Como aumentar a eficiência dos seus funcionários?

Para garantir a sobrevivência das fazendas de leite no Brasil é preciso, cada vez mais, usar recursos de forma eficiente. Com a pressão dos custos dos insumos e do preço do leite torna-se cada dia mais necessário o uso de ferramentas que auxiliem o produtor no dia a dia e no controle do negócio. Uma ferramenta simples e prática para alcançar esse resultado é o 5S.

Originado no Japão após 2ª Guerra Mundial, o 5S foi desenvolvido com o objetivo de utilizar da melhor forma possível os recursos que aquele país ainda tinha disponível – que não eram muitos devido à destruição da guerra. O 5S propõe fazer isso através da disciplina, organização e conscientização dos funcionários.

Os 5S é baseado em 5 princípios:

1. SEIRI (Senso de utilização): Separar o que é útil do que é desnecessário para realizar as tarefas na fazenda. Tudo aquilo que for útil permanece, já, o que não for, deve ser eliminado, e, se algo estiver faltando, deve ser providenciado. Esse senso melhora a eficiência das atividades porque é muito mais fácil trabalhar com as ferramentas disponíveis.

2. SEITON (Senso de ordem): Uma vez selecionados, é preciso organizar os materiais de modo que sejam facilmente encontrados por todos. Materiais mais utilizados devem ser colocados em lugares próximos à área de trabalho, enquanto aqueles pouco utilizados devem ser guardados. Ou seja, ter disponível as ferramentas e materiais certos na hora certa permitindo que seja fácil encontrar o que se precisa. É importante ter tudo organizado e com a identificação correta! Aqui cabe a regra: “usou, guardou”.

3. SEISO (Senso de limpeza): Trabalhar em um lugar limpo e organizado é muito mais fácil, aumenta a eficiência e diminui erros. Cada funcionário deve ser responsável pela limpeza de seu ambiente. Lembrando que ambiente limpo não é aquele que mais se limpa, mas aquele que menos se suja.

4. SEIKETSU (Senso de monitoria): Não basta apenas arrumar a casa, deixar tudo limpo e organizado, é preciso, também, manter assim todos os dias. Por isso o quarto senso do 5S é a monitoria dos 3 primeiros, para garantir que equipamentos, ferramentas e insumos estejam disponíveis e organizados, para garantir o ritmo de trabalho.

5. SHITSUKE (Senso de melhoria contínua): O quinto e último senso talvez seja o mais difícil e demorado a ser feito, pois trata-se da transformação de hábitos e comportamentos. (para saber como mudar o comportamento das pessoas confira o artigo: Como mudar o comportamento para se ter sucesso na pecuária de leite!). Para tanto é preciso ficar sempre atento a não-conformidades para que não sejam repetidas, saber elogiar e criticar os funcionários quando pertinente e dar espaço para que os funcionários colaborem com melhorias a serem feitas.

Para facilitar a aplicação desses conceitos é preciso seguir alguns passos:

1. Comece formando uma equipe responsável pela implantação do 5S. Mostre a importância do programa para o negócio e como essa ferramenta pode facilitar o trabalho deles na propriedade.

2. Escolha um único lugar para implantar o programa. Comece devagar para as pessoas irem se acostumando com a rotina do 5S. É possível, por exemplo, começar pela sala de ordenha ou por um barracão.

3. Nesse lugar a equipe deve levantar os pontos que precisam ser melhorados e fazer uma lista com cada um deles. É recomendado registrar a situação do local com fotos!

4. Com essa lista em mãos, a equipe deve montar um plano de ação para a implantação do programa e organizar o “Dia da Bermuda”. Nesse dia a equipe e todos os funcionários que trabalham nesse local colocarão o plano de ação em prática, eliminando os materiais desnecessários, consertando coisas quebradas, pintando as paredes e limpando o local.

5. O quinto e último passo para implantar o programa é monitorar o local semanalmente garantindo que todos os itens que foram levantados pela equipe estão sendo mantidos da forma desejada. Entretanto, para garantir que todos estejam contribuindo com a organização do local é preciso deixar explícito os resultados da monitoria. Isso é feito dando nota para cada item e colocando um gráfico com o indicador do 5S na parede desse local.
 

Para facilitar essa monitora a Clínica do Leite preparou uma ferramenta de medição da organização do local e de explicitação dos resultados! Clique no link abaixo para fazer o download da ferramenta.

 

A Clínica do Leite possui todas as ferramentas gerenciais necessárias para se implantar gestão em fazendas produtoras de leite, essas compõem o Sistema MDA, um sistema de gestão prático. Para saber mais entre no site www.clinicadoleite.com.br

 

*Alguns conceitos foram adaptados pela Clínica do Leite para adequar à realidade das fazendas de leite.