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Gestão Financeira: passo a passo para implantação

POR CLÍNICA DO LEITE

CLÍNICA DO LEITE/AGRO+LEAN

EM 16/05/2014

6 MIN DE LEITURA

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Por Augusto Cesar Lima da Silva


Temos encontrado situações interessantes quanto à implantação do controle financeiro. Situações que são definidas por cada propriedade, de acordo com a atitude do proprietário e do gerente, principalmente sobre: quais produtos serão controlados no estoque, como mensurar o que foi gasto com a alimentação do rebanho e qual será a rotina de coleta destas informações. Nosso papel, como facilitadores desta tarefa, considerada por muitos complicada, é tornar o registro das informações, a utilização dos relatórios e a análise dos benefícios o mais claro, fácil e simples possível para o produtor.

Em primeiro lugar, é necessário que o produtor de leite perceba o benefício de se ter o controle do quanto gastou, das receitas, do que tem em estoque e o que consumiu, para que este comportamento se torne uma rotina. Por mais estranha que esta afirmação pareça, existem muitos produtores que não possuem o hábito de anotar e controlar o que produziu e gastou na atividade leiteira. Este é um caminho sem volta! Cada vez mais, será necessário que o produtor tenha o controle financeiro de sua propriedade, ou que alguém o faça para ele.

Outro pré-requisito para o sucesso desta tarefa é: “Controlar o controlável”. Não adianta querer controlar tudo na fazenda! Por exemplo, anotar quantos mililitros foi aplicado de cada frasco de medicamento. É necessário facilitar o controle e focar no que realmente importa e impacta no resultado final. Contudo, não estamos dizendo que não é importante controlar tudo. É importante, sim! Porém, é necessário que cada um construa um método que melhor lhe trará resultados e que estes sejam os mais fidedignos possíveis.

Precisamos lembrar que o controle financeiro possui 3 principais funções:

1) Saber o quanto gastou, isto é, qual o custo
: esta é uma grande ferramenta e é fundamental que todos saibam qual o seu custo de produção. Há poucos dias, estive em um evento com mais de 300 produtores e fiz a pergunta: “Quem aqui sabe qual é o seu custo de produzir 1 litro de leite?” Não para minha surpresa, somente 4 levantaram a mão. Estes tinham auxílio de um consultor, pois participavam programas que tinham este objetivo como, por exemplo, o Balde Cheio, Educampo, assistência técnica do laticínio ou particular. Ainda assim, apenas saber o custo de produção não é garantia/sinônimo de sucesso na atividade, pois estaremos sempre “olhando no retrovisor”, ou seja, já se gastou o dinheiro. Ao saber o custo de produção, na verdade, estou reunindo informações para decisão de ações futuras. Saber apenas que o preço recebido pelo meu leite foi R$1,00 e que o meu custo foi de R$1,05 não adianta, é necessário agir!

2) Prever como será o futuro: Terei dinheiro para pagar as minhas contas? A resposta desta questão é a principal utilidade de se ter controle financeiro, que é o Fluxo de Caixa. Saber o que terei para pagar na próxima semana, ou nos próximos 15 dias, e se terei dinheiro ou não é o principal benefício da implantação do sistema. Agora sim, estamos olhando para frente!

3) Avaliar onde estou: Vale a pena, economicamente, este negócio? Reunindo as informações de gastos, receitas e o capital aplicado na atividade, é possível calcularmos qual o retorno do negócio. Mais uma vez, estamos olhando para trás, vendo o resultado que obtivemos. Porém, é com estes indicadores em mãos que podemos decidir por um determinado investimento futuro como, por exemplo, comprar vacas, construir uma instalação nova, etc. Estaremos assim, tomando decisões em cima dos nossos números.

O sistema Diagnose é bastante simples quanto a este ponto. São várias as ferramentas existentes no mercado, porém, é necessário focar o benefício de sua implantação. Os passos da implantação inicial são:

1) Realizar um inventário da fazenda: levantando todas as benfeitorias, maquinário, animais e instalações que a fazenda possui, na data de início – neste momento o produtor não precisa se preocupar com a exatidão de cada valor. As informações podem ser estimadas, caso não a saibamos, como no exemplo abaixo:




A partir do levantamento de todos os itens da fazenda e de seus padrões de vida útil, obtemos as respectivas depreciações. Assim, posteriormente, avaliando todo o patrimônio da fazenda, teremos a depreciação do negócio de produção de leite.



2) Reunir as notas do mês ou o que ainda há para pagar como, por exemplo, o financiamento de um trator.

Nossa principal dica é: não tente cadastrar no programa as notas fiscais de meses anteriores. Foque no que comprou nos últimos 30 dias e no que ainda tem para pagar. Este controle é fundamental para um bom sistema financeiro. Com o passar do tempo, o hábito de cadastrar as compras/recebimentos fará parte da rotina da fazenda. Cada compra cadastrada é classificada para um determinado tipo, que chamamos de apropriar para um plano de contas. Na figura 1, podemos observar a apropriação de uma conta de energia para o tipo correto (campo 1). Esta classificação nos permitirá ter a composição dos gastos do período:



Figura 1 – Lançamento de despesa


Também na figura 1, podemos observar no campo 2 o cadastro do vencimento deste lançamento. Assim, ao cadastrar todas as contas da fazenda, o produtor saberá exatamente o que tem para pagar em um determinado período.

3) Definir o que será controlado em estoque e realizar uma contagem inicial destes produtos. Como exemplos, podemos citar medicamentos e combustível.

Nesta etapa, é fundamental termos critério para somente controlar em estoque o que precisa ser controlado. A dica é iniciar pelos medicamentos de maior valor, que eventualmente a fazenda mais utiliza, e os que, se faltarem, vão causar grande impacto na produção como, por exemplo, o BST. Cada propriedade trabalha de uma forma. Em alguns casos, os colaboradores têm livre acesso à farmácia, podendo retirar medicamentos à medida que é necessário. Em outras propriedades, é preciso fazer uma requisição (em um papel simples) para que outra pessoa retire este medicamento do estoque. Em ambas as situações, faz-se necessário montar um esquema para alimentar o programa.

Na figura 2, podemos observar um relatório de conferência de estoque que já traz a quantidade mínima de cada produto que a fazenda deseja ter em estoque. Ao atingir esta quantidade, é necessário comprar mais.



Figura 2 – Ficha de Inventário do Estoque

Para as fazendas que possuem alimentos armazenados em silo, estimar sua quantidade em estoque será fundamental para um bom resultado. Existem boas técnicas para isto. Uma delas é medir o silo, calcular o volume de armazenamento e multiplicar por uma estimativa, por exemplo, de 620 kg/m3 (mais informações em http://www.milkpoint.com.br/radar-tecnico/conservacao-de-forragens/planejamento-da-quantidade-de-silagem-e-dimensionamento-de-silo-31279n.aspx).



4) Acompanhar o fluxo de caixa: visualizar o que tem para pagar e receber na semana, mês ou no período que desejar.

Como benefício de todo o trabalho, o produtor agora sabe com exatidão o que tem para pagar, como está a saúde de sua conta bancária e se vai ter que negociar alguma despesa/dívida ou não. Desta forma, estamos gerenciando a atividade financeira. Não é fácil encontrar uma fazenda que trabalha desta forma, que agora podemos considerar uma empresa rural.



Figura 3 – Fluxo de caixa

Utilizando o caso da fazenda apresentado na Figura 3, percebemos claramente que, até o recebimento da venda do leite, no dia 15, a fazenda não passará por bons dias. Além de ter contas de mais de R$7.000,00 em atraso, ela ainda enfrentará mais de R$26.000,00 a pagar, além do dinheiro que possui. Sendo este um exemplo real, com certeza o produtor vai entrar no limite do cheque especial de sua conta, ou terá que vender alguns animais de forma urgente para sanar os seus compromissos.
 


Controle financeiro é simples, necessário e benéfico à fazenda. Com o auxílio de boas ferramentas e disciplina, todos podem ter um bom controle. Mais importante ainda é usufruir desta ferramenta para a tomada de decisões.

 

CLÍNICA DO LEITE

Vinculada à ESALQ/USP, a Clínica do Leite é uma instituição sem fins lucrativos que atua em gestão da pecuária de leite, por meio da geração de conhecimento e da formação de pessoas.

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JÚLIO MEIRELLES

PIRACICABA - SÃO PAULO - PESQUISA/ENSINO

EM 06/05/2015

Olá Alzira,

Gestão financeira é um assunto complexo, porém amplamente discutido na literatura.

Aqui na Clínica do Leite, nós adaptamos as metodologias já existentes em outros setores para as fazendas de leite.

Caso queira participar dos nossos treinamentos e conhecer um pouco mais sobre nossos produtos, mande um e-mail para gr@clinicadoleite.com.br.
ALZIRA

OUTRO - RIO GRANDE DO SUL - PRODUÇÃO DE LEITE

EM 31/03/2015

Bom dia , vou fazer meu tcc sobre a gestão financeira de uma empresa de produção leitera, poderia me mandar algumas dicas, pois não achei nada sobre isso. Obrigada
AUGUSTO CESAR LIMA DA SILVA

PIRACICABA - SÃO PAULO - PESQUISA/ENSINO

EM 27/05/2014

Olá João Gomes,

Agradeço o comentário.

No caso do pequeno produtor, o controle financeiro é ainda mais importante, uma vez que frente a um desafio, o descontrole pode ocasionar na perda do seu negócio. Todos precisam entender a importância deste fato na fazenda e diminuir este ponto fraco.

A implantação do sistema tem vários níveis (básico, intermediário e avançado) onde cada fazenda escolhe a que melhor lhe atenderá. Temos sempre a preocupação de iniciar gradativamente, controlando o que é tem mais impacto no custo em 1o lugar para depois aumentarmos o nível de controle.

Além disto, temos nos surpreendido com a facilidade que produtores têm de entender o sistema e como utilizá-lo.

Grande abraço,

Augusto

JOAO GOMES DE AZEVEDO

MURIAÉ - MINAS GERAIS - PRODUÇÃO DE LEITE

EM 26/05/2014

Boa tarde!
Gostei muito do artigo mais quero ressaltar que para o nível da maioria dos produtores principalmente os pequenos ainda é muito complicado de entender. Sugiro que a metodologia aplicada seja mais simples e objetiva para facilitar a compreensão e aplicação.

Abraço

Joao Gomes
AUGUSTO CESAR LIMA DA SILVA

PIRACICABA - SÃO PAULO - PESQUISA/ENSINO

EM 20/05/2014

Olá Joel,

Agradeço seus comentário. Sim, o sistema diagnose esta disponível para todas fazendas. Atualmente já o temos em uso em mais de 500 propriedades, formando uma grande base para benchmarking. Por favor, envie um e-mail para gr@clinicadoleite.com.br que lhe auxiliamos na implantação.

Um abraço,

Augusto
AUGUSTO CESAR LIMA DA SILVA

PIRACICABA - SÃO PAULO - PESQUISA/ENSINO

EM 20/05/2014

Olá Licínio,

Boa tarde!

A Clínica do Leite disponibiliza 2 treinamentos na área. Um deles completo, abordando o método MDA de Gestão da propriedade, onde em 5 reuniões presenciais em Piracicaba, abordamos desde a organização da fazenda, rotina do dia a dia e planejamento estratégico. E temos um treinamento operacional específico do Sistema Diagnose, realizado 1x por mês. Neste, abordamos em como utilizar o sistema Diagnose, como controlar estoque, controlar o caixa, analisar os relatórios de demostrativos de resultados.

Caso tenha interesse, por favor entre em contato conosco através do e-mail: gr@clinicadoleite.com.br

Obrigado pelo comentário,

Augusto

AUGUSTO CESAR LIMA DA SILVA

PIRACICABA - SÃO PAULO - PESQUISA/ENSINO

EM 20/05/2014

Olá Jefferson,

Boa tarde!

Por favor entrar em contato conosco pelo e-mail gr@clinicadoleite.com.br para que possamos lhe auxiliar na implantação do sistema.

Obrigado,

Augusto
JEFFERSON BANDEIRA

CHAPADINHA - MARANHÃO - PESQUISA/ENSINO

EM 20/05/2014

Augusto,

Como faço para adquirir este programa?
MARIA MADALENA DA FONSECA RIBEIRO

CAMPANHA - MINAS GERAIS - PRODUÇÃO DE LEITE

EM 20/05/2014

Excelente artigo. Parabéns!!!!
LICINIO ANTONIO MENDES MARQUES

WARTA - PARANÁ - PRODUÇÃO DE LEITE

EM 20/05/2014

Boa tarde, gostaria de saber se vcs poderia indicar algum curso bom de gestão financeira do leite. obrigado
RENATO CEZAR MARQUES

SANTA LUZIA - MINAS GERAIS

EM 20/05/2014

gostaria de saber como faço para adquirir 1 programa para implantar na minha propriedade e qual o custo?
RICARDO DANTAS

RIBEIRÓPOLIS - SERGIPE - PRODUÇÃO DE LEITE

EM 20/05/2014

COMO POSSO TER ASCESSO AO PROGRAMA.OBRIGADO
JOEL MELLER

TRÊS DE MAIO - RIO GRANDE DO SUL - REVENDA DE PRODUTOS AGROPECUÁRIOS

EM 20/05/2014

muito bom o artigo, isso relata a grande dificiencia em nossas porpriedades, o controle financeiro é indispensavel para saber se a mesma é rentavel ou não,outroa dado é o planejamento e agendamento dos pagamentos.

O sistema de informação na atividade leiteira é um caminho que não tem volta.

Esse sistema utilizado no artigo,esta disponivel para comprar??

att
AUGUSTO CESAR LIMA DA SILVA

PIRACICABA - SÃO PAULO - PESQUISA/ENSINO

EM 18/05/2014

Olá Eduardo, boa tarde!

O programa utilizado no artigo é o Sistema Diagnose da Clinica do Leite. É o antigo Agenda que foi totalmente refeito e esta sendo disponibilizado às fazendas e consultores. Caso tenha interesse em conhecer mais o programa, por favor envie um e-mail para: gr@clinicadoleite.com.br

Obrigado,

Augusto - Clinica do Leite ESALQ-USP
HAMILTON LARA

SÃO TIAGO - MINAS GERAIS - PRODUÇÃO DE LEITE

EM 18/05/2014

Boa noite,

Por favor poderiam me encaminhar o arquivo por e-mail ?
Segue: galohlara@gmail.com

Obrigado
OTONI LOSCH

AUGUSTO PESTANA - RIO GRANDE DO SUL - PRODUÇÃO DE LEITE

EM 18/05/2014

gostaria de saber como faço para adquirir 1 programa para implantar na minha propriedade e qual o custo?
JEFFERSON BANDEIRA

CHAPADINHA - MARANHÃO - PESQUISA/ENSINO

EM 18/05/2014

Parabéns pelo artigo!

Também gostaria de saber qual foi o programa utilizado.

Grato!
EDUARDO PLETZ

GUARAPUAVA - PARANÁ - PRODUÇÃO DE LEITE

EM 16/05/2014

Bom Dia
Qual o programa utilizado?

Obrigado
BRUNO LUCCHI

BRASÍLIA - DISTRITO FEDERAL

EM 16/05/2014

Parabéns pelo artigo! Muito bom!
MilkPoint AgriPoint