Dica prática para a coleta de índices do rebanho

O levantamento dos índices de um rebanho é tarefa chave para o gerenciamento da atividade. Entretanto, apesar deste assunto ser intensamente discutido e divulgado, no dia-a-dia não é simples realizá-lo. Basta acompanhar de perto a rotina de um rebanho e observar como é limitante o manuseio das fichas, e a anotação da ocorrência no momento em que ela é identificada.

A forma de como executar a coleta de dados parece um mero detalhe, mas pode ser o "elo" que dificulta o levantamento dos índices do rebanho. Observo que, muitas vezes, as fichas para anotação de casos clínicos ficam danificadas pela umidade, esterco, etc. Ou então, são dobradas, esquecidas em algum local, recebem vários outros tipos de pequenas anotações, rasgam... e lá se vão importantes informações sobre os casos de mastite, ou diagnóstico reprodutivo! Imagino que todo profissional que presta assistência a um rebanho já se decepcionou com o estado das fichas e com a perda de informações importantes.

Uma simples característica me chamou a atenção em algumas fazendas leiteiras na Suécia: a organização para a coleta de dados. Dois fatores muito simples facilitam e estimulam a anotação dos índices. O primeiro é existência um local fixo para colocação das fixas de anotação. Em cada instalação (bezerros/ novilhas/ maternidade, etc.) existe um pequeno mourão (1,30 de altura) com uma prancheta fixada no topo (figura 1).

Esta pequena estrutura pode ser feita por qualquer pessoa que saiba fazer uma cerca ou trabalhar com madeira. A prancheta é usada para prender as fichas que recebem anotações e possibilitam o levantamento dos incides.

O segundo detalhe que auxilia a utilização das fichas é o uso da plastificação. É muito comum na Suécia o uso de máquinas de plastificação de papéis. É uma máquina barata de escritório, e muitas pessoas têm até em casa. A plastificação estimula o uso das fichas que permanecem bem conservadas, dificulta a penetração de umidade, esterco e dificulta também o extravio da ficha.

No Brasil, as máquinas de plastificação também não são caras (cerca de R$ 400,00), ou pode-se ainda usar o serviço de uma papelaria para plastificar as fichas. O importante é que com a organização de um local para fixação da ficha e a preocupação com a durabilidade da ficha, dá-se ênfase em uma tarefa, que por parecer muito simples, não recebe o cuidado necessário do funcionário.

Para escrever na ficha plastificada usa-se uma caneta semelhante à caneta de retro-projetor. Para apagar a ficha usa-se um papel com álcool. Pode-se usar a mesma ficha por meses.

Todavia, a adequação do material para a coleta de dados é o primeiro passo, e a qualidade do resultado irá depender da correta execução dos outros passos também!

Segundo passo: montar planilhas simples e que possam coletar as informações que realmente traduzam índices do rebanho. Terceiro passo: treinar os funcionários para a realização da coleta dos dados e conscientizá-los sobre a importância de sua participação. Quarto passo: implementar e monitorar como as fichas estão sendo utilizadas no dia-a-dia.

Quinto passo: treinar o pessoal do escritório para transformar os dados em índices. Sexto passo: analisar/interpretar os índices, e usá-los no gerenciamento para gerar melhorias e lucro. Sétimo passo: para motivar os funcionários que realizam as anotações, mostrar o resultado de seu trabalho e o que foi possível identificar com a coleta de dados!

Figura 1. Prancheta fixada a um mourão para facilitar o manejo das fichas de coleta de dados.