Os 5 princípios do método MDA para se ter sucesso na pecuária de leite.

Há algumas semanas publicamos o artigo: A organização das tarefas e das pessoas na fazenda produtora de leite, que discutia conceitos de como distribuir responsabilidade e dar autoridade. Esses conceitos estão dentro dos cinco princípios de gestão do Método MDA, discutidos com mais detalhes nesse artigo.

O Método MDA de gestão de propriedades leiteiras foi criado para auxiliar produtores de leite a atingir o sucesso, baseado em anos de experiência na implantação e condução de projetos de produção de leite utilizando conceitos de gestão da Qualidade Total. Fundamentado nos cinco princípios básicos de gerenciamento a seguir, ele foi criado pela Clínica do Leite (ESALQ-USP) com o objetivo de profissionalizar e facilitar o gerenciamento de propriedades leiteiras, atrair e reter bons funcionários e trazer mais riqueza ao produtor.

1. Objetividade

O primeiro passo de qualquer viagem é decidir o destino e só depois a estrada. Sem saber aonde queremos chegar é impossível escolher a melhor estrada, a mais rápida, a mais curta ou a mais segura. O princípio da objetividade é a habilidade de só fazer aquilo que te deixa mais próximo de onde quer chegar. É, portanto, a definição clara e escrita da missão, visão, valores e metas do negócio.

Para que uma empresa alcance o sucesso, sua missão, visão e metas devem atender a necessidade de todos aqueles interessados no negócio: os clientes, os empregados, a sociedade e os acionistas. No caso da empresa produtora de leite este último muitas vezes é o próprio produtor e sua família.

Portanto, para definir o destino da viagem, é preciso entender o que cada um dos quatro interessados no negócio querem:

A objetividade também está ligada com a constância de propósito. A definição do destino e a implantação dessa visão no dia a dia da empresa é um processo lento e precisa de persistência. É papel do dono da fazenda garantir que esses princípios sejam praticados, reforçados e estimulados para que a mudança se torne parta da cultura da empresa e das pessoas. Para isso é necessário compreender o princípio da coordenação.

2. Coordenação

A única forma de garantir que todos os interessados do negócio terão suas necessidades atendidas é através do estabelecimento dos procedimentos operacionais, das rotinas e do monitoramento das atividades. É preciso integrar o sistema de produção com os recursos disponíveis e fazer com que todos entendam o papel e função de cada um. Ou seja, fazer tudo igual todos os dias!

E as melhorias? Fazer tudo igual todos os dias não implica a ausência de mudanças, muito pelo contrário. Para atingir o sucesso é preciso melhorar constantemente. Entretanto, as mudanças e melhorias devem ser baseadas em fatos e dados e só são justificáveis se um dos interessados não estiver ficando satisfeito.

Para isso é necessário identificar quais são os indicadores que permitem a tomada de decisão, ou seja, os indicadores devem possibilitar que o gerente:

Assim, se todos estiverem fazendo tudo igual todos os dias, esses indicadores muito provavelmente vão apresentar um constância nos resultados. A partir desse momento o papel do gestor passa a ser a identificação de resultados fora do esperado e corrigi-los.

É imprescindível que o gestor entenda que em todos os processos os resultados variam e é papel dele saber se um resultado está dentro da variação normal do processo ou se é um evento especial que aconteceu por causas externas. No segundo caso o gestor deve trabalhar para eliminar essa causa. Já no primeiro ele não deve fazer nada a não ser que ele conclua que os resultados dentro da variação normal não esteja atendendo os interessados. Ai sim é preciso fazer mudanças, mudar o sistema (materiais, equipamentos, genética...) ou os processos (a forma de fazer).

3. Autoridade e Responsabilidade

Fazer com que todos saibam seu papel, sua função e como fazê-lo é imprescindível para que os processos sejam executados da maneira correta. Entretanto, quando um indivíduo recebe a responsabilidade de executar uma tarefa, ele deve, também, receber a autoridade para cumpri-la.

Dar autoridade significa dar poder e autonomia para que o outro possa tomar decisões. Para fazer isso é necessário que o gestor entenda e faça com que todos entendam os limites da sua atuação. O gerente, por exemplo, tem responsabilidades diferentes do ordenhador. O primeiro deveria ser responsável pelo atingimento de resultados, já o segundo pelo comprimento dos procedimentos de ordenha. Com responsabilidades diferentes cada um também deve ter autoridades diferentes. O gerente deve ter a autoridade para otimizar os processos, resolver os problemas, acompanhar os resultados, entre outros. Sem isso ele não consegue cumprir sua responsabilidade. Já o ordenhador deve ter a autoridade para executar os procedimentos e identificar problemas, bem como reportá-los para seu superior.

Para mais informações veja o artigo: A organização das tarefas e das pessoas na fazenda produtora de leite.

O processo de transferir autoridade para que as pessoas assumam a responsabilidade pelos resultados é chamado delegação.

4. Delegação

“Se quiser fazer bem feito faça você mesmo”. Apesar de inspirador o dito popular é praticamente impossível de ser aplicado na realidade de uma propriedade produtora de leite. A única saída é delegar.

Ao fazer com que o as pessoas entendam suas atribuições, autoridades e consequentemente se responsabilizem pelos resultados que estão entregando, o gestor passa a ter o melhor controle da empresa que se pode conseguir sem precisar fazer tudo sozinho.

Delegar é a melhora maneira de se atingir os resultados esperados, e portanto atender as necessidades dos interessados. Mas para isso é necessário saber delegar. É preciso saber como transferir responsabilidade e autoridade para a pessoa certa, para aquela que tem condições técnicas e emocionais para realizar as tarefas a ela designadas. É também necessário que se crie ferramentas e uma cultura de comunicação clara e transparente para que os problemas possam aparecer e serem resolvidos. O primeiro passo para isso é entender o princípio da unidade de comando.

5. Unidade de comando

Para que cada pessoa envolvida no negócio aja com responsabilidade e autoridade, entregando os resultados esperados, e portanto, permitindo que o gestor coordene todos os processos e atinja os objetivos do negócio, é preciso transparência na comunicação.

A transparência vem de cima para baixo fazendo com que todos saibam que a empresa existe para atender as necessidades dos empregados assim como dos outros interessados, mas também de baixo para cima com as ocorrências, problemas e resultados de cada processo e setor.

Para que a informação suba na hierarquia da empresa é imprescindível que cada pessoa tenha uma única unidade de comando, ou seja, cada empregado deve responder para somente uma pessoa.

Como cada empregado tem suas responsabilidades e autoridades cada um deve entregar o melhor resultado possível das tarefas que cabem a ele. Entretanto, em alguns momentos pode haver conflito de recursos entre as tarefas. Como é papel de cada um defender as suas atividades, deve haver uma, e somente uma, figura que decide qual é o melhor uso daquele recurso. Se houver duas e cada uma também está defendendo os seus resultados não haverá acordo.

Um bom exemplo para ilustrar uma situação como essa é uma fazenda que tem como atividades o leite e a produção de grãos. O responsável pelo leite precisa que o tratorista realize uma atividade no ao mesmo tempo que e responsável pela agricultura precisa que o tratorista realize outra. Nenhum dos dois estão errados pois cada um deve defender os seus respectivos resultados. Mas como o tratorista não tem um único chefe e sim dois ele não sabe o que fazer. Nesses casos é papel do dono da fazenda, autoridade maior, garantir que o princípio da unidade de comando seja seguido e, portanto o tratorista deveria responder para o dono.


Em suma, para que uma propriedade tenha sucesso na produção de leite é necessário que fique claro para todos o que é certo e o que é errado, sendo que o certo é sempre voltado para o atendimento das necessidades dos interessados. Definido isso, é preciso criar uma nova cultura na empresa voltada para a entrega de resultados em que os problemas são os resultados não atingidos. Portanto medem-se resultados para mudar e melhorar os processos além de treinar as pessoas. Procura-se o que está errado e não quem está errado.