A técnica de Benchmarking no gerenciamento de fazendas

Marcelo Pereira de Carvalho

O que quer dizer Benchmarking ? Segundo o International Benchmarking Clearinghouse (IBC), "o benchmarking é um processo sistemático e contínuo de medida e comparação das práticas de uma organização com as das líderes mundiais, no sentido de obter informações que a possam ajudar a melhorar o seu nível de desempenho". Ou seja, é uma técnica de observação e adaptação das melhores práticas das melhores empresas, conduzida de forma organizada, visando situar o desempenho da sua empresa entre as demais da mesma área, em especial às líderes de mercado. E pode ser empregada na área rural também.

O termo em si surgiu na década de 80, cunhado por David Kearms, diretor executivo da Xerox Corporation, embora as técnicas já vinham sendo usadas por empresas japonesas desde 1970. O Benchmarking surgiu em função do aumento da competitividade, gerando a necessidade de obtenção de informações e de aprendizado rápido para se manter e prosperar no mercado. Cada vez mais as empresas (fazendas incluídas, evidentemente) precisam aprimorar seus processos, produtos e serviços, visando oferecer alta qualidade com baixo custo.

Mas porque comparar com os outros ? Porque na maioria das vezes o aprimoramento exigido ultrapassa a capacidade das pessoas envolvidas, por estarem elas focadas demais em seus próprios processos.

O Benchmarking visa, então, a comparação do desempenho com as demais empresas (ou fazendas) e com referenciais de excelência, com o intuito de evoluir. Portanto, é centrado na procura de pontos de referência com os quais iremos nos comparar, visando melhorar o rendimento naquele aspecto que estamos avaliando. É, em última análise, um processo de investigação de oportunidades de melhoria internas e um processo de aprendizagem.

O foco, portanto, sai de cada empresa e se dirige às demais empresas do mercado. A essência do Benchmarking consiste na idéia de que nenhuma empresa é a melhor em tudo, o que implica reconhecer que existe alguém dentro do mercado que faz algo melhor do que nós e que todos os processos podem se aperfeiçoados. Através dele, utilizamos a experiência acumulada por outras empresas e, com isto, apressamos o nosso aprendizado (fundamental hoje em dia) e evitamos percalços pelo caminho.

Mas é preciso lembrar dos princípios básicos do Benchmarking:

* Reciprocidade: ao solicitarmos informações, lembrar que estamos automaticamente oferecendo a contrapartida. Benchmarking só existe como "via de mão-dupla": o outro só abrirá os dados se fizermos o mesmo, com transparência.

* Analogia: o Benchmarking só é útil se pudermos manter uma analogia com os processos da nossa organização. Se estivermos analisando processos completamente diferentes, a validade é pequena. Por exemplo, ao compararmos os custos de ordenha de um leite produzido com toda a qualidade versus um leite produzido sem higiene, estaremos comparando processos distintos. O exemplo é extremo, mas retrata o princípio.

* Medição: não basta obter os índices, é preciso levantar os processos que levaram aos resultados. Este ponto é de fundamental importância: se determinada empresa ou fazenda tem um determinado desempenho, digamos, de produtividade, este índice não deve ser necessariamente a nossa meta. Deve-se estudar com critério o que levou o outro à obtenção deste índice, ou seja, os processos que conduziram ao resultado superior. É aí que devemos atuar. Não menos importante, é preciso que haja uniformidade nos índices coletados. Todos têm que obter e calcular da mesma forma, caso contrário não há validade na comparação: é o famoso "banana x maçã". Em comparação de custos de produção, vemos isto com freqüência ...

* Validação: será possível aplicar os resultados obtidos pela outra fazenda na sua propriedade ? É preciso visão crítica neste ponto. Nem sempre o que vale para um, vale para outro.

E como deve ser feito o processo ? É preciso seguir algumas etapas básicas:

1. Decidir qual a finalidade do benchmarking em questão e o que englobar
2. Coletar dados internos
3. Coletar dados externos (nos mesmos moldes da coleta de dados internos)
4. Analisar as informações obtidas no Benchmarking
5. Implementar um plano de ação
6. Monitorar os resultados

Sem um plano de ação, de que adianta todo o trabalho feito ? Uma vez detectados os pontos a ser melhorados, cuja relação benefício:custo é favorável, é preciso agir e depois monitorar.

Na área agrícola, temos uma vantagem importante em relação à área industrial ou comercial: enquanto que, nestas, fazer benchmarking externo envolve trocar informações com um concorrente, o que nem sempre é viável, na área agrícola não devemos considerar os demais produtores como "concorrentes" propriamente ditos. Isto porque há milhares de produtores, com poder de barganha reduzido e baixa participação individual no mercado. Logo, não será uma fazenda recebendo informações da sua propriedade que irá lhe prejudicar, tomando seu mercado. Já em alguns setores, como o automotivo, no máximo uma dúzia de fabricantes disputam o mercado. Trocar informações passa a ser algo bem mais delicado. E mesmo assim é feito em alguns setores.

Concluindo, o processo de benchmarking é uma ferramenta prática de melhoria da qualidade e produtividade e pode se converter no elemento chave para mudanças dentro das empresas. Mas não basta empregá-lo uma única vez ; é preciso torná-lo um hábito.



Comentário do autor: a troca de informações deste tipo entre fazendas é mínima, talvez por vários motivos. O primeiro seria o desconhecimento desta ferramenta como algo que vá de fato melhorar o desempenho. O segundo seria a falta de informações de desempenho ou o desconhecimento do que e como medir para depois comparar. É interessante neste caso incluir um técnico que possa orientar o processo. Uma terceira razão seria a desconfiança tanto em abrir os seus dados como de aceitar como verdadeiros os dados alheios. Isto tudo é compreensível, mas é preciso passar deste estágio caso busquemos a profissionalização. Quem de vocês tem usado o benchmarking como rotina?

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fonte: Instituto Nacional de Desenvolvimento e Excelência, Grupo Know-how e Faculdade Porto Alegrense de Ciências Contábeis e Administrativas