O desafio da implantação e manutenção de um sistema de gestão

Nos artigos anteriores escrevi sobre a importância da gestão, os conceitos envolvidos, ferramentas e processo administrativo, assim como a importância da assistência técnica. Nos dois últimos artigos, tratei do Ciclo PDCA como um modelo/referência de gestão. Após todo o processo de diagnóstico e identificação dos problemas e causas, decisão pelas soluções, planejamento das soluções, o maior desafio está justamente agora na quarta etapa do PDCA (agir). Em outras palavras, significa monitorar os resultados obtidos, tomar decisões e ter atitudes efetivas conforme tais resultados.

Quanto aos resultados:

a) Estão dentro do esperado, mas quero mantê-los: Nesse caso, a ação a ser adotada seria a padronização do processo, com o objetivo da manutenção desses resultados, então é só padronizarmos, para sua adoção contínua, até decidir por mudar o processo novamente;

b) Estão dentro do esperado, mas quero melhorar: Neste caso, a ação a ser adotada seria um novo Ciclo PDCA, iniciando com a análise da forma como foi feito, dos resultados obtidos e como posso intervir no processo com o objetivo de promover uma melhoria no processo;

c) Não estão dentro do esperado, entretanto, a execução foi feita como planejado: quer dizer que algo não apresentou o resultado que se esperava e precisa ser corrigido, iniciando o Ciclo PDCA novamente e focado em identificar o que deu errado e como corrigir essa falha do processo;

d) Não estão dentro do esperado, mas o processo não foi executado como planejado: Porque isso ocorreu? O que comprometeu a sua execução?

Tomando essa última situação como referência, uma causa comum que leva a esse tipo de situação problema é a falta de monitoramento na implantação das ações propostas e atuação da liderança. Recapitulando o tema abordado no segundo artigo que escrevi, a prática da gestão simplificadamente é a reunião da racionalidade da administração com a intuição/pragmatismo da liderança, em outras palavras pode-se dizer que gestão = administração + liderança.

A parte da administração trata das técnicas, que nesse caso seria a forma de elaboração do diagnóstico, tomada de decisões, definição dos objetivos e metas, e a elaboração do plano de ações para o alcance dos resultados propostos. A parte da liderança trata das atitudes, dos comportamentos, das intenções, da motivação, da criatividade e da comunicação.

Como foi a atuação da liderança após a elaboração do plano de ações? Quando digo liderança, não me refiro ao "cargo", mas sim a alguém que estimule e influencie as pessoas envolvidas a fazer o que deve ser feito, transformando intenções e resultados (sendo essa a essência conceitual do termo gestão).

Na busca de uma "gestão" eficiente, o problema pode estar justamente em administrar demais, e liderar de menos. Focar apenas em ferramentas administrativas e não dar a devida importância às pessoas que farão a diferença por meio de tais ferramentas administrativas. Em qualquer empresa, e em uma fazenda não seriam diferentes, as atividades são realizadas por pessoas. Gerenciamos e controlamos os recursos da empresa, suas finanças, processos, estoques, entre outros, pois as "coisas" não têm capacidade e liberdade para escolher. Já as pessoas, nós lideramos, pois elas possuem a capacidade e liberdade para escolher e, o líder pode influenciar nessas escolhas.

No início de qualquer processo de mudança (a elaboração e implantação de um plano de ação seria o início de um processo de mudança), o lado racional é importante, com as ferramentas administrativas adequadas, mas isso não garante o sucesso do plano, e - nesse momento - torna-se mais importante a atuação da liderança. Ao se adotar o Ciclo PDCA como referência de gestão, e de forma continuada, simplificadamente pode-se dizer que estamos adotando um programa de gestão.

Um programa de gestão bem sucedido é aquele que promove a melhoria dos resultados da fazenda. Se a fazenda não conseguiu atingir uma maior eficiência, houve falhas na sua implantação. Podemos apontar diversas possíveis causas de insucessos na implantação de um programa de gestão, que podem ser observadas isoladamente ou em conjunto:

1) Compromisso do proprietário/gestor: quem por exemplo apenas “pagou para ver” ou fez por fazer um PDCA, implantou alguns controles para dizer que controla, participou de um treinamento e o instrutor sugeriu um "dever de casa" dificilmente conseguirá visualizar bons resultados, porque provavelmente eles não existirão. O compromisso do proprietário e do administrador representa muito mais. Ele promove, apoia, estimula e acompanha o processo de implantação ou revitalização de qualquer sistema de gestão. A gestão na fazenda deve ser parte do dia a dia, deve ser uma tarefa prioritária, como tantas outras operacionais que são priorizadas. Devem estar claros os objetivos e metas para a propriedade e o estabelecimento de prioridades.

2) Despreparo para as mudanças: começar algo novo na fazenda é uma mudança, e deve ser entendida como um processo. Por outro lado, mudanças implicam transformações de atitudes, de hábitos, de práticas e de crenças das pessoas envolvidas, antes mergulhadas em outras rotinas consolidadas, o que pode gerar formas de resistência.

3) Ansiedade por resultados: o processo de implantação de um modelo de gestão é contínuo e gradual. As próprias características do setor agropecuário, especialmente o tempo/ciclo de produção e fatores biológicos, podem fazer com que os resultados demorem um pouco mais para serem visualizados. Outras mudanças são comportamentais e podem exigir tempo.

4) Ausência de planejamento: a implantação de um programa de gestão não acontece isoladamente. Por isso deve ser planejada de acordo com as etapas do processo de implantação, os objetivos, as metas a serem atingidas, os papéis e as responsabilidades, as ações de treinamento e a estratégia de disseminação das informações. Um bom planejamento possibilita as bases de comparação para saber se estamos ou não indo no rumo certo e se devemos corrigir nossa rota de tempos em tempos.

5) Falta de métodos e de técnicas: mudanças na gestão significam uma nova postura gerencial que conduz à satisfação dos públicos envolvidos, em função de decisões tomadas com base em dados e fatos medidos. Uma fazenda incorpora, nas suas práticas gerenciais, metodologias e ferramentas simples de apuração sistemática de dados relacionados ao seu desempenho. A proposta de um programa de gestão, qualquer que seja seu modelo, não é caminhar paralelo ao que acontece no dia a dia da propriedade, mas sim incorporá-la no dia a dia das pessoas e suas atitudes.

6) Atuação da assistência técnica: o profissional da assistência técnica precisa auxiliar o produtor a encontrar o equilíbrio entre o ótimo técnico e o ótimo econômico. Para esse equilíbrio é necessário conhecimento técnico e de gestão, bom senso e comprometimento com resultados. Um bom profissional, que possua essas características de atuação, pode ser o diferencial para o sucesso de um programa de gestão, mas o inverso também pode ser verdadeiro.

Não é fácil implantar e manter um sistema de gestão, pelo seu dinamismo, as prioridades do dia a dia de uma fazenda, pela motivação e desmotivação do produtor e pelas pessoas envolvidas. O momento que estamos vivenciando no Brasil e em nossas fazendas pode levar ao questionamento da validade e aplicabilidade de alguns conceitos e técnicas administrativas.

Os números de produção, de produtividade, de sanidade, de custos e resultados de forma geral, segundo informações de muitos produtores e técnicos, não foram satisfatórios para muitas fazendas leiteiras em 2015, e as consequências do verão ainda estão presentes, impondo desafios para produtores, técnicos, empresas, e todos os envolvidos com a atividade leiteira. Sobreviver a tudo isso, já pode ser considerado um bom resultado. Talvez seja essa a oportunidade de implantar ou revitalizar um sistema de gestão de forma sistemática e que pode fazer a diferença para o sucesso da atividade, utilizando para isso o método mais adequado, com o conhecimento técnico necessário, e liderando esse processo.