13 passos para resolver problemas e reduzir o desperdício na fazenda produtora de leite

- Gastar para treinar uma pessoa em coisas que ela não precisa;
- Fazer relatórios que ninguém nunca lê;
- Transportar coisas leves em tratores pesados;
- Dietas desbalanceadas (muita proteína);
- Perdas de alimentos (isto representa o 3º ou 4º maior custo na produção de leite);
- Excesso de empregados;
- Produzir mais silagem do que precisa para o ano;
- Ter mais novilhas do que o necessário para reposição das vacas;
- Transportar coisas (alimentos p.ex.) a distância muito longa;
- Sala de ordenha superdimensionada;
- Tempo na sala de ordenha além do necessário (ineficiência na ordenha);
- Comprar mais alimentos ou outros produtos além do que o necessário;
- Alimentos estragados;
- Procurar por ferramentas ou produtos;
- Talentos colocados no lugar errado ;
- Baixa quantidade de proteína na dieta;
- Fornecimento de alimentos de baixa qualidade;
- Falta de alimentos;
- Máquinas em quantidade insuficiente para executar serviços;
- Tarefas pesadas para tratores leves;
- Número de empregados insuficiente;
- Pessoas experientes junto com inexperientes;
- Trabalho desproporcional ao longo do dia;
- Pessoas muito ocupadas e outras pouco ocupadas;
- Matérias primas de qualidade variável (alimentos).

 

2. Chame os envolvidos no problema (pode ser o operador, o supervisor, o gerente e o consultor). Lembre-se que você deve considerar todos os empregados como “donos” do negócio – você está entrando com capital, mas eles estão entrando com o tempo de vida deles e, portanto, merecem total respeito e admiração;

3. Faça uma reunião informal em local conhecido e normalmente utilizado pelas pessoas. Tenha em mãos as informações prévias sobre o problema, uma lousa e post its;

 

4. Coloque todos à vontade. Explique e caracterize bem o problema e a importância do mesmo para o negócio. Lembre aos presentes a visão e a missão da fazenda, procurando alinhá-los com o propósito do negócio. Tenha certeza que eles entenderam a sua mensagem pedindo que eles repitam, nas palavras deles, o que você acabou de falar;

5. Procure identificar as causas do problema. Isto é feito perguntando “Por que?” várias vezes. Por exemplo: Por que o José está muito ocupado? Resposta: Porque ele faz a ordenha, trata os bezerros e coloca comida para as vacas. Por que ele tem de tratar os bezerros? Resposta: Porque não tem ninguém treinado para realizar esta tarefa. A causa raiz do problema de pessoas muito ocupadas na fazenda seria, portanto, a falta de um programa de treinamento estruturado;

6. Agora, peça que eles deem sugestões para solucionar o problema. Não avalie ou critique nenhuma sugestão. Anote as sugestões nos post its e fixe-os na lousa;

7. Naturalmente a solução escolhida para solucionar o problema recairá numa ação lógica como, por exemplo, treinar o empregado que está com menor ocupação do tempo;

8. Faça, então, um plano de ação a partir desta solução. O plano deve prever as tarefas de treinamento do empregado;

 

9. O treinamento deve ser sempre realizado no local de trabalho da pessoa, pondo a mão na massa, ou seja, fazendo junto com o empregado. Todo treinamento deve utilizar vários métodos (visuais, escritos, explicações, práticas). Tenha como meta para o treinamento o desenvolvimento de mestres, ou seja, todos os empregados devem ser capazes de ensinar outras pessoas sobre como fazer as tarefas que eles realizam;

10. Monitore o trabalho do funcionário periodicamente, de preferência diariamente, até que este se torne um mestre;

11. Identifique um indicador que mostre se o trabalho do empregado está sendo feito da maneira certa (utilizando padrões operacionais – vamos escrever sobre isto em outro artigo);

12. Acompanhe e avalie, com disciplina, o indicador;

 

13. Por fim, celebre o sucesso. Chame todos os envolvidos e mostre os resultados. Um dos fatores mais relacionados com o envolvimento dos funcionários está na celebração das conquistas, não importando o tamanho delas.

Isto que vimos acima chamamos de EVENTO KAIZEN. É uma das ferramentas mais poderosas do Sistema MDA de gestão de fazendas produtoras de leite. Recentemente tivemos a oportunidade de realizar vários eventos Kaizen com os produtores da Frísia. Foi uma experiência bastante gratificante.

Abaixo pode-se observar um exemplo de Evento Kaizen do Sistema MDA realizado numa fazenda do município de Tietê:

Em uma fazenda localizada no município de Tietê, SP foi observado que os animais estavam ficando muito tempo fora do piquete na hora da ordenha, o que pode causar falta de conforto, prejudicando a produção. Para avaliar o fato, foi reunida a equipe e explicado o que estava acontecendo. Durante a reunião foi concluído que era necessário fazer um mapeamento do processo de ordenha do momento em que os animais saem do piquete até retornarem, e, para isso, foi medido o tempo de cada etapa. 

Os tempos foram classificados em tempo total e tempo efetivo. Esse segundo é o tempo que efetivamente alguém estava trabalhando no animal. Já o primeiro refere-se ao tempo em que o animal ficou em cada etapa. Por exemplo, para o animal em questão, o tempo total de ordenha propriamente dita, ou o tempo em que o animal ficou na contenção foi de 15 min, enquanto o tempo em a que o animal realmente estava sendo ordenhado (tempo efetivo) foi de 8 min. A diferença de 7 min foi o tempo em que o animal ficou esperando o pré-dipping ou aguardando ser liberado após o pós-dipping.

Veja na figura abaixo o mapeamento do processo e os tempos efetivos e totais de cada etapa que o primeiro animal passou:

Para facilitar a compreensão em relação a como é o processo, veja o mapa abaixo:

- Os animais estão em sistema semiconfinado e levam cerca de 11 min para todos serem colocados na área após a porteira 1 (P1);
- O tempo na sala de espera foi de 30min;
- Os animais levaram cerca de 1 min ao passar por P3 e serem contidos, levaram cerca de 15 min de ordenha e mais 1 min para sair da contenção e passar por P4, chegando a sala de espera pós ordenha, onde o animal ficou mais 30 min;
- Desde a saída da primeira vaca do piquete até a última a voltar para ele, passaram-se 1h37min.

Com o estudo em mãos, reunimos a equipe novamente para discutir as possíveis soluções. As melhorias levantadas foram: construir um acesso direto para as vacas após a ordenha para que voltem ao cocho e diminuir o tempo efetivo da ordenha.

No dia seguinte foram implantadas as sugestões e o tempo foi medido novamente. O mapa abaixo mostra como ficaram as mudanças que foram feitas com cordas (em vermelho) para testar se essa solução realmente iria funcionar e diminuir o tempo de espera das vacas pós ordenha.

Além disso, os ordenhadores foram treinados novamente no processo de ordenha e acompanhados durante um período. E essas duas simples soluções reduziram o tempo de ordenha de 15 min para 9 min e o tempo que os animais ficavam esperando após a ordenha passou a ser usado efetivamente, pois os animais começaram a se alimentar. Isso fez com o que o tempo total passasse de 1h37min para 1h07min.




Envolver a equipe foi muito importante, uma vez que os ordenhadores são as pessoas que conhecem o processo e os pontos que podem ser melhorados. Entretanto, o mais importante foi a diferença que eles passaram a trabalhar e como o exercício mudou o engajamento deles por terem participado da discussão e criação da solução.