A tarefa da administração é interpretar os objetivos propostos pela organização e transformá-los em ações organizacionais por meio do planejamento, organização, direção e controle em todas as áreas e níveis da organização, a fim de alcançar tais objetivos de maneira eficaz.

Esta sequência de Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar, também chamada de “funções do administrador”, forma o ciclo administrativo, ou processo administrativo. Por isso, sempre digo que se um "administrador de fazendas" não faz estas funções na prática, ele é um "tomador de contas", mas administrador não. Na realidade, as funções do administrador que formam o processo administrativo são mais do que uma sequência cíclica, pois elas estão intimamente relacionadas em uma interação dinâmica. Resumidamente, o processo (ou ciclo) administrativo possui quatro etapas básicas:

• Planejar: o planejamento pode ser conceituado como um processo desenvolvido para o alcance de uma situação futura desejada, de um modo mais eficiente, eficaz e efetivo, com a melhor concentração de esforços e recursos pela empresa. O planejamento não diz respeito a decisões futuras, mas às implicações futuras de decisões presentes (Peter Drucker). Portanto, aparece como um processo sistemático e constante de tomada de decisões, cujos efeitos e consequências deverão ocorrer em futuros períodos de tempo.

• Organizar: é reunir e coordenar os recursos humanos, financeiros, físicos, de informação e outros necessários ao atendimento dos objetivos. É cuidar da organização racional, de espaços, de instalações, de equipamentos, máquinas, da divisão de trabalho, determinação de funções, estabelecimento de condições de trabalho em instruções simples e claras.

• Dirigir: também chamado de execução e liderança, afinal, liderar é estimular as pessoas a serem grandes executores. Para que haja êxito em sua ação diretiva, o produtor/técnico deve empregar recursos como motivação (estímulo), liderança e comunicação. Nesta etapa do processo, a liderança destaca-se pelo fato de que as pessoas possuem opção de escolha, tais como fazer ou não fazer determinada atividade, e a liderança pode influenciar nestas escolhas.

• Controlar: É a função do processo administrativo que verifica se ações estão sendo desempenhadas corretamente e se os objetivos estão sendo alcançados, monitorando o progresso e implementando as mudanças necessárias.

- Determinar o que se vai controlar, fazendo uma lista de tudo o que se pode avaliar e decidir quais são as prioridades;
- Determinar como se vai controlar, por meio de relatórios, visitas, formulários de controle de qualidade, de avaliação de procedimentos, registros contábeis e outros documentos;
- Determinar quando se vai controlar, período em que se devem fazer os relatórios;
Adotar este processo na fazenda envolve respostas às seguintes perguntas:

1) O que você quer realizar? (Objetivos)
2) O que você tem para trabalhar (Recursos)
3) O que foi feito? (Análise de Desempenho Obtido)
4) O que pode ser feito? (Alternativas de decisão)
5) O que será feito? (Tomada de decisão)
6) Como e quando será feito? (Organização e direção)
7) Como o resultado será assegurado? (Controle)

Todo este processo leva tempo, dedicação e uma interação entre a assistência técnica e o produtor. O primeiro possui papel fundamental quanto a orientação e adequação de tecnologias disponíveis e ao gerenciamento dos processos. O segundo, pela sua experiência no dia a dia da propriedade e conhecimento de sua realidade. Juntos, espera-se que a escolha seja um ponto de equilíbrio entre o ótimo técnico e o ótimo econômico.

A etapa do processo administrativo que normalmente exige mais tempo é o planejamento, pois é um processo sistemático e constante de tomada de decisões. O resultado final do processo de planejamento, normalmente é o plano, sendo que este deve ser desenvolvido “pela’’ empresa/propriedade e não “para’’ a empresa/propriedade. Se não for respeitado esse aspecto, têm-se planos inadequados para a situação encontrada, bem como níveis de resistência e de descrédito efetivos para sua implantação.

Todos os planos têm um propósito comum: a previsão, a programação e a coordenação de uma sequência lógica de eventos, os quais deverão conduzir ao alcance dos objetivos que os comandam, envolvendo tomada de decisões. Para fins de melhor entendimento, são apresentados quatro tipos distintos de planos, que exemplificam estas decisões:

a) Procedimentos: São planos relacionados com métodos de trabalho ou de execução. Quase sempre os procedimentos são planos operacionais. Estes especificam ou fornecem diretrizes a alguma tarefa ou atividade. Normalmente, um procedimento estabelece QUEM faz O QUE, COMO, QUANDO, ONDE e, dependendo do caso, o POR QUE pode também ser uma informação necessária. Mais especificamente, um bom procedimento deve responder às seguintes questões:

O que: Qual é a atividade realizada?
Quem: Quem é o responsável pela realização desta atividade?
Como: Como a atividade é realizada? (detalhes ou referência à utilização de outras instruções/procedimentos);
Quando: Quando esta atividade é feita? Em qual passo da sequência, com que frequência, a que horas?
Onde: Onde esta atividade é realizada?
Por que?: Por que razão a tarefa deve ser realizada dessa maneira?

Um aspecto importante ao elaborar qualquer procedimento, é avaliar o seu entendimento por quem irá utilizá-lo, pois não se pode utilizar um procedimento detalhado na forma de texto se o seu usuário for não alfabetizado. Outras opções de elaboração de procedimentos são os fluxogramas, figuras e cartazes.

b) Orçamentos: São planos relacionados com dinheiro, receita ou despesa, dentro de um determinado espaço de tempo.

c) Programas ou programações: São os planos relacionados com o tempo. Os programas se baseiam na correlação entre duas variáveis: tempo e atividades que devem ser executadas.

d) Regras ou regulamentos: São os planos relacionados com o comportamento solicitado às pessoas. Especificam como as pessoas devem se comportar em determinadas situações. Visam substituir o processo decisório individual, restringindo o grau de liberdade das pessoas em determinadas situações previstas de antemão. Na prática são documentos que mostram aos funcionários seus direitos e deveres, ou o que a empresa espera deles. Podem ser resumidos ou mais detalhados, mas sempre é bom checar o entendimento pelos usuários.

Para a elaboração de um bom planejamento é necessário ter dados e informações a disposição em quantidade e qualidade, de forma a subsidiar o processo de diagnóstico e tomada de decisão. Atendendo a sugestão de leitores nos artigos anteriores, a seguir apresento alguns indicadores os quais considero um ponto de partida para a definição de um bom sistema de indicadores, sem a pretensão de julgar se são melhores ou piores, certo ou errado, mas apenas uma contribuição para um início de controle, reforçando a necessidade e importância da assistência técnica na sua definição e escolha:

• Produção de leite/vaca/ano: é a produção anual de leite, dividido pelo número de vacas total do rebanho. Este indicador é importante por expressa eficiência reprodutiva, produtiva.

• Produção de leite por área: é a relação entre a produção total de leite e a área total destinada ao leite.

• Produção diária de leite: é o total da produção do dia, considerando leite de descarte, leite destinado às bezerras, leite de consumo interno.

• Consumo de matéria seca: este é pouco utilizado, mas não há como conversar ou avaliar um sistema de alimentação sem este dado. O conhecimento do consumo de matéria seca pelo animal é o primeiro passo para a formulação de dietas para vacas leiteiras. Nela estão os nutrientes disponíveis para a saúde, manutenção e produção animal. É uma avaliação simples que pode ser realizada na própria fazenda por meio de equipamentos como o Koster Tester ou um forno micro-ondas. Mas o primeiro passo para esta informação, é a anotação das quantidades de alimento disponíveis aos animais e as sobras de cocho, a quantidade diária de animais no lote, para então ter a quantidade de ingestão de matéria natural por animal, e por consequência chegar à quantidade de matéria seca ingerida por cada animal.

• Taxa de prenhez: são as vacas aptas a ser inseminadas (após o período voluntário de espera) que ficaram gestantes em intervalos de 21 dias (Taxa de Prenhez = Taxa de Detecção de Cio x Taxa de Concepção). Este indicador associa manejo nutricional e equação da reprodução. Exemplo de cálculo para 100 vacas - (ocorrências em 21 dias).
- Foram observados 50 cios - Taxa de observação de cios = 50%
- As 50 vacas em cio, foram inseminadas - Taxa de serviço = 50%
- Das 50 inseminações, 20 foram diagnosticadas prenhes - Taxa de Concepção = 40% e Taxa de Prenhez = 20%

• Contagem de Células Somáticas (CCS): é a quantidade de células presentes no leite, sendo uma parte proveniente do tecido interno do úbere e outra, de células de defesa do animal. Quando as bactérias causadoras da mamite atacam o úbere, as células de defesa passam do sangue para o úbere para combater essas bactérias. Quanto mais intenso for o ataque das bactérias, maior será a contagem de células somáticas no leite. Segundo a literatura, animais com CCS acima de 200.000 células/mL, são considerados infectadas e a produção de leite diminui na medida que a CCS aumenta, portanto uma meta a ser almejada é uma CCS inferior a 200.000 cel/ml.

• Contagem bacteriana total (CBT): indica a contaminação do leite por bactérias. Quanto menor a contagem, maior rigor higiênico existiu nas etapas de obtenção do leite.

Outros indicadores podem e devem ser utilizados, dependendo da necessidade de dados e informações para a gestão da propriedade. Exemplos: Mortalidade de bezerros, taxa de descarte de animais, Ocorrência de Mastite, Escore de condição corporal, Sólidos Totais do Leite, Proteína do Leite, Gordura do leite, Escore de Filtro do leite, Escore de sujeira de úbere, Escore de Teto, Retenção de placenta, Febre do leite, Deslocamento do abomaso, Cetose, Relação Litros de leite:kg de concentrado, Idade e peso de desmame de bezerras, Consumo de concentrado, Idade ao primeiro parto, Taxa de Ganho de Peso, % de fêmeas nascidas, incidência de doenças específicas, nitrogênio ureico no leite, dias de período seco, Dias em Leite, e muitos outros indicadores.

Como alertei anteriormente no artigo sobre controle, a sua falta ou o seu excesso é prejudicial à gestão. A falta leva ao "achismo" e seu excesso, pode esconder os dados que são realmente importantes. No próximo artigo, como foi sugerido pelos leitores, apresentarei uma aplicação do Ciclo PDCA, utilizando dados e informações, e a elaboração de um plano de ações. Aproveite o espaço abaixo para opinar, compartilhar e sugerir.

Autor do artigo:

Ricardo Ferreira Godinho é Zootecnista, Mestre em Produção Animal, e fez Especializações em Administração Rural, Consultoria Organizacional, Gestão Empresarial. Iniciou sua atividade profissional como técnico de campo da Casmil/Passos, onde atuou por 9 anos. Experiência como consultor por 16 anos pelo SEBRAE Minas e de outros estados em programas de capacitação em gestão empresarial, liderança, empreendedorismo, Programa de Gestão da Qualidade (urbana e rural), atuando na capacitação de consultores e desenvolvimento de metodologias. Já atuou também para o Centro CAPE, Rehagro e como autônomo. Experiência de 10 anos como Professor Universitário (UEMG Unidade de Passos) em cursos de graduação e pós graduação. Produtor Rural, sócio da Agropecuária Tucaninha, a qual destaca-se pelo Prêmio de Excelência Empresarial (2007) e participação no TOP 100 desde 2003.

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