Gestão Financeira: passo a passo para implantação

Por Augusto Cesar Lima da Silva

Temos encontrado situações interessantes quanto à implantação do controle financeiro. Situações que são definidas por cada propriedade, de acordo com a atitude do proprietário e do gerente, principalmente sobre: quais produtos serão controlados no estoque, como mensurar o que foi gasto com a alimentação do rebanho e qual será a rotina de coleta destas informações. Nosso papel, como facilitadores desta tarefa, considerada por muitos complicada, é tornar o registro das informações, a utilização dos relatórios e a análise dos benefícios o mais claro, fácil e simples possível para o produtor.

Em primeiro lugar, é necessário que o produtor de leite perceba o benefício de se ter o controle do quanto gastou, das receitas, do que tem em estoque e o que consumiu, para que este comportamento se torne uma rotina. Por mais estranha que esta afirmação pareça, existem muitos produtores que não possuem o hábito de anotar e controlar o que produziu e gastou na atividade leiteira. Este é um caminho sem volta! Cada vez mais, será necessário que o produtor tenha o controle financeiro de sua propriedade, ou que alguém o faça para ele.

Outro pré-requisito para o sucesso desta tarefa é: “Controlar o controlável”. Não adianta querer controlar tudo na fazenda! Por exemplo, anotar quantos mililitros foi aplicado de cada frasco de medicamento. É necessário facilitar o controle e focar no que realmente importa e impacta no resultado final. Contudo, não estamos dizendo que não é importante controlar tudo. É importante, sim! Porém, é necessário que cada um construa um método que melhor lhe trará resultados e que estes sejam os mais fidedignos possíveis.

Precisamos lembrar que o controle financeiro possui 3 principais funções:

1) Saber o quanto gastou, isto é, qual o custo: esta é uma grande ferramenta e é fundamental que todos saibam qual o seu custo de produção. Há poucos dias, estive em um evento com mais de 300 produtores e fiz a pergunta: “Quem aqui sabe qual é o seu custo de produzir 1 litro de leite?” Não para minha surpresa, somente 4 levantaram a mão. Estes tinham auxílio de um consultor, pois participavam programas que tinham este objetivo como, por exemplo, o Balde Cheio, Educampo, assistência técnica do laticínio ou particular. Ainda assim, apenas saber o custo de produção não é garantia/sinônimo de sucesso na atividade, pois estaremos sempre “olhando no retrovisor”, ou seja, já se gastou o dinheiro. Ao saber o custo de produção, na verdade, estou reunindo informações para decisão de ações futuras. Saber apenas que o preço recebido pelo meu leite foi R$1,00 e que o meu custo foi de R$1,05 não adianta, é necessário agir!

2) Prever como será o futuro: Terei dinheiro para pagar as minhas contas? A resposta desta questão é a principal utilidade de se ter controle financeiro, que é o Fluxo de Caixa. Saber o que terei para pagar na próxima semana, ou nos próximos 15 dias, e se terei dinheiro ou não é o principal benefício da implantação do sistema. Agora sim, estamos olhando para frente!

3) Avaliar onde estou: Vale a pena, economicamente, este negócio? Reunindo as informações de gastos, receitas e o capital aplicado na atividade, é possível calcularmos qual o retorno do negócio. Mais uma vez, estamos olhando para trás, vendo o resultado que obtivemos. Porém, é com estes indicadores em mãos que podemos decidir por um determinado investimento futuro como, por exemplo, comprar vacas, construir uma instalação nova, etc. Estaremos assim, tomando decisões em cima dos nossos números.

O sistema Diagnose é bastante simples quanto a este ponto. São várias as ferramentas existentes no mercado, porém, é necessário focar o benefício de sua implantação. Os passos da implantação inicial são:

1) Realizar um inventário da fazenda: levantando todas as benfeitorias, maquinário, animais e instalações que a fazenda possui, na data de início – neste momento o produtor não precisa se preocupar com a exatidão de cada valor. As informações podem ser estimadas, caso não a saibamos, como no exemplo abaixo:




A partir do levantamento de todos os itens da fazenda e de seus padrões de vida útil, obtemos as respectivas depreciações. Assim, posteriormente, avaliando todo o patrimônio da fazenda, teremos a depreciação do negócio de produção de leite.



2) Reunir as notas do mês ou o que ainda há para pagar como, por exemplo, o financiamento de um trator.

Nossa principal dica é: não tente cadastrar no programa as notas fiscais de meses anteriores. Foque no que comprou nos últimos 30 dias e no que ainda tem para pagar. Este controle é fundamental para um bom sistema financeiro. Com o passar do tempo, o hábito de cadastrar as compras/recebimentos fará parte da rotina da fazenda. Cada compra cadastrada é classificada para um determinado tipo, que chamamos de apropriar para um plano de contas. Na figura 1, podemos observar a apropriação de uma conta de energia para o tipo correto (campo 1). Esta classificação nos permitirá ter a composição dos gastos do período:



Figura 1 – Lançamento de despesa


Também na figura 1, podemos observar no campo 2 o cadastro do vencimento deste lançamento. Assim, ao cadastrar todas as contas da fazenda, o produtor saberá exatamente o que tem para pagar em um determinado período.

3) Definir o que será controlado em estoque e realizar uma contagem inicial destes produtos. Como exemplos, podemos citar medicamentos e combustível.

Nesta etapa, é fundamental termos critério para somente controlar em estoque o que precisa ser controlado. A dica é iniciar pelos medicamentos de maior valor, que eventualmente a fazenda mais utiliza, e os que, se faltarem, vão causar grande impacto na produção como, por exemplo, o BST. Cada propriedade trabalha de uma forma. Em alguns casos, os colaboradores têm livre acesso à farmácia, podendo retirar medicamentos à medida que é necessário. Em outras propriedades, é preciso fazer uma requisição (em um papel simples) para que outra pessoa retire este medicamento do estoque. Em ambas as situações, faz-se necessário montar um esquema para alimentar o programa.

Na figura 2, podemos observar um relatório de conferência de estoque que já traz a quantidade mínima de cada produto que a fazenda deseja ter em estoque. Ao atingir esta quantidade, é necessário comprar mais.



Figura 2 – Ficha de Inventário do Estoque

Para as fazendas que possuem alimentos armazenados em silo, estimar sua quantidade em estoque será fundamental para um bom resultado. Existem boas técnicas para isto. Uma delas é medir o silo, calcular o volume de armazenamento e multiplicar por uma estimativa, por exemplo, de 620 kg/m3 (mais informações em http://www.milkpoint.com.br/radar-tecnico/conservacao-de-forragens/planejamento-da-quantidade-de-silagem-e-dimensionamento-de-silo-31279n.aspx).



4) Acompanhar o fluxo de caixa: visualizar o que tem para pagar e receber na semana, mês ou no período que desejar.

Como benefício de todo o trabalho, o produtor agora sabe com exatidão o que tem para pagar, como está a saúde de sua conta bancária e se vai ter que negociar alguma despesa/dívida ou não. Desta forma, estamos gerenciando a atividade financeira. Não é fácil encontrar uma fazenda que trabalha desta forma, que agora podemos considerar uma empresa rural.



Figura 3 – Fluxo de caixa

Utilizando o caso da fazenda apresentado na Figura 3, percebemos claramente que, até o recebimento da venda do leite, no dia 15, a fazenda não passará por bons dias. Além de ter contas de mais de R$7.000,00 em atraso, ela ainda enfrentará mais de R$26.000,00 a pagar, além do dinheiro que possui. Sendo este um exemplo real, com certeza o produtor vai entrar no limite do cheque especial de sua conta, ou terá que vender alguns animais de forma urgente para sanar os seus compromissos.
 


Controle financeiro é simples, necessário e benéfico à fazenda. Com o auxílio de boas ferramentas e disciplina, todos podem ter um bom controle. Mais importante ainda é usufruir desta ferramenta para a tomada de decisões.