Guia definitivo de gestão financeira no varejo - Parte II

Fechamento de caixa

Um dos grandes desafios para empresas do ramo do varejo é garantir a integridade dos valores que são coletados dos caixas e lidar com possíveis divergências. Para isso, o fechamento de caixa é uma atividade extremamente importante no dia a dia da loja. O fechamento de caixa consiste, basicamente, em separar e conferir todo o dinheiro que há nos caixas. Essa tarefa deve ser feita todos os dias ao final do expediente ou na troca de turnos. E ele pode ser realizado de maneira simples através dos seguintes passos. 

Abertura

Um caixa sempre deve começar o dia com um valor baixo em dinheiro que será usado para dar trocos aos clientes enquanto ainda não há vendas suficientes. Esse valor é chamado de “Fundo de Caixa” ou “Fundo de Troco” e deverá ser devolvido juntamente com o dinheiro das vendas, cheques, comprovantes de cartões que serão retirados do caixa através das sangrias e conferidos através dos relatórios.

Registros de operações

Todas as operações realizadas no caixa devem ficar registradas, sendo elas as vendas através de dinheiro, cartões de crédito e débito, cheques, bem como as trocas ou devoluções. É de extrema importância que todas essas operações sejam registradas, pois as mesmas serão comparadas ao final do expediente com os valores das sangrias e - caso o operador deixe de registrar alguma operação ou registre de maneira errada - poderá haver divergências de valores.

Conferência

A conferência é feita após o encerramento das atividades de cada caixa e consiste em comparar os valores das sangrias com os valores que foram registrados ao longo do dia. Após a conferência, o caixa é fechado, não sendo possível lançar novos movimentos para aquele dia. Essa conferência deve ser feita com muito cuidado e atenção para identificar possíveis divergências e tomar decisões em relação às mesmas antes de efetuar o fechamento.

Mas, e quando ocorrem divergências de valores no fechamento de caixa?

As divergências de valores são um problema comum ao realizar o fechamento de caixa. Essas diferenças podem acontecer por vários motivos, tais como: troco errado, devoluções que não foram registradas, erros de sangria, entre outros. Ao encontrar uma divergência, essa deverá ser imediatamente verificada para que sejam tomadas as devidas providências.

Caso o problema tenha sido apenas um erro de registro, ele poderá ser corrigido antes de fechar o caixa. Porém, se for comprovado que o dano foi causado pelo funcionário, a loja tem o direito de descontar esse valor do mesmo. Ainda assim, o fechamento do caixa deve ser exato em seus saldos e movimentações de caixa e para que essas divergências sejam nulas (ou mínimas) é recomendado que a empresa utilize as seguintes ferramentas:

ECF

O ECF é um equipamento de automação que é homologado conforme as leis e são capazes de emitir e controlar documentos de natureza fiscal, tais como os cupons fiscais, comprovantes de venda e diversos relatórios essenciais para a fiscalização.

Sistemas de frente de caixa

Os sistemas de frente de caixa são importantes ferramentas para automação do processo de controle de caixas. Esses sistemas são capazes de controlar todas as operações dos ECF’s de maneira automática, como o registro e armazenamento de cupons, transações de cartões de crédito e débito, criação e configuração de formas de pagamento, controle de promoções, entre outros. Além disso, esses sistemas são capazes de ser integrados com outros sistemas, permitindo alimentar os dados do sistema ERP da loja automaticamente com os dados das vendas.

Leitura X

A Leitura X é um relatório que lista todas as operações registradas no ECF até o momento, seus respectivos valores e totalizações, sem fazer nenhuma alteração ou bloqueio no caixa. É recomendável tirar esse relatório no começo do expediente, nas trocas de bobinas e nas sangrias parciais que podem ser realizadas ao longo do dia.

Redução Z

O relatório de redução Z mostra basicamente os mesmos resultados da Leitura X, porém quando esse relatório é emitido o ECF fica automaticamente bloqueado até o dia seguinte. Portanto ele só deve ser emitido após encerrar as atividades do dia.

Um ponto importante que podemos incluir dentro do fechamento de caixa, pois gera receita para a empresa, é com relação aos convênios. Eles se consistem em oferecer descontos em produtos da loja e até facilidades de pagamento aos seus colaboradores e assim, garantir estabilidade, bem-estar e um ótimo clima de trabalho na empresa. Falaremos mais sobre isso na parte III deste material, que será publicada em breve. 

Confira a parte I dessa série de materiais aqui!