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Momento de avaliar os processos de produção de leite

Início de ano é uma época propícia para avaliação e reflexão sobre os resultados com a atividade, fundamentados em fatos e dados. Fatores como preço do leite, custos de produção, inflação, cotação do dólar, entre outros, exigem do produtor uma análise e readequação de processos internos em seus sistemas de produção. No artigo anterior, apresentei como elaborar objetivos, definir metas e planejar ações para o alcance dos mesmos. Neste artigo, será apresentada uma ferramenta útil para auxiliar na definição de objetivos e metas focados em resultados, o Ciclo PDCA.

O Ciclo PDCA atualmente é uma ferramenta administrativa adotada como referência nas avaliações de sistemas de gestão, a exemplo do que ocorre com o Modelo de Excelência em Gestão®, disseminado no Brasil, pela Fundação Nacional da Qualidade (FNQ) e pelo Movimento Brasil Competitivo (MBC). Pode-se dizer que o Ciclo PDCA é uma forma de exercer as funções administrativas (tema do artigo de setembro/15), dando a elas uma visão cíclica, conforme mostra a Figura, além de ser considerado uma ferramenta de gestão de processos. Chama-se de ciclo porque passamos por todas as etapas, a todo o momento, tornando-o dinâmico. A seguir, uma síntese das suas etapas.

Figura 1 - O Ciclo PDCA.



Etapa I do PDCA: P (Plan = PLANEJAR)
– toda ação começa com o planejamento. As etapas básicas do planejamento são a definição do objetivo, das metas e dos meios para se atingir o objetivo. Detalhes de como definir e elaborar objetivos e metas estão descritos no artigo de novembro/15. Como o desafio é colocar em prática os conceitos, para facilitar serão apresentados os "passos" para esta prática:

1° Passo – Conhecimento da Situação Atual

Por "Conhecer a situação atual", entenda-se números, observação, ouvir pessoas envolvidas diretamente com o processo, ou seja, aqui um sistema de indicadores de desempenho faz toda a diferença, pois ele apontará os problemas da propriedade, que podem ser qualidade do leite (alta CCS e/ou CBT), mortalidade de bezerras, desempenho dos funcionários, baixa taxa de concepção, custo elevado para produção de leite, falta de controles, etc. Para fins didáticos, optei por escolher um problema comum a muitas propriedades: Falta de Controles. Identificado o problema, agora é reunir o máximo de informações sobre ele.

2° Passo – Identificação e Avaliação das Causas Prováveis

Conhecendo a causa, fica bem mais fácil encontrar a solução do problema. Para tanto, torna-se necessário encontrar quais são estas causas prováveis, responsáveis pela origem do problema.

Para avaliar as causas prováveis, faça um teste de consistência, coletando dados e investigando as causas não mensuráveis, em busca dos fatos. Tomando como base os dados encontrados, a análise deles subsidiará a priorização da(s) causa(s) a ser bloqueada(s), evitando que sejam direcionados esforços para atacar as de pequena influência sobre o problema.

3° Passo – Geração e Avaliação de Alternativas de Solução

O objetivo desta etapa é fazer um levantamento das muitas alternativas de solução que possam bloquear, eliminar ou atenuar a causa do problema. Na avaliação de alternativas de solução, devem-se definir as soluções mais viáveis sob o ponto de vista técnico, econômico, levando em conta ainda a aplicabilidade de acordo com a realidade da empresa, dos funcionários/empresário, e que estejam em sintonia com os objetivos empresariais.

4° Passo – Planejamento das Ações

Agora é preciso elaborar um plano de ação, estabelecendo um cronograma das atividades e dimensionando quanto será necessário para que a ação seja efetivada.

Como ferramenta para este passo, sugere-se o uso do 4Q1POC ou 5W2H. O planejamento da solução deve ser elaborado em resposta às seguintes questões: O que fazer? Quem será o responsável pela ação? Quando deve ser feito (Prazo)? Quanto (custo, quantidade)? Por que executar esta ação? Onde deve ser feito? Como deve ser feito? Detalhes deste modelo de plano de ações foi apresentado no artigo anterior.

Etapa II do PDCA: D (Do = DESENVOLVER, FAZER, EXECUTAR)
– O desenvolvimento da ação segue o estabelecido no planejamento. Inicialmente, as pessoas que irão executar precisam ser educadas e treinadas quanto ao objetivo, meta e método a ser desenvolvidos. A partir daí, a ação deverá ser executada conforme o método (padrão ou plano) estabelecido, coletando dados durante esse processo, de forma que possa fazer uma avaliação na próxima etapa.

5° Passo - Implementação da Ação

Agora é preciso efetuar a implementação conforme o plano de ação, procurando registrar as datas reais de implementação da ação, a receptividade por parte dos envolvidos e, alteração no planejamento e eventuais ações corretivas adotadas.

Este momento é crucial para a gestão, pois o aspecto "liderança" que chama a atenção ao definir gestão possui um peso enorme. Agora é o momento de influenciar as pessoas para que as ações realmente saiam do papel e sejam executadas. Elaborar um bom plano e esperar que as coisas aconteçam por si só, é uma das principais causas de fracasso de planos que se observa em empresas urbanas e rurais.

Etapa III do PDCA: C (Check = "CHECAR", VERIFICAR) – é a fase de verificação dos resultados da ação executada, em que os resultados coletados são comparados com os objetivos e metas estabelecidas. Se os resultados obtidos atingiram o que foi estabelecido, as ações podem continuar sendo executadas de acordo com o padrão, mantendo os resultados, ou pode ser estabelecido um novo objetivo para melhorar os resultados. Se forem encontrados desvios (problemas), estes serão registrados para serem analisados na próxima etapa.

Nesta etapa é a oportunidade de descobrir maneiras de controlar o que ocorre na propriedade. Se os planos não são cumpridos adequadamente, a administração precisa dar passos para corrigir o problema. Controle é qualquer processo que orienta as atividades na direção da realização das metas da propriedade. O controle destina-se medir os resultados de uma ação para se ter a certeza de que estão de acordo com o que foi planejado. Caso contrário adota-se medidas corretivas. A finalidade do controle se baseia em quatro pontos: indicadores de desempenho (indicadores), coleta e registro de dados, comparação (checagem) e adoção de medidas de manutenção, melhorias ou corretivas.

6° Passo - Verificação

Nesta etapa, a medição é um instrumento de acompanhamento. Deverão ser reunidos os dados que indicaram o problema no início do PDCA, comparando-os com os dados após as melhorias. Analise os dados coletados. Eles indicarão se as ações de melhoria implementadas foram eficazes. A construção de gráficos ou tabelas com os dados coletados facilitará a análise dos resultados. É importante que seja observado se outras causas provocam o mesmo problema no processo. Caso existam, devem ser anotadas na lista de verificação. Ocorrências de causas não mensuráveis devem ser investigadas e registradas.

Etapa IV do PDCA: A (Action = AGIR) – fase na qual são tratados os reais ou potenciais problemas identificados anteriormente ou as oportunidades de melhoria constatadas. Nessa fase temos duas possibilidades: alcançar ou não o resultado esperado:

1. Se o resultado esperado foi alcançado deve-se incorporar a nova sistemática de trabalho no dia-a-dia do processo. Esta nova maneira de realizar o trabalho poderá se tornar um padrão, uma referência para que todos os envolvidos façam de forma semelhante.

2. Se não for bem-sucedido tais procedimentos, tem que agir de forma apropriada, e para tanto, deve-se:
- Verificar se o padrão foi ou não obedecido;
- Remover a causa de insucesso para que o processo atinja o resultado esperado.

Se o plano, ou o padrão não foi obedecido, é simplesmente uma questão de treinamento, de reeducação. Neste caso, deve-se voltar à etapa de execução e treinar até se certificar que tudo ficou bem compreendido. Se o plano/padrão foi obedecido e o problema já foi identificado, a primeira etapa é a de remoção do efeito (sintoma) do problema para que o processo volte a funcionar.

7° Passo - Padronização

Padronizar os processos é a base para o gerenciamento destes. Portanto, é necessário preparar bons padrões e torná-los simples e de fácil entendimento. O método padronizado não é fixo. Ele pode e deve ser melhorado visando obter melhores resultados.

Não se consegue padronizar apenas documentando os padrões de comportamento. É preciso integrar o grupo aos novos hábitos. Os resultados alcançados com os novos hábitos possibilitam uma forma mais tranquila de realizar os procedimentos. Educar e treinar as pessoas são requisitos fundamentais para a implantação desses novos padrões. No próximo artigo, será apresentado um exemplo de aplicação do PDCA em uma propriedade leiteira. Até lá.

Referências Bibliográficas

BATEMAN, Thomas S.; SNELL, Scott A. Administração – Construindo Vantagem Competitiva. São Paulo. Ed. Atlas SA. 1998.

CUNHA, L. F.P. da. O método PDCA como ferramenta de melhoria contínua dos processos e suporte para a elaboração do planejamento estratégico das empresas. Revista UNIABEU: V.6, n. 14, 2013. ISSN 2179-5037

FRANK, Gary G. Planning for a Business in Production Agriculture. Dairy Updates/Business Management,N°. 202. The Babcock Institute/University of Wisconsin:Madison, 2001.

LACERDA, Flávia A. B; SOPRANA, John C... et al. Gestão da Qualidade: Os Processos – Padronização e Melhoria Contínua. Manual do Participante. Brasília: Sebrae, 2005.

MARSHALL JUNIOR, I; CIERCO, A.A.; ROCHA, A.V. e MOTA, E.B.. Gestão da Qualidade. 2ª. ed. Ver. E atual. – Rio de Janeiro: Editora FGV, 2003.

RICARDO FERREIRA GODINHO

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CARLOS SOUZA NASCIMENTO

IBICUÍ - BAHIA - PRODUÇÃO DE OVINOS

EM 29/06/2018

Realmente todas essas ferramentas tecnologicas que existe no mercado é um grande aliado do produtor seja ele rural ou urbano, mais é necessario ser um grande engenheiro e empreendedor para transformar essas teorias em praticas evolutivas com bons resultados em produtividade e lucros satisfatorios.
LUAN WILLIAN GERONIMO RAMOS

DELFIM MOREIRA - MINAS GERAIS - CONSULTORIA/EXTENSÃO RURAL

EM 16/11/2017

Ola alguem sabe o custo fixo da produção de leite?
RITA DE CÁSSIA RIBEIRO CARVALHO

LAVRAS - MINAS GERAIS - PESQUISA/ENSINO

EM 29/01/2016

Muito interessante! Simples para leitura.  O difícil são as pessoas aplicarem. Vivenciar na prática. Falta entender o que se visualiza em números, gráficos. O produtor, profissional, técnico, na maioria, ainda estão despreparados para entender o processo. A ferramenta existe, e nós aplicamos adequadamente? Onde está a falha? Tantos experientes no contexto, e por outro lado falta tanta orientação! Que extensão estamos fazendo? Momento de reflexão para todos os profissionais que pretendem seguir na área. Ser mais produtivo, buscar respostas para tantos resultados, e acima de tudo encontrar alternativas para corrigir falhas. Essa é a missão para profissionais que atuam principalmente na área de gestão/extensão. Parabéns Ricardo.
ABRAHÃO GOMES DE HOLANDA

CAMPO GRANDE - MATO GROSSO DO SUL

EM 27/01/2016

Muito bom ,mesmo, parabéns. Os produtores coloca tudo na sua cabeça até  de forma

organizada ,mas não colocam no papel e se colocam esquecem de consultar pois não tem o hábito de faze-lo.Muito deles não frequentaram escolas e não sabem interpretar os dados,as tabelas, os gráficos as vezes cochilam na cadeira.O extensionista tem que ser

um ator,ou humorista ,falar a linguagem deles , para desinibi-los Estou tranquilo em opinar

pois sou extensionista desde de 1967 quando técnico agrícola e veterinário filho de agropecuarista líder rural e me ensinou a convencer as pessoas e nunca tive dificuldade

Quem assistir uma palestra de Artur Chinelato não cochila na cadeira ,Moacir Coser e

muitos outros.É preciso ter muito carisma para transformar um gráfico em desenho animado .Os extensionistas devem se reciclar constantemente em  androgogia

Muito bom essa metodologia aplicado, cabe-nos utilizar essa ferramenta para conquistar.
RICARDO FERREIRA GODINHO

SÃO JOÃO BATISTA DO GLÓRIA - MINAS GERAIS - PRODUÇÃO DE LEITE

EM 26/01/2016

José Geral, Anderson, João e Gregory, obrigado pelos elogios.

João Vaz, concordo com você, mas se me permite, queria complementar sua observação com uma opinião pessoal. Vejo no meu dia a dia, e pesquisas comprovam esta minha percepção,  que um grande desafio para muitos extensionistas é a preparação para tal adoção da ferramenta. Muito se fala em gestão, em domínio do tema, mas o domínio conceitual e aquele equilíbrio entre a teoria e prática percebo que continua sendo desafiador.

Gregory, a administração em sua própria definição aborda este lado ferramental e o intuitivo. Sobreviver, crescer em um ambiente com tantas adversidades e com tantas variáveis, não é para qualquer um, o produtor e sua equipe tem que ser muito bom para alcançar estes resultados. Não vejo o produtor como incompetente por não fazer um curso de gestão, muito pelo contrário, pois isso não garante o sucesso nem no meio urbano, nem no meio rural. Se você for analisar os casos de produtores que estão conseguindo sobreviver ou crescer, mesmo que de uma forma empírica, utilizam muitos elementos e conceitos das ferramentas que você apontou (5S, PDCA, POP, etc).  Pra mim, incompetente é aquele produtor, empresário ou técnico, que espera por resultados diferentes fazendo a mesma coisa, da mesma forma sempre.  

Adriano, achei ótimo sua abordagem sobre a mágica. Se permite, passarei a utilizar também.
ADRIANO MARCELO RIGON

CHAPECÓ - SANTA CATARINA - PRODUÇÃO DE LEITE

EM 25/01/2016

Nós produtores conhecemos bem a teoria e a prática. Mas o momento está nos forçando a conhecer outro tema: a mágica. Abraços
GREGORY ÂNGELO LADEIA FORTUNATO

ESPÍRITO SANTO - PRODUÇÃO DE LEITE

EM 25/01/2016

Olá ! Bacana o texto . Nos produtores fazemos um planejamento diante de todas as adversidades , levando em consideração um número gigantesco de variáveis , para poder produzir mais com custos menores , enxugando o máximo possível , e ainda assim no final da conta se frustra com o resultado; pois os insumos assumiram valores extratosfericos e o protuto teve queda nos preços. Será mesmo incompetência do produtor que não  fez um curso de gestão e não teve oportunidade de implantar os :" 5S, o P DCA ,o POP etc..." ?
JOÃO VAZ

PELOTAS - RIO GRANDE DO SUL - CONSULTORIA/EXTENSÃO RURAL

EM 25/01/2016

O dia em que os extensionistas e consultores aplicarem esta metodologia/ferramenta nas propriedades rurais, daremos um salto produtivo e econômico definitivo no Brasil! Simples e  eficaz.
ANDERSON BARBOSA

SÃO PAULO - CONSULTORIA/EXTENSÃO RURAL

EM 23/01/2016

Ótimo redação, com bases sólidas entre mercado e planejamento.
JOSÉ GERALDO DE ANDRADE

LAVRAS - MINAS GERAIS - CONSULTORIA/EXTENSÃO RURAL

EM 22/01/2016

parabéns, artigo simples, boa redação. é de fácil entendimento!