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O planejamento não é um ato isolado, e por isso deve ser visualizado como um processo composto de ações inter-relacionadas e interdependentes que visam o alcance de objetivos previamente estabelecidos. Deve-se, também, considerar a necessidade de que os objetivos sejam viáveis, compatíveis com a realidade da fazenda e sem dúvida, coerentes com os objetivos estratégicos do produtor.
Mas qual a diferença de objetivos e metas? Segundo a literatura, em algumas circunstâncias e dependendo do autor, encontramos a mesma definição para metas e objetivos, mas há uma diferença entre elas. Por isso, é interessante tratá-los de forma diferenciada, e para nivelarmos estes conceitos, neste artigo e no próximo quando formos aplicar o Ciclo PDCA em uma propriedade leiteira, vamos seguir essas definições:
Objetivos: são os alvos ou fins que o administrador deseja atingir; devem ser específicos, desafiadores e realísticos (BATEMAN; SNELL, 1998).
Meta: etapa que é realizada para o alcance do objetivo ou desafio. São fragmentos dos objetivos e desafios e sua utilização permite a melhor distribuição de responsabilidades, como também melhor controle dos resultados concretizados pelos diversos participantes da equipe de trabalho ( OLIVEIRA, 2013).
Planos: são as ações ou os meios de que o administrador dispõe par atingir os objetivos (BATEMAN; SNELL, 1998).
Resumidamente, podemos considerar que as etapas básicas do planejamento são:
• Definir claramente o OBJETIVO: onde se quer chegar, a direção;
• Definir a META: resultado a ser atingido e em quanto tempo;
• Definir quais os MEIOS para se atingir este objetivo, qual será o caminho (método) a ser seguido para se chegar lá.
Partindo para um exemplo prático, podemos estabelecer como objetivo "reduzir a Contagem Bacteriana Total - CBT". Na definição das metas, alguns cuidados devem ser tomados. Uma dica é seguir as iniciais da palavra METAS para avaliar se foi ou não uma boa meta elaborada:
*clique para ampliar.
Utilizando o objetivo apresentado, como exemplo de meta, podemos definir: Reduzir a contagem bacteriana total (CBT) de 300 mil ufc/ml para 50 mil ufc/ml até abril de 2016.
Será que é uma boa meta? Vamos avaliar seguindo os critérios apresentados:
• é Mensurável? Sim. Trata-se da CBT que é numérica;
• é Específica? Sim. Embora associada a outros fatores, a meta refere-se apenas a CBT;
• é Temporal? Sim. Elaborada em out/15 o prazo para ser alcançada é abril/2016;
• é Alcançável? Sim. O prazo é suficiente para tomar medidas necessárias para reduzir este valor, já que normalmente a CBT está associada a higiene, e em alguns casos ao resfriamento. Ações relativamente simples, podem gerar resultados rápidos, gerando redução nos valores de CBT;
• é Significativa? Neste exemplo Não. Com apenas algumas ações, pode-se reduzir este valor facilmente e em um espaço de tempo menor, a não ser que não houvesse resfriador, ou que tivesse um problema grave na ordenha que exigisse investimentos, ou problemas no transporte e coleta, entre outros fatores, mas com resfriador, equipamento em dia, e transporte adequado, é possível reduzir este valor em menos de um mês.
Dependendo da situação, a CBT poderia até ser reduzida para menos que 50 mil ufc/ml, porém seriam necessárias outras medidas sanitárias para essa redução, e se pretendemos realizar a redução em um período mais curto, como por exemplo nov/15, a meta seria mais desafiadora. Desta forma, a redação mais adequada para a meta seria: Reduzir a contagem bacteriana total de 300 mil ufc/ml para 50 mil ufc/ml até novembro de 2015. Outro ponto a considerar, é que para um mesmo objetivo, posso definir mais de uma meta, mas neste exemplo, não seria o caso.
Com a definição dos objetivos e das metas, o próximo passo é planejar as ações. É preciso elaborar um plano de ação, isto é, definir o que deve ser feito, quem fará, como e onde fazer, estabelecendo um cronograma das atividades e dimensionando quanto será necessário para que a ação seja efetivada. Em outras palavras, é definir e colocar no papel o que é preciso fazer para alcançar os objetivos e metas estabelecidas.
Como ferramenta para este passo, sugere-se o uso do 4Q1POC ou 5W2H, ou planejamento por resultados. Independente do nome que se dá, é uma ferramenta utilizada para planejar a implementação de uma solução. O planejamento da solução deve ser elaborado em resposta às seguintes questões:
*clique para ampliar.
Voltando ao exemplo da meta para redução da CBT, é hora de definir o que fazer e que poderá impactar no processo reduzindo a CBT.
*clique para ampliar.
Outras ações para esta meta poderiam ser planejadas em uma situação real, mas como trata-se de um exemplo apenas, a ideia é apenas repassar o conceito e o como fazer. Na elaboração de objetivos e metas, e posteriormente planejamento de ações, estas definições precisam de uma razão, devem estar interligadas com outras iniciativas e não podem perder o foco dos resultados globais da fazenda. Mas a tarefa não termina por aí. Monitorar o plano é tão importante quanto sua elaboração. Planejamento que fica apenas na "gaveta", dificilmente gera resultados, por isso é interessante dar visibilidade para os planos colocando-os em "murais de comunicação", fazendo reuniões com os envolvidos e explicando passo a passo, entre outras formas.
No monitoramento, ou na definição de novos objetivos, por melhor que esteja a situação, sempre há algo para ser feito, sendo este o princípio da melhoria contínua, uma das razões de uso do Ciclo PDCA, tema que será abordado no próximo artigo. Sinta-se a vontade para comentar, opinar e sugerir, utilizando o espaço abaixo.
Referências bibliográficas
BATEMAN, Thomas S.; SNELL, Scott A. Administração – Construindo Vantagem Competitiva. São Paulo. Ed. Atlas SA. 1998.
CHIAVENATO, Idalberto. Teoria Geral da Administração. Vol. I, Editora Campus, 6ª. Ed., Rio de Janeiro/RJ, 2001.
CUNHA, L. F.P. da. O método PDCA como ferramenta de melhoria contínua dos processos e suporte para a elaboração do planejamento estratégico das empresas. Revista UNIABEU: V.6, n. 14, 2013. ISSN 2179-5037
LACERDA, Flávia A. B; SOPRANA, John C... et al. Gestão da Qualidade: Os Processos – Padronização e Melhoria Contínua. Manual do Participante. Brasília: Sebrae, 2005.
MARSHALL JUNIOR, I; CIERCO, A.A.; ROCHA, A.V. e MOTA, E.B.. Gestão da Qualidade. 2ª. ed. Ver. E atual. – Rio de Janeiro: Editora FGV, 2003.
OLIVEIRA, DJALMA DE PINHO REBOUÇAS DE. Planejamento estratégico: conceitos, metodologia e práticas, 31ª edição. São Paulo: Atlas, 2013.
SANTOS, Marcos Veiga dos; FONSECA, Luís Fernando Laranja da. Estratégias para Controle de Mastite e Melhoria da Qualidade do Leite. Editora: Manole, 2007.
Autor do artigo:
Ricardo Ferreira Godinho é Zootecnista, Mestre em Produção Animal, e fez Especializações em Administração Rural, Consultoria Organizacional, Gestão Empresarial. Iniciou sua atividade profissional como técnico de campo da Casmil/Passos, onde atuou por 9 anos. Experiência como consultor por 16 anos pelo SEBRAE Minas e de outros estados em programas de capacitação em gestão empresarial, liderança, empreendedorismo, Programa de Gestão da Qualidade (urbana e rural), atuando na capacitação de consultores e desenvolvimento de metodologias. Já atuou também para o Centro CAPE, Rehagro e como autônomo. Experiência de 10 anos como Professor Universitário (UEMG Unidade de Passos) em cursos de graduação e pós graduação. Produtor Rural, sócio da Agropecuária Tucaninha, a qual destaca-se pelo Prêmio de Excelência Empresarial (2007) e participação no TOP 100 desde 2003.
