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13 passos para resolver problemas e reduzir o desperdício na fazenda produtora de leite

POR CLÍNICA DO LEITE

CLÍNICA DO LEITE/AGRO+LEAN

EM 06/06/2016

6 MIN DE LEITURA

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Paulo Machado
Coordenador da Clínica do Leite - ESALQ/USP

Henrique Zaparoli Marques


No artigo anterior, publicado em abril na Revista Leite Integral, escrevemos sobre o que fazer para termos empregados engajados. Mencionamos que uma das formas é a de promover a participação do empregado nas ações de melhoria dos processos. Para tanto, propusemos para você os seguintes passos:
 
1. Identifique o que precisa ser melhorado através das sugestões dos empregados e das suas próprias observações. O item a ser melhorado deve estar relacionado ao dia a dia do empregado e não pode ser de solução muito complexa como, por exemplo, o de resolver problemas reprodutivos dos animais. Como sugestão, escolha problemas do tipo “desperdícios” (no quadro abaixo você poderá verificar uma lista de prováveis desperdícios). Escolha um problema que afete mais os empregados como, por exemplo, “pessoas muito ocupadas e outras pouco ocupadas na fazenda”.


TIPOS DE DESPERDÍCIOS OBSERVADOS NAS
FAZENDAS PRODUTORAS DE LEITE


- Gastar para treinar uma pessoa em coisas que ela não precisa;
- Fazer relatórios que ninguém nunca lê;
- Transportar coisas leves em tratores pesados;
- Dietas desbalanceadas (muita proteína);
- Perdas de alimentos (isto representa o 3º ou 4º maior custo na produção de leite);
- Excesso de empregados;
- Produzir mais silagem do que precisa para o ano;
- Ter mais novilhas do que o necessário para reposição das vacas;
- Transportar coisas (alimentos p.ex.) a distância muito longa;
- Sala de ordenha superdimensionada;
- Tempo na sala de ordenha além do necessário (ineficiência na ordenha);
- Comprar mais alimentos ou outros produtos além do que o necessário;
- Alimentos estragados;
- Procurar por ferramentas ou produtos;
- Talentos colocados no lugar errado ;
- Baixa quantidade de proteína na dieta;
- Fornecimento de alimentos de baixa qualidade;
- Falta de alimentos;
- Máquinas em quantidade insuficiente para executar serviços;
- Tarefas pesadas para tratores leves;
- Número de empregados insuficiente;
- Pessoas experientes junto com inexperientes;
- Trabalho desproporcional ao longo do dia;
- Pessoas muito ocupadas e outras pouco ocupadas;
- Matérias primas de qualidade variável (alimentos).

2. Chame os envolvidos no problema (pode ser o operador, o supervisor, o gerente e o consultor). Lembre-se que você deve considerar todos os empregados como “donos” do negócio – você está entrando com capital, mas eles estão entrando com o tempo de vida deles e, portanto, merecem total respeito e admiração;

3.
Faça uma reunião informal em local conhecido e normalmente utilizado pelas pessoas. Tenha em mãos as informações prévias sobre o problema, uma lousa e post its;

4. Coloque todos à vontade. Explique e caracterize bem o problema e a importância do mesmo para o negócio. Lembre aos presentes a visão e a missão da fazenda, procurando alinhá-los com o propósito do negócio. Tenha certeza que eles entenderam a sua mensagem pedindo que eles repitam, nas palavras deles, o que você acabou de falar;

5. Procure identificar as causas do problema. Isto é feito perguntando “Por que?” várias vezes. Por exemplo: Por que o José está muito ocupado? Resposta: Porque ele faz a ordenha, trata os bezerros e coloca comida para as vacas. Por que ele tem de tratar os bezerros? Resposta: Porque não tem ninguém treinado para realizar esta tarefa. A causa raiz do problema de pessoas muito ocupadas na fazenda seria, portanto, a falta de um programa de treinamento estruturado;

6. Agora, peça que eles deem sugestões para solucionar o problema. Não avalie ou critique nenhuma sugestão. Anote as sugestões nos post its e fixe-os na lousa;

7.
Naturalmente a solução escolhida para solucionar o problema recairá numa ação lógica como, por exemplo, treinar o empregado que está com menor ocupação do tempo;

8.
Faça, então, um plano de ação a partir desta solução. O plano deve prever as tarefas de treinamento do empregado;

9. O treinamento deve ser sempre realizado no local de trabalho da pessoa, pondo a mão na massa, ou seja, fazendo junto com o empregado. Todo treinamento deve utilizar vários métodos (visuais, escritos, explicações, práticas). Tenha como meta para o treinamento o desenvolvimento de mestres, ou seja, todos os empregados devem ser capazes de ensinar outras pessoas sobre como fazer as tarefas que eles realizam;

10. Monitore o trabalho do funcionário periodicamente, de preferência diariamente, até que este se torne um mestre;

11. Identifique um indicador que mostre se o trabalho do empregado está sendo feito da maneira certa (utilizando padrões operacionais – vamos escrever sobre isto em outro artigo);

12. Acompanhe e avalie, com disciplina, o indicador;

13. Por fim, celebre o sucesso. Chame todos os envolvidos e mostre os resultados. Um dos fatores mais relacionados com o envolvimento dos funcionários está na celebração das conquistas, não importando o tamanho delas.

Isto que vimos acima chamamos de EVENTO KAIZEN. É uma das ferramentas mais poderosas do Sistema MDA de gestão de fazendas produtoras de leite. Recentemente tivemos a oportunidade de realizar vários eventos Kaizen com os produtores da Frísia. Foi uma experiência bastante gratificante.

Abaixo pode-se observar um exemplo de Evento Kaizen do Sistema MDA realizado numa fazenda do município de Tietê:

Em uma fazenda localizada no município de Tietê, SP foi observado que os animais estavam ficando muito tempo fora do piquete na hora da ordenha, o que pode causar falta de conforto, prejudicando a produção. Para avaliar o fato, foi reunida a equipe e explicado o que estava acontecendo. Durante a reunião foi concluído que era necessário fazer um mapeamento do processo de ordenha do momento em que os animais saem do piquete até retornarem, e, para isso, foi medido o tempo de cada etapa. 

Os tempos foram classificados em tempo total e tempo efetivo. Esse segundo é o tempo que efetivamente alguém estava trabalhando no animal. Já o primeiro refere-se ao tempo em que o animal ficou em cada etapa. Por exemplo, para o animal em questão, o tempo total de ordenha propriamente dita, ou o tempo em que o animal ficou na contenção foi de 15 min, enquanto o tempo em a que o animal realmente estava sendo ordenhado (tempo efetivo) foi de 8 min. A diferença de 7 min foi o tempo em que o animal ficou esperando o pré-dipping ou aguardando ser liberado após o pós-dipping.

Veja na figura abaixo o mapeamento do processo e os tempos efetivos e totais de cada etapa que o primeiro animal passou:



Para facilitar a compreensão em relação a como é o processo, veja o mapa abaixo:



- Os animais estão em sistema semiconfinado e levam cerca de 11 min para todos serem colocados na área após a porteira 1 (P1);
- O tempo na sala de espera foi de 30min;
- Os animais levaram cerca de 1 min ao passar por P3 e serem contidos, levaram cerca de 15 min de ordenha e mais 1 min para sair da contenção e passar por P4, chegando a sala de espera pós ordenha, onde o animal ficou mais 30 min;
- Desde a saída da primeira vaca do piquete até a última a voltar para ele, passaram-se 1h37min.

Com o estudo em mãos, reunimos a equipe novamente para discutir as possíveis soluções. As melhorias levantadas foram: construir um acesso direto para as vacas após a ordenha para que voltem ao cocho e diminuir o tempo efetivo da ordenha.

No dia seguinte foram implantadas as sugestões e o tempo foi medido novamente. O mapa abaixo mostra como ficaram as mudanças que foram feitas com cordas (em vermelho) para testar se essa solução realmente iria funcionar e diminuir o tempo de espera das vacas pós ordenha.



Além disso, os ordenhadores foram treinados novamente no processo de ordenha e acompanhados durante um período. E essas duas simples soluções reduziram o tempo de ordenha de 15 min para 9 min e o tempo que os animais ficavam esperando após a ordenha passou a ser usado efetivamente, pois os animais começaram a se alimentar. Isso fez com o que o tempo total passasse de 1h37min para 1h07min.




Envolver a equipe foi muito importante, uma vez que os ordenhadores são as pessoas que conhecem o processo e os pontos que podem ser melhorados. Entretanto, o mais importante foi a diferença que eles passaram a trabalhar e como o exercício mudou o engajamento deles por terem participado da discussão e criação da solução.



CLÍNICA DO LEITE

Vinculada à ESALQ/USP, a Clínica do Leite é uma instituição sem fins lucrativos que atua em gestão da pecuária de leite, por meio da geração de conhecimento e da formação de pessoas.

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PAULO FERNANDO MACHADO

PIRACICABA - SÃO PAULO

EM 22/07/2016

Olá Maria,

Fique à vontade. Quanto mais ajudarmos nossos produtores a terem sucesso, mais a pecuária de leite se consolidará como uma atividade indispensável no Brasil.

Bom trabalho,

Paulo
MARIA SILVIA CAVICHIA DIGIOVANI

CURITIBA - PARANÁ

EM 22/07/2016

DR Paulo
Excelente matéria. Solicito sua permissão para disponibilizá-la aos membros da Comissão Técnica de Bovinocultura de Leite da Federação da Agricultura do Estado do Paraná - FAEP, formada por produtores de leite de todo o estado.
ANTONIO LOPES DE FREITAS

JUIZ DE FORA - MINAS GERAIS - PRODUÇÃO DE LEITE

EM 22/06/2016

excelente a matéria,grande conteúdo e praciticidade fáceis de colocar em pratica.
OTTO ALMEIDA

MINAÇU - GOIÁS - PESQUISA/ENSINO

EM 17/06/2016

Parabéns, belo artigo.
ALBERTO MAGNO DE ASSIS

GOVERNADOR VALADARES - MINAS GERAIS - PRODUÇÃO DE LEITE

EM 12/06/2016

Gestão de pessoas é uma das mais importantes ferramentas de sucesso na atividade leiteira.
E uma forma de imprimir tecnologia na propriedade como bons resultados e envolvendo pouco ou nenhum recurso financeiro.
MARCOS SÁ

SÃO PAULO - TOCANTINS - PRODUÇÃO DE LEITE

EM 09/06/2016

Adorei o Texto. Muito bom! Parabéns Clínica!
REGIS NUNES FERREIRA LEITE

LAGOINHA - SÃO PAULO - PRODUÇÃO DE LEITE

EM 09/06/2016

É interessante,porem as que voltam primeiro comerão mais. Só daria certo se usar linha de ordenha das mais produtivas inicialmente
RITA DE CÁSSIA LIMA PETRASSI

IVAIPORÃ - PARANÁ - PRODUÇÃO DE LEITE

EM 08/06/2016

Muito bom precisamos mesmo de ideias e planejamento de trabalho.
PAULO FERNANDO MACHADO

PIRACICABA - SÃO PAULO

EM 08/06/2016

Obrigado, Ingo. E a fazenda? Melhorando a eficiência?
RITA DE CASSIA ARAUJO BARRA

RIO POMBA - MINAS GERAIS - PRODUÇÃO DE LEITE

EM 08/06/2016

Parabéns pelo artigo.!!! É. de suma importância orientar e reciclar os funcionários ,mas ouvir a sugestão também faz parte de um bom desempenho .
MARCO AURELIO GALVÃO BUENO

CASSILÂNDIA - MATO GROSSO DO SUL - PRODUÇÃO DE LEITE

EM 08/06/2016

Muito boa matéria ,verificarei os TIMES das etapas pre e pós ordenha ,pois acho que nosso tempo de espera está elvado
INGO KALDER

SÃO PAULO - SÃO PAULO - PRODUÇÃO DE LEITE

EM 08/06/2016

Muito bom! Prático! É assim mesmo! Um assunto extremamente importante para quem precisa de eficiência. Parabéns pelo artigo.
MilkPoint AgriPoint