7 perguntas e respostas sobre gestão

Em um cenário de custos crescentes e exigência por eficiência, a gestão deixou de ser opcional e se tornou indispensável na pecuária leiteira. Independentemente do volume produzido, dominar números, organizar processos e decidir com base em dados garante vantagem competitiva.

Para falar sobre isso de forma prática, conversamos com Fernanda Ragazzi, consultora especialista em gestão de fazendas, que reforça: a gestão é tão essencial para grandes produtores quanto um diferencial acessível e transformador para pequenas propriedades.

MilkPoint: Por que a gestão é um diferencial na pecuária leiteira hoje?

Fernanda: Porque sabemos que não é só tecnologia ou escala que garantem rentabilidade. A gestão precisa ser tratada como uma área essencial da fazenda, tão importante quanto a nutrição, a reprodução ou a ordenha. E mais do que isso: ela precisa ser compreendida e praticada pelo produtor e por toda a equipe envolvida.

Trabalhar com foco na gestão é ter conhecimento e controle sobre todas as operações que acontecem na propriedade: finanças, produção, uso de recursos, desempenho de pessoas, resultados. É isso que permite entender de forma clara o que está funcionando, o que precisa melhorar e como tomar decisões mais estratégicas. Uma fazenda que realmente faz gestão conhece sua realidade, entende seus números e consegue se planejar com mais segurança, mesmo diante das incertezas do mercado.

MilkPoint: O produtor precisa mesmo saber quanto custa produzir um litro de leite?

Fernanda: Sim, é uma métrica importante, é um dos principais pontos para garantir a sustentabilidade da atividade. Conhecer o custo de produção por litro de leite é fundamental para que o produtor compreenda o comportamento das margens econômicas ao longo do ano: se estão positivas, equilibradas ou negativas, e em que períodos isso acontece. Com esse conhecimento em mãos, é possível fazer um planejamento financeiro mais estratégico. Assim, o produtor consegue aproveitar melhor as oportunidades do mercado e se antecipar a períodos mais desafiadores, sempre com foco em aumentar a rentabilidade da fazenda.

MilkPoint: Quais são os principais custos que os produtores costumam subestimar ou esquecer?

Fernanda: Muitos produtores acreditam que conhecem todos os custos da atividade leiteira, mas acabam considerando apenas os que mais impactam diretamente no mês, como ração, medicamentos e salários. O problema é que existem diversos custos subestimados ou esquecidos que impactam diretamente a lucratividade. Alguns exemplos que costumam passar despercebidos:

• Depreciação de máquinas, equipamentos e instalações: tudo se desgasta com o tempo. Não incluir esse custo é ignorar que, em algum momento, será necessário reinvestir.

• Mão de obra familiar: quando o próprio produtor ou alguém da família trabalha na fazenda, esse tempo tem valor e deve ser calculado.

• Energia elétrica e combustível: muitas vezes entram como “despesas diversas” ou ficam diluídos nas contas gerais, mas são parte dos custos operacionais da produção.

• Custo de oportunidade da terra e do capital: é o retorno que o produtor poderia ter se investisse esse recurso em outra atividade. 

• Perdas no manejo: desperdício de ração, leite descartado, falhas reprodutivas, entre outros. Mesmo sem nota fiscal, tudo isso representa dinheiro perdido.

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• Manutenções corretivas: consertar algo só depois que quebra custa mais caro. A ausência de um plano de manutenção preventiva também é um custo — e dos grandes.

• Leite e ração destinados aos bezerros: esse custo, constitui um custo não caixa, que deve ser mensurado para avaliar a eficiência do próprio sistema operacional e as estratégias de aleitamento e desmame.

• Custo da recria: uma métrica importante para avaliação da reposição do sistema. Saber quanto custa para produzir uma novilha é fundamental para avaliar a eficiência dessa fase.

MilkPoint: Existe alguma dica para quem quer começar a organizar melhor a propriedade, mesmo com poucos recursos?

Fernanda: A organização da propriedade não depende de grandes investimentos. Na verdade, o que faz diferença no dia a dia é a forma como o produtor enxerga e conduz a rotina da fazenda. E isso pode (e deve) começar com atitudes simples e práticas.

A primeira dica é: registre tudo o que acontece. Mesmo sem um sistema de gestão, um caderno ou uma planilha já são suficientes para anotar produção, despesas, vendas, nascimento de animais, uso de insumos, entre outros pontos importantes. Escolha uma área e comece as anotações, mas lembre-se de revisitar as anotações e atualizá-las. 

Outro passo importante é definir rotinas claras. Saber “quem faz o quê” e quando faz evita confusões, retrabalho e perda de tempo. Isso vale tanto para quem tem funcionários quanto para propriedades familiares.

Também é essencial separar as contas da fazenda das contas pessoais. Mesmo que tudo funcione no mesmo caixa, essa divisão ajuda a enxergar se a atividade leiteira realmente está sendo sustentável.

Além disso, pequenos cuidados no dia a dia, como manter a higiene da ordenha, evitar desperdícios na alimentação e garantir água de qualidade para os animais, já fazem parte da boa gestão, e não custam mais por isso.

Por fim, conversar com a equipe, mesmo informalmente, ajuda a alinhar expectativas e melhorar resultados.

Organizar a fazenda é mais uma questão de disciplina e consistência do que de recursos financeiros. E quanto mais cedo esse movimento começa, mais claros ficam os caminhos para melhorar os resultados da atividade.

MilkPoint: E quando a mão de obra é só da família? Dá para aplicar gestão mesmo assim?

Fernanda: Sim, e digo que é fundamental.

Muitas propriedades familiares acreditam que, por não terem funcionários contratados, não precisam aplicar ferramentas de gestão. Mesmo quando toda a mão de obra vem da própria família, a fazenda continua sendo uma empresa rural. E como qualquer empresa, ela precisa de organização, planejamento e controle.

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Isso inclui definir responsabilidades, registrar entradas e saídas, acompanhar resultados e tomar decisões baseadas em dados. Tudo isso pode (e deve) ser feito com ferramentas simples, mas que sejam eficazes.  

Além de melhorar a eficiência, evita conflitos, valoriza o trabalho da família e facilita a sucessão entre gerações. Por isso, gestão não é só para fazenda grande ou com muitos funcionários. Gestão é para quem quer crescer com segurança, ter clareza sobre os resultados e tratar a atividade leiteira com profissionalismo, independente do tamanho, e dos recursos disponíveis.

MilkPoint: Qual seria seu “primeiro passo” para quem quer começar a fazer gestão agora?

Fernanda: De forma direta, o primeiro ponto é entender que gestão é realizada todo dia e em todas as atividades, por isso, o primeiro passo é começar a registrar tudo o que acontece na fazenda.

Pode parecer simples demais, mas essa é a base da gestão: ter informações reais, organizadas e acessíveis para entender a realidade da propriedade. 

• Crie uma rotina para coletar dados diários de: nascimento, notas de compras, vendas de animais, uso de medicamentos, horário de manejos e atividades executadas.
   
• Crie uma rotina para coletar dados semanais de: controle de caixa (com anotação das receitas e despesas), manejos reprodutivos e sanitários, alteração de manejos e atividades extras que acontecem.
   
• Crie uma rotina para coletar dados mensais de: produção de leite, qualidade do leite, fechamento mensal de receitas e despesas, relatório de nascimentos, óbitos, estoques, venda de animais, próximas atividades e qualquer movimentação que impacte o funcionamento da fazenda.

Com o tempo, esse hábito cria um histórico que permite enxergar padrões, identificar desperdícios, calcular custos e tomar decisões com mais segurança.

Além disso, esse primeiro passo traz outro benefício importante: mudança de mentalidade. O produtor que começa a registrar passa a prestar mais atenção nos detalhes da fazenda, questionar rotinas e buscar melhorias com mais consciência.

Gestão começa com uma atitude: decidir olhar para a fazenda como um negócio que precisa ser acompanhado de perto. 

Mas tudo começa com o simples ato de registrar.

Quer saber como melhorar a gestão da sua fazenda?

Fernanda Ragazzi, será palestrante no Interleite Brasil 2025, que acontece nos dias 20 e 21 de agosto, em Goiânia (GO). Na palestra "Princípios da gestão eficiente de fazendas leiteiras familiares", ela vai apresentar caminhos práticos e acessíveis para estruturar, organizar e tornar a gestão mais rentável. Se você busca resultados consistentes e quer sair da informalidade, o Interleite Brasil 2025 é o seu lugar.