem facilitar essa tarefa, já que vão contemplar os dados de forma mais conveniente à realidade da atividade.

Análise de informações

Com os resultados emitidos procede-se a análise dos custos obtidos, verificando...
- os itens que mais "pesam" no custo de produção;
- os custos fixos que não podem ser alterados no curto prazo;
- quais os pontos de estrangulamento; e
- no que é possível economizar...

Assim, é possível gerenciar a atividade de modo mais seguro com informações corretas. Essa etapa é muito importante e deve ser discutida com os envolvidos na atividade. Lembre-se de que qualquer mudança para melhorias vai depender de funcionários que devem entender o propósito para estarem motivados a colaborar e mudar. Também de nada adianta ter todo o trabalho de cálculos sem uma análise criteriosa dos resultados.

Dificuldades

A organização é um ponto chave! Muitas vezes se começam a guardar os dados, mas esses são perdidos ao longo do caminho ou dos meses... Portanto, crie pastas específicas para guardar dados de custos.

A identificação dos itens que compõe o custo: muitas vezes alguns itens são "esquecidos" nos cálculos e isso pode comprometer o resultado final. Para evitar essa situação analise com calma toda a atividade, pense em todos os processos envolvidos e tudo que se gasta ao longo do ano. Lembre-se de que algumas despesas ocorrem somente em determinadas épocas, não são mensais!

A escolha do método de cálculo: como classificar os custos é importante, pois disso vai depender as avaliações econômicas da atividade que podem ser feitas na sequência. Já tratamos esse tema anteriormente: Depreciação deve ser considerada como custo de produção? e Os custos de produção

O método de rateio de custos: quando a atividade da ovinocaprinocultura não é única na fazenda e temos bens ou serviços utilizados por mais de uma atividade devemos estabelecer critérios de rateios desse custo. Estabelecer um método, como dividir o custo total por horas e verificar quantas horas ocorrem de uso na atividade, por exemplo.

Dar continuidade: uma vez que o método foi estabelecido, basta continuar coletando os dados e processando, entretanto, muitas vezes nota-se um começo sem continuidade. Isso pode ocorrer por dificuldade em alguma das etapas ou então na própria análise, pois se essa não é bem feita não se vê muito propósito em números no papel, isso acaba não remetendo a auxílio no gerenciamento. Portanto, devemos ter capacidade de análise que pode ser feita com outros produtores e técnicos da área, trocar idéias sempre auxilia!

Considerações finais

O produtor que conhece seu custo de produção conhece com detalhes seu sistema produtivo e é capaz de gerenciar a atividade de modo mais eficaz usando adequadamente seus fatores de produção (capital, terra e trabalho). Com informação nas mãos é possível identificar os pontos fracos e buscar ferramentas tecnológicas capazes de minimizá-los. Dessa forma, fica mais fácil atingir os objetivos propostos, seja minimizar custo ou maximizar lucro.