Paulo José Araripe Costa

Constantemente surgem novidades em administração que podem ser adotadas na pecuária leiteira. Uma delas é o "housekeeping", um conceito administrativo de origem japonesa que, como o próprio nome diz, preconiza a "arrumação da casa", buscando assim uma maior eficiência global na execução das tarefas diárias e uma melhoria do ambiente de trabalho.

É mais uma metodologia de ajuste no sistema de administração da propriedade, objetivando enquadrá-la nos moldes previstos para obtenção da chamada Qualidade Total, e dos famosos títulos ISO (International Organization for Standartization) e NB (Normas Brasileiras). Mesmo que estes títulos não sejam o objetivo do produtor, a adoção dessa metodologia é positiva, visto que pode melhorar em muito as condições de trabalho e a rentabilidade da atividade.

Apesar do nome, a filosofia por trás dele é simples, sendo na verdade muito mais trabalhosa do que complicada a sua implantação. Para tanto, ela se apóia na adoção de uma outra metodologia, também japonesa, conhecida como "5S" (cinco esses), que orienta o caminho para o aumento da eficiência nos trabalhos rotineiros e daqueles que carecem de protocolo definido para sua execução. Os passos necessários à sua introdução estão descritos a seguir.

1ª Etapa - "Seiri" ou Organização & Descarte

Para colocar em prática o "Seiri" é preciso promover uma avaliação e quantificação detalhada de tudo que existe no ambiente de trabalho: máquinas, equipamentos, ferramentas, instalações, estoques, planilhas e fichas, animais, funcionários, etc. definindo o que é realmente necessário para a realização das tarefas. Feito isso determine: (1) o que deve ser descartado; (2) o que deve ser guardado e onde isso deve ser feito; (3) se algo não é útil para atividade, verifique sua serventia em outro local e o remaneje; (4) verifique se aquilo que é útil está funcionando perfeitamente e, em caso negativo, se pode ser consertado; (5) dentre aquilo que não é útil, separe o que pode ser vendido, trocado ou doado e o faça.

Somente dessa maneira é possível "limpar" o ambiente, permitindo assim que esforços sejam concentrados naquilo que realmente é importante, aumentando a produtividade geral não apenas da mão-de-obra e das máquinas envolvidas, mas até mesmo do próprio plantel. Um exemplo clássico é o descarte de animais improdutivos, liberando espaço e cuidados para aqueles que realmente contribuem economicamente.

Especificando aquilo que realmente é preciso, evita-se a compra de materiais em duplicidade ou perdas de materiais e produtos, reduz-se o espaço necessário para estocagem diminuindo as despesas com o armazenamento e depreciação, além de melhorar o arranjo físico e a movimentação interna para execução das tarefas. Quantas vezes não verificamos um funcionário indo duas a três vezes por dia até a cidade para comprar coisas para propriedade, quando com um pouco de organização tudo poderia ser resolvido com uma única viagem, reduzindo custo e otimizando a mão-de-obra e o veículo empregado nesta tarefa. E aqueles casos onde a aquisição de medicamentos em excesso leva a perdas pelo vencimento da data de validade, ou onde são efetuadas compras freqüentes e em pequenas quantidades, deixando de ganhar pelas melhores condições da aquisição em escala maior. Lembrem-se, sabendo o quanto e o que é preciso, não há desperdício nem falta.

2ª Etapa - "Seiton" ou Arrumação

Para adoção do "Seiton" visualize a situação atual de como e onde as coisas estão colocadas, e tente compreender a razão disso. Analise o tempo gasto para apanhá-las e devolvê-las ao local de origem, e por fim defina um único e melhor lugar para guardá-las. Guarde cada coisa em local e de forma que qualquer pessoa possa encontrá-la facilmente e recolocá-la no devido lugar após o uso.

É comum verificar as pessoas dando nomes distintos para uma mesma coisa, também é fácil imaginar as confusões que advém disso, portanto é preciso padronizar a forma com que cada coisa é denominada, dando-lhe nomes que todos compreendam e usem.

Verificar na prática as vantagens dessa "arrumação" é simples, tente lembrar quantas vezes você não perdeu mais tempo procurando algo para realização de uma tarefa do que com o trabalho em si. Já pensou se cada vez que fosse necessária a regulagem de uma máquina você precisasse promover uma busca por todo lado para encontrar as ferramentas necessárias, aquelas que você já comprou inúmeras vezes e que teimam em desaparecer?

Com a "arrumação" ganhamos pela possibilidade de realizar aquilo que se propôs no prazo determinado e de forma mais fácil, evitando riscos de acidentes pelo uso de material inadequado e gastos desnecessários com a compra constante daquilo que já se tem.

3ª Etapa - "Seiso" ou Limpeza

Aqui vale a regra universal de que lugar de lixo é no lixo e não espalhado. Portanto é preciso que TODOS se conscientizem da importância da limpeza no ambiente de trabalho, de forma que cada um passe a ser responsável por ela. O primeiro passo é realizar uma faxina geral na propriedade, do curral ao escritório, passando pelos jardins, barracões, áreas externas, silos etc., e não esquecendo as pessoas envolvidas. Em se tratando de limpeza não existe exceção; recolha toda sujeira e tudo aquilo que não tem serventia e coloque no devido lugar. Outro ponto, se você ainda não o faz, é manter utensílios, ferramentas, máquinas e equipamentos sempre limpos e em condições de uso imediato, antes de guardá-los nos seus respectivos lugares. Não seja pego de surpresa numa emergência com um trator que não foi abastecido, com um equipamento sujo ou até mesmo quebrado.

A limpeza proporciona uma imagem positiva da empresa (interna e externamente), melhorando as condições de atendimento e o aspecto geral da propriedade, facilitando assim incrementos na qualidade e na venda de produtos. Note que o objetivo principal não é impressionar visitantes e sim proporcionar um ambiente de trabalho agradável e higiênico, condição indispensável para quem almeja Qualidade Total no que está fazendo, afinal de contas é natural que as pessoas gostem, prefiram e busquem o melhor ambiente de trabalho possível. O resultado final é a elevação da produtividade das pessoas pelo aumento do interesse e motivação e reduzem-se as perdas de material e de produto por falta de cuidados.

4ª Etapa - "SEIKETSU" ou PADRONIZAÇÃO

Ao padronizar a conduta da equipe, tem-se maior segurança de que aquilo que foi estabelecido será realizado de maneira coerente, facilitando o compromisso e comprometimento do pessoal, o que acaba por elevar o nível de satisfação e motivação.

Uma das maneiras de colocar o "Seiketsu" em prática é a adoção da comunicação visual e de protocolos de serviço. Nesse caso os avisos devem ter algumas características essenciais: (1) objetividade e clareza, permitindo rápido entendimento; (2) disposição adequada, em locais pertinentes e de fácil visualização; (3) indicar o local de colocação e guarda das coisas; (4) servir entre outros, para advertências, lembretes e indicações de posição correta; (5) contribuir para a criação e manutenção de um local de trabalho motivador, arrumado e atualizado, continuamente.

Verifique, por exemplo, as vantagens de colocá-los em sua sala de ração, identificando os equipamentos de segurança e aqueles que oferecem algum risco de acidentes, indicando as fórmulas das misturas das dietas e os lotes de animais que devem recebê-las. Adotando esses "avisos" aumenta-se a segurança e praticidade dos serviços necessários, evitando danos a saúde de quem os está realizando e o desperdício de insumos.

5ª Etapa - "Shitsuke" ou Disciplina

Nesta última etapa temos a árdua tarefa de nos auto-disciplinar e disciplinar a equipe toda a realizar as etapas anteriores de forma espontânea, tornando-as um hábito. Para isso devemos seguir as regras dos 5C e dos 5D, que postulam a necessidade de:

* Conhecimento
* Confiança
* Comunicação
* Criatividade
* Comprometimento
* Desafio - visualização
* Determinação - querer e definir
* Decisão - fazer, desempenhar e divulgar
* Desenrolar - deslanchar e dirigir
* Distinguir-se pelo mérito de realizar

Vale lembrar que já existem empresas especializadas em implantar programas de Qualidade Total no meio agropecuário, inclusive em propriedades leiteiras. Elas realizam a avaliação completa da rotina da propriedade, identificando os pontos de desperdício e desorganização, apontam as soluções pertinentes e orientam as inovações que levam a uma melhor postura administrativa.

Não esqueça que o sucesso do programa depende das ações diárias e atitudes coerentes de todos, principalmente do bom exemplo da liderança. Não existe uma pessoa com a responsabilidade de fazer a Qualidade Total na empresa, ela é tarefa diária de todos os integrantes da equipe de trabalho. Boa Sorte!

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¹Colaborou

Alexandre de Campos Gonçalves - Mestrando Depto. Produção Animal ESALQ/USP.