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Tempo é dinheiro: você sabe organizar seu tempo?

EDUCAPOINT

EM 01/11/2019

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Quando falamos de recursos, muitas vezes pensamos em coisas materiais, como dinheiro. Porém, existe um recurso que é o mais escasso de todos e que afeta a todas as pessoas: o tempo. Isso porque o tempo é totalmente inelástico, ou seja, não importa a demanda que você tenha, o tempo será sempre o mesmo, para todos. O dia sempre terá apenas 24 horas e você não conseguirá trabalhar em todas elas. Além disso, o tempo que já foi não volta mais.

Dessa forma, gerenciar bem o tempo torna-se fundamental para gerar resultados. Você sabe organizar seu tempo para que esse recurso se transforme em dinheiro? Confira abaixo algumas dicas para organizar melhor seu tempo.

1) Não seja otimista com relação ao tempo

Cuidado com o otimismo na hora de organizar seu tempo. A recomendação é que você considere 50% mais tempo do que aquilo que você efetivamente acha que vai gastar.

O economista Daniel Kahneman fala sobre a falácia do planejamento: “As pessoas tendem a subestimar o tempo de cada tarefa, mesmo quando já fizeram antes.”

É exatamente aí que se origina o problema de falta de tempo, pois, devido a esse planejamento errado, acabamos terminando o dia com uma série de coisas planejadas, mas não realizadas.

2) Tenha uma agenda

É essencial que você tenha uma agenda para registrar os seus compromissos. Se essa agenda for eletrônica, deve estar conectada ao seu celular. Assim, ao final do dia, você deve olhar para sua agenda e ver o que efetivamente cumpriu. Se ao chegar no final do dia você não cumpriu as tarefas que tinha se proposto a fazer, notará que existe um problema de alocação de tempo.

Uma dica é você separar os compromissos que tem no dia em cores diferentes para cada categoria. Por exemplo, usar verde para itens profissionais, azul para itens pessoais, amarelo para compromissos que dependem de terceiros e vermelho para os itens já realizados.

Dessa forma, fica fácil de perceber visualmente quantos compromissos de cada categoria foram feitos e quantos não foram cumpridos, pois assim é possível avaliar o motivo de isso ter acontecido para que se possa re-planejar o que precisa ser feito.

3) Deixe 30% do tempo livre para imprevistos, oportunidades e tempo que não é seu

Embora às vezes possa parecer complicado deixar 30% do tempo livre, esforce-se para que haja um período livre, pois os imprevistos acontecem e se sua agenda estiver lotada, em caso de imprevisto, certamente acabará não sendo cumprida. Esse tempo também leva em consideração demandas de outras pessoas, que nem sempre podem ser previstas.

Caso esse tempo que você deixou livre não seja utilizado em um dia calmo, sem imprevistos ou demandas externas, aproveite para fazer uma leitura, um curso on-line, conversar com pessoas com quem precisa, etc.

4) Marque na agenda as coisas importantes

As pessoas altamente efetivas, marcam na agenda com muita antecedência coisas que precisam ser feitas e são inegociáveis. Por exemplo, supondo que você vai fazer uma palestra. Essa precisa estar pronta uma semana antes do evento. Não se deve deixar para fazer na véspera.

Não se esqueça de visitar sua agenda futura semanalmente e mantenha os itens importantes sob sua atenção.

5) Separe pedaços de tempos consideráveis para as tarefas

Você separar alguns períodos curtos de tempo, como 10 ou 15 minutos, pode funcionar para coisas pontuais, mas para coisas relevantes, que exigem mais atenção e concentração, é necessário destinar mais tempo.

É necessário separar tempo para itens operacionais, mas os itens importantes precisam de tempo separado para eles. Se você não fizer isso, tem uma grande chance de ser “engolido” pelas emergências diárias ou até mesmo por atividades como uso de redes sociais, que acabam consumindo muito nosso tempo.

6) Para ser eficaz, monitore continuamente seu tempo

Não esqueça de estar sempre vendo se cumpriu ou não sua agenda. Não adianta ter uma agenda organizada se ela nunca é consultada.

7) Defina prazos para fazer as coisas importantes

É essencial que você defina prazos para que as coisas realmente importantes sejam feitas, com base no seu julgamento de tempo disponível.

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