Evite o leite derramado: como garantir os lucros no próximo ano

Júlio Meirelles
Paulo F. Machado

Gestão financeira - Planejamento estratégico
 

O planejamento estratégico é um processo gerencial que busca entender qual a situação atual do negócio, qual o seu objetivo, e assim construir estratégias para atingir esses objetivos. Com o planejamento estratégico o produtor pode pensar no futuro do seu negócio focado em um resultado final econômico positivo e satisfatório. As perguntas que o empresário precisa responder ao fazer um planejamento estratégico são: onde estou; onde quero chegar e como vou chegar (Fig.1).

Figura 1 - Planejamento estratégico
 

Apesar de ser um conceito bastante difundido e aplicado por empresas de diversos setores, poucas fazendas de leite fazem uso do planejamento estratégico. Nós da Clínica do Leite acreditamos que seu uso pode ser a diferença entre ser bem ou mal sucedido na atividade pois com ele podemos prever o resultado final e, caso o mesmo não seja interessante, podemos atuar para mudá-lo antes que aconteça.

Dentro do Sistema MDA de Gestão de Empresas Produtoras de Leite, o planejamento estratégico é parte da gestão da inovação, onde procuramos melhorar o que estamos fazendo. Ao definir novas metas, a gestão da inovação permite obter resultados mais expressivos para o negócio através do ajuste das estratégias existentes ou implantação de novas estratégias, garantindo o sucesso da atividade no futuro. Além disso, o cumprimento de metas é um ótimo recurso para atrair e reter bons funcionários.

Onde estou - Diagnóstico da empresa
 

A primeira etapa a ser cumprida ao se elaborar um planejamento estratégico é estabelecer claramente qual a atual situação da empresa, tanto na parte econômica quanto na parte zootécnica. O Sistema Diagnose de Informações da Clínica do Leite tem esse nome justamente por visar diagnosticar cada detalhe da fazenda. Ao implantar o Diagnose o produtor pode usar os relatórios gerenciais para identificar como está seu resultado final e como cada processo está afetando esse resultado. É importante destacar que para fazer uma análise correta das informações o período de coleta de dados não deve ser inferior a um ano.

A atividade de produção de leite é bastante complexa, porém tem uma previsibilidade relativamente boa no curto prazo. Um dos principais benefícios do planejamento estratégico é que com ele nos podemos planejar com antecedência um orçamento bastante preciso para o próximo ano (Fig.2). Para elaborar esse orçamento, podemos utilizar os dados de custo de produção do Gerencial Financeiro da Clínica do Leite do ano anterior (Fig.3) e assumir a mesma composição de custos para o ano seguinte. Nesse momento também podemos assumir uma melhora na composição dos custos caso alguma mudança esteja prevista, ou uma piora, caso a tendência seja de alta em determinados insumos insubstituíveis.



Figura 2 - Orçamento anual do Planner



Figura 3 - Composição do custo de produção - Gerencial Financeiro
 

Em relação às receitas, podemos utilizar as informações da projeção de crescimento do rebanho (Fig.4) para prever qual será a produção e consequentemente a receita. Logicamente, a alimentação dos animais também irá mudar junto com a produção e para calcular essa mudança podemos usar o plano alimentar (Fig.5). Também no plano alimentar podemos projetar os preços dos ingredientes, obtendo uma grande precisão para nossos futuros custos.



Figura 4 - Projeção da fazenda do rebanho


Figura 5 - Plano alimentar - Planner

Ainda dentro do diagnóstico inicial podemos usar a análise SWOT para identificar pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças que podem afetar o resultado final do negócio. Os pontos fortes e fracos devem ser identificados no ambiente interno da empresa, como os capitais, a estrutural organizacional e os processos que a empresa dispõe. As oportunidades e ameaças provêm do ambiente externo, como perspectiva de preços e possíveis competidores (Fig.6).



Figura 6 - Análise SWOT

Onde quero chegar - Estabelecendo objetivos

Agora que já sabemos como está a empresa, precisamos esclarecer para onde ela vai caminhar. Nessa etapa o produtor pode rever os princípios de sua empresa, ou seja, a visão, missão e valores, e estabelecer um objetivo. Para estabelecer o objetivo, é necessário analisar não só as suas necessidades pessoais, mas também as demandas da indústria, da sociedade e em especial dos colaboradores envolvidos no negócio.

O objetivo deve ser claro, forte, desafiador e comum a todos dentro da empresa. Além disso, é importante que sejam estabelecidas metas em cada setor do negócio para se chegar a esse objetivo, assim cada colaborador pode se sentir diretamente responsável pelo sucesso da atividade. Ao fazer com que todos tenham foco em um mesmo resultado, cria-se uma cultura positiva dentro da empresa. Essa cultura também influenciará na atitude dos funcionários que passarão a executar seu trabalho da maneira combinada e buscando melhorar sempre.

Como vou chegar - Elaborando e implantando planos de ação

O diagnóstico foi feito e o objetivo foi estabelecido, agora é hora de utilizar o método OPA - Olhe, Pense, Aja. O método OPA compreende o entendimento do problema e identificação da sua causa através do diagrama de causa e efeito (Olhar), a elaboração de um plano de ação (Pensar) e a implantação do plano de ação (Agir) (Fig.7).



Figura 7 - Método OPA

Vamos supor uma empresa que percebeu ao olhar seu diagnóstico que a taxa de mortalidade de bezerras está muito alta. Esse é um problema muito sério, pois compromete todo o futuro da atividade. Uma estratégia que podemos adotar nesse momento é fazer o diagrama de causa e efeito (Fig.8) para descobrir o que pode estar causando esse problema.



Figura 8 - Diagrama de causa e efeito

Uma vez encontrada a causa devemos definir as ações que vão eliminar o problema. O plano de ação é a ferramenta que vai nos ajudar a organizar e garantir a implantação das ações. O plano de ação deve conter o objetivo, meta, responsável, e as ações que serão tomadas para atingir a meta, cada qual com seu respectivo responsável e prazo para conclusão (Fig.9). Uma vez que o plano de ação esteja implantado, devemos usar os fundamentos da gestão da rotina para garantir que o mesmo esteja sendo cumprido.



Figura 9 - Plano de ação

Considerações finais

Ao fazermos um diagnóstico da empresa nem sempre temos claro qual processo que está afetando mais o resultado final, ou eventualmente temos tantos processos fora do ideal que não sabemos por onde começar. Nesse caso, o melhor a fazer é simular diferentes cenários possíveis e identificar qual mudança trará os melhores resultados por menos investimentos.

A Clínica do Leite possui uma ferramenta para fazer essas simulações, a Planner 5.0. Essa planilha deve ser preenchida com os dados do Sistema Diagnose de Informações e com os diversos cenários possíveis, como por exemplo, o aumento de produção média de um litro de leite por vaca por dia, ou a melhora da taxa de prenhez, ou outra variável qualquer que possa estar afetando o negócio. Ao simular diferentes situações, o produtor pode achar um cenário possível de ser cumprido e que lhe traga o resultado desejado.

Finalmente, como o mundo está em constante mudança, é importante observar que no ano seguinte devemos reavaliar a empresa e reformular nossa estratégica com base na experiência adquirida no último ano. Ao trabalharmos dessa forma, podemos nos preparar melhor caso alguma mudança inesperada aconteça, e podemos também trabalhar focados em metas que, caso sejam cumpridas, garantirão o sucesso da atividade.