Planejamento estratégico em fazendas de leite

Marcelo Pereira de Carvalho

Há inúmeros ditados e clichês que têm o objetivo de caracterizar a importância do planejamento e da administração em qualquer atividade. Um dos mais utilizados é aquele que diz "se você não sabe para onde está indo, qualquer caminho poderá levá-lo", ou seja, você não será capaz de selecionar com precisão que técnicas, produtos e estratégias a utilizar em sua exploração.

De forma resumida, há 3 níveis de planejamento: operacional, tático e estratégico.

O planejamento operacional é aquele que envolve a organização das tarefas diárias que mantém a atividade funcionando. Faz parte deste planejamento, por exemplo, a organização das atividades realizadas na fazenda, como vacinações, aquisição de insumos, adubações e outros. É o planejamento de curto prazo, com efeito imediato e estruturado na forma de tarefas bem definidas. Sem ele, ou se ele for ineficiente, a fazenda simplesmente não irá rodar adequadamente.

O planejamento tático cobre um período de tempo mais longo e envolve uma atividade específica da propriedade. Por exemplo, passar de 2 ordenhas para 3 ordenhas, escolher as sementes para plantio no próximo ano agrícola, comprar um maquinário, contratar mais um funcionário, etc. O planejamento tático envolve um maior tempo gasto com geração de números e avaliação de alternativas, mas são ainda relativamente específicos e estruturados.

Já o planejamento estratégico é aquele que irá moldar o seu futuro, representando a sua visão de longo prazo no negócio. A base dele é a combinação das idéias que nortearão o futuro da propriedade nos próximos 5 ou 10 anos. Que tipo de sistema de produção você estará adotando daqui a 5 ou 10 anos ? Que escala de produção sua propriedade terá ? Qual o custo estimado e qual o lucro com base em estimativas de cenários de preços pagos ? Você irá verticalizar a propriedade industrializando o próprio leite ? Que raça será utilizada ? Você irá produzir alimento na fazenda ou comprará ? Irá criar as novilhas ou a criação será terceirizada ? Estes são alguns dos exemplos de planejamento estratégico: as respostas a perguntas como estas definirão a sua exploração, respostas estas que exigem estudo, discussão e tempo para implementação definitiva. Dada a importância e complexidade de algumas decisões, é recomendável ouvir diversas opiniões e trazer à discussão por exemplo técnicos que assessoram a propriedade ou que tenham o conhecimento necessário para melhor embasar uma decisão capital.

Enfim, é o planejamento através do qual se olha para o futuro e se define se determinada propriedade será competitiva (ou mesmo estará no mercado) ou não lá na frente.

Agora que definimos os tipos de planejamento existentes, pense na sua semana típica. Estime a quantidade de tempo dedicada a cada uma das categorias acima discutidas. Se você for o principal administrador da propriedade e conseguir responder de maneira direta às perguntas abaixo, pode-se considerar que você tem dedicado tempo adequado ao planejamento estratégico:

a) Quais são os pontos fortes e pontos fracos de sua propriedade e que oportunidades e ameaças envolvem a sua exploração ?
b) Que metas você estabeleceu para sua propriedade ?
c) Como você lidará com os pontos fracos e com as ameaças ?
d) Como você pretende utilizar os pontos fortes e as vantagens ?

Se você não conseguiu responder às questões acima, você precisa dedicar mais tempo ao planejamento estratégico da sua propriedade.

Caso você não seja o principal administrador da propriedade, é desejável que boa parte do seu tempo seja dedicada ao planejamento operacional e tático. Porém, quaisquer sugestões ou idéias que você tiver relativas ao futuro da propriedade devem ser expostas ao administrador principal da propriedade (normalmente o proprietário). Se você é dono e opera uma pequena propriedade, é preciso atuar nas 3 frentes: operacional, tática e estratégica.

É muito comum que as pessoas não tenham tempo para o planejamento estratégico por estarem totalmente tomadas pela rotina diária (por sinal, rica em variedades na pecuária de leite). A capacidade de delegar tarefas e gerenciar seu tempo com sabedoria geralmente indica se você tem tempo suficiente para se dedicar ao planejamento da atividade. Para medir as suas habilidades na delegação de tarefas e no gerenciamento do seu tempo, sugere-se o seguinte:

a) Mantenha um diário. Escreva, por 3 dias (não precisa ser consecutivamente), tudo que você fez durante o trabalho e depois examine como você gastou seu tempo. Conte o número de tarefas realizadas e que poderiam ter sido feitas por outra pessoa da propriedade. Também, identifique quaisquer tarefas que, com algum treinamento, poderiam ser feitas por outra pessoa. Se você gasta mais do que 10% do seu tempo realizando tarefas que um funcionário poderia fazer, você precisa delegar mais.

b) Faça o teste de administração a seguir; responda as perguntas e dê notas entre 1 e 5. A nota 1 indica que você "nunca" realiza determinada atividade, ao passo que a nota 5 indica que você "sempre" realiza determinada atividade:

1 - Eu delego tarefas a outras pessoas
2 - Eu defino prazos
3 - Eu respeito os prazos
4 - Eu monitoro o trabalho realizado por funcionários
5 - Eu gasto tempo analisando e planejando o futuro
6 - Eu planejo meu trabalho
7 - Eu gasto tempo resolvendo problemas
8 - Meus funcionários me trazem problemas já com soluções propostas
9 - Meus funcionários reclamam de problemas
10 - Meus funcionários perguntam sobre como realizar tarefas diárias

Nas perguntas de 1 a 8, se você atingiu pontuação de 4 ou mais, sua habilidade gerencial está adequada. Notas abaixo de 4 indicam que você precisa melhorar o item em questão. Nas perguntas 9 e 10, o desejável é uma nota de 2 ou menos. Notas acima disto indicam que é preciso melhorar.

O ponto-chave é que você precisa dedicar tempo para moldar o futuro da sua propriedade, antes que você seja moldado por ele. Lembre-se "se você não sabe para onde está indo, qualquer caminho poderá levá-lo".

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fonte: adaptado da Dairy Herd Manament, april 2000