Padronização dos procedimentos operacionais

Dentro de uma propriedade rural é comum que várias pessoas desenvolvam uma mesma atividade em dias distintos, e por vezes até num mesmo dia ou momento. Considerando o imenso universo do ser humano com suas infinitas particularidades, é de se esperar que as pessoas não realizem as atividades da mesma maneira.

Variações na forma como os serviços são executados podem provocar alterações nas respostas esperadas para cada atividade. No caso da pecuária leiteira, essas variações poderiam provocar variação na qualidade e produção diária de leite, provocar efeitos negativos no desenvolvimento dos animais jovens, queda na performance reprodutiva dos animais, e outros.

Um exemplo clássico da falta de padronização é a "síndrome da segunda-feira", ou seja, após supervisão acirrada do proprietário ou gerente no final de semana que culminou com uma maior produção de leite, vem a queda abrupta de produção na segunda-feira. A grande responsável pela oscilação na produção de leite é a variação imposta na rotina dos animais durante o final de semana e na segunda-feira, por vezes até mesmo pelo proprietário ou gerente, e em alguns casos pelo descuido ou negligência por parte dos funcionários.

Estudos mostram que rebanhos semelhantes submetidos a uma rotina padronizada de trabalho no momento da ordenha, em comparação a outros que não tem rotina pré-estabelecida (tradicional), apresentaram uma produção maior de leite da ordem de 10,7% ao longo de toda a lactação. Devemos somar a este resultado, a redução nos casos de mastite que permite que um maior volume diário de leite possa ser entregue ao laticínio (redução do descarte). Um outro ganho é com a organização, reduzindo as perdas de material (desperdício) e até mesmo de tempo, permitindo aos funcionários que organizem melhor o serviço e aproveitem os momentos de folga.

Em muitos outros pontos e setores a padronização pode ser adotada com benefícios igualmente grandes. No caso do manejo de bezerras pode-se reduzir em muito a mortalidade pela melhor higiene dos utensílios e cuidados com a alimentação. Os animais que recebem dieta melhor balanceada e misturada poderão apresentar melhor desenvolvimento e produtividade.

Dentro deste contexto, surge a idéia de padronizar determinados procedimentos operacionais, buscando reduzir ao máximo as variações de conduta e, por conseguinte, de resultados, e obter uma condição de manejo o mais uniforme possível independente de qual funcionário realize o serviço.

O objetivo não deve ser de apenas fiscalizar funcionários e seu desempenho, mas estabelecer uma rotina de trabalho onde ganhem todos: os trabalhadores pela maior eficiência e facilidade operacional; os animais pela maior melhoria das condições de bem-estar e cuidados com sua saúde; a gerência pelo maior controle sobre o processo produtivo; os consultores por conseguirem que suas recomendações sejam implementadas com sucesso; e por fim o proprietário, pela diminuição do desperdício e pelo aumento da produtividade, que culminam no aumento da rentabilidade do empreendimento.

Antes de pensar no estabelecimento da Padronização dos Procedimentos Operacionais (PPO) é preciso compreender seu intuito e funcionamento. Procedimentos operacionais são a seqüência de passos efetuados pelos funcionários para conclusão de um determinado serviço. A padronização desses procedimentos implica na descrição detalhada de cada etapa necessária ao bom cumprimento do serviço. Um ponto onde a padronização pode ser adotada com grande sucesso é no manejo da ordenha, descrevendo os procedimentos que deverão ser tomados desde a chegada do animal no curral de espera, passando por sua higiene, por todo processo de ordenha e pelos cuidados logo após esta.

É imprescindível estabelecer um sistema de controle sobre o processo para identificar, quantificar e dirimir eventuais variações em performance na realização das tarefas. Previamente ao controle é preciso que a PPO esteja bem compreendida, e que os funcionários tenham sido capacitados a executá-la da mesma forma.

A monitoração dos procedimentos requer a adoção de escalas de valores pré-determinadas, para que se possa medir com exatidão os resultados obtidos. Verifique sempre se a PPO vem sendo adotada corretamente, e se ela é coerente com a obtenção dos resultados esperados.

É preciso também informar constantemente aos envolvidos (funcionários, gerência e consultores) os resultados da PPO. Somente assim eles poderão controlar e melhorar sua performance. É fundamental que essas informações venham num formato compreensível, de preferência através de comentários sobre os resultados de performance desferidos pelos supervisores de cada atividade e, sempre que possível, associados a sistemas de monitoração que forneçam informações numéricas e/ou gráficas dos resultados dos trabalhos. Devem ser consideradas variações todos os desvios de uma média (exemplo: produção diária de leite) ou de padrões pré-determinados (exemplo: escore corporal, peso em determinada idade).

A base para adoção da PPO é o consentimento de todos os envolvidos - funcionários, gerência, consultores e proprietários - caso contrário será impossível alcançar êxito. De forma alguma a gerência deve impor a adoção da PPO; caso o faça, pode levar a ressentimentos, rejeição total da idéia e de uma futura nova tentativa, e até mesmo pequenos atos de sabotagem para derrubar a idéia. Nunca é fácil incutir uma mentalidade participativa e de grupo numa cultura onde as performances individuais são super valorizadas. Havendo consenso, e adotando PPO bem elaborada, os resultados são excelentes procedimentos para qualquer um que esteja comprometido.

Aceita a idéia, os supervisores específicos do processo a ser padronizado podem coordenar o desenvolvimento das PPO, buscando auxílio de consultores externos com experiência técnica no processo como Agrônomos, Zootecnistas e Veterinários. A combinação desses indivíduos é extremamente proveitosa pelo fato de complementarem suas forças e fraquezas. A coordenação da PPO deve atentar para os cinco obstáculos mais comuns da administração participativa:

1^º) Resistência às mudanças Existe uma aversão prévia, principalmente por parte dos funcionários, a qualquer mudança no seu ambiente de trabalho. É preciso que a liderança tenha certeza de que todos compreenderam o que está acontecendo e as razões dos diversos procedimentos.

2^º) Desconfiança dos motivos da administração Funcionários normalmente apenas realizam os trabalhos determinados pela gerência, sem maior preocupação com o resultado econômico que deles resulta ou com a melhoria no formato dos mesmos. Deixe-os compreender como a PPO vai funcionar e como poderá ajudá-los a melhorar.

3^º) Necessidade de clareza das expectativas Funcionários não estão muito certos de como contribuir ou o que é apropriado. Tranqüilize-os de que eles não precisam causar ou estar no problema para trazer suas idéias.

4^º) Necessidade de habilidade participativa Gerentes, funcionários e consultores devem pensar nisso o tempo todo. Crie a oportunidade para uma condição o menos ameaçadora possível. É fundamental que todos percebam que podem dar suas opiniões sem qualquer represália ou ridicularização, toda idéia, por pior que pareça, poderá contribuir em algum instante no desenvolvimento da PPO.

5^º) Necessidade de compromisso da alta gerência Sem o compromisso da alta gerência e dos proprietários para suportar a participação dos subordinados não há como obter sucesso com a PPO.

A equipe designada para montar a PPO precisa fazer planos e tomar decisões antes de levá-la ao conhecimento do grupo todo. Responder as perguntas que seguem, ainda nesse estágio de planejamento irá auxiliar em muito no desenvolvimento e implementação da PPO. Lembrem que este é um trabalho de grupo, e cabe à equipe coordenadora chamar todos a participar.

O que a PPO pode oferecer?

A definição clara dos procedimentos e dos "produtos" que irão melhorar com a implementação da PPO é fundamental. Todos devem compreender a importância do processo e como ele irá contribuir com o sucesso individual e do empreendimento.

Como serão monitorados os resultados e avaliada a adequação da PPO as metas estabelecidas?

Lembre que será preciso verificar constantemente se a PPO estão em sintonia às metas estabelecidas, ou seja, se ela conduze às metas. Será preciso estabelecer alguma forma de monitoração, e é preciso ter noção clara de como isso será feito.

Como será monitorado o desempenho e como será verificado se os funcionários seguem a PPO?

Definidos os padrões de comportamento e ação, é necessário averiguar as variações nas respostas, e se elas são introduzidas por pessoas. Caso sejam, é preciso mensurar o dano, identificar as falhas de conduta e assegurar novamente que a PPO foi compreendida.

Como será dado o retorno aos funcionários?

Apresentar os resultados numéricos apenas se estes forem compreensíveis por parte dos funcionários, caso contrário torne-os assim ou busque outra abordagem. Defina se os problemas serão discutidos de forma global com todos presentes, ou se serão abordados de forma específica em particular com cada envolvido. Determine quem serão os encarregados dessa tarefa.

O que será feito para que todos estejam engajados no PPO?

Verifique se estão todos de acordo com o novo sistema de trabalho. Faça encontros periódicos com todos os envolvidos para discutir a adequação do sistema. Tenha bem claro em mente que este é um trabalho coletivo, que requer a participação e dedicação de todos. Não sendo possível sensibilizar a todos para que participem ativamente, será impraticável a adoção da PPO.

A busca por uma maior uniformidade de produção, melhor qualidade dos produtos, e redução no desperdício, são a base de qualquer programa de qualidade total. Dentro deste contexto a PPO encaixa-se perfeitamente, sendo ferramenta extremamente útil para chegar a esses objetivos.

Fonte: Extraído de texto do Dr. Richard Stup, publicado no site: www.milkproduction.com