Início de ano é uma época propícia para avaliação e reflexão sobre os resultados com a atividade, fundamentados em fatos e dados. Fatores como preço do leite, custos de produção, inflação, cotação do dólar, entre outros, exigem do produtor uma análise e readequação de processos internos em seus sistemas de produção. No artigo anterior, apresentei como elaborar objetivos, definir metas e planejar ações para o alcance dos mesmos. Neste artigo, será apresentada uma ferramenta útil para auxiliar na definição de objetivos e metas focados em resultados, o Ciclo PDCA.

O Ciclo PDCA atualmente é uma ferramenta administrativa adotada como referência nas avaliações de sistemas de gestão, a exemplo do que ocorre com o Modelo de Excelência em Gestão®, disseminado no Brasil, pela Fundação Nacional da Qualidade (FNQ) e pelo Movimento Brasil Competitivo (MBC). Pode-se dizer que o Ciclo PDCA é uma forma de exercer as funções administrativas (tema do artigo de setembro/15), dando a elas uma visão cíclica, conforme mostra a Figura, além de ser considerado uma ferramenta de gestão de processos. Chama-se de ciclo porque passamos por todas as etapas, a todo o momento, tornando-o dinâmico. A seguir, uma síntese das suas etapas.

Figura 1 - O Ciclo PDCA.



Etapa I do PDCA: P (Plan = PLANEJAR) – toda ação começa com o planejamento. As etapas básicas do planejamento são a definição do objetivo, das metas e dos meios para se atingir o objetivo. Detalhes de como definir e elaborar objetivos e metas estão descritos no artigo de novembro/15. Como o desafio é colocar em prática os conceitos, para facilitar serão apresentados os "passos" para esta prática:

1° Passo – Conhecimento da Situação Atual

Por "Conhecer a situação atual", entenda-se números, observação, ouvir pessoas envolvidas diretamente com o processo, ou seja, aqui um sistema de indicadores de desempenho faz toda a diferença, pois ele apontará os problemas da propriedade, que podem ser qualidade do leite (alta CCS e/ou CBT), mortalidade de bezerras, desempenho dos funcionários, baixa taxa de concepção, custo elevado para produção de leite, falta de controles, etc. Para fins didáticos, optei por escolher um problema comum a muitas propriedades: Falta de Controles. Identificado o problema, agora é reunir o máximo de informações sobre ele.

2° Passo – Identificação e Avaliação das Causas Prováveis

Conhecendo a causa, fica bem mais fácil encontrar a solução do problema. Para tanto, torna-se necessário encontrar quais são estas causas prováveis, responsáveis pela origem do problema.

Para avaliar as causas prováveis, faça um teste de consistência, coletando dados e investigando as causas não mensuráveis, em busca dos fatos. Tomando como base os dados encontrados, a análise deles subsidiará a priorização da(s) causa(s) a ser bloqueada(s), evitando que sejam direcionados esforços para atacar as de pequena influência sobre o problema.

3° Passo – Geração e Avaliação de Alternativas de Solução

O objetivo desta etapa é fazer um levantamento das muitas alternativas de solução que possam bloquear, eliminar ou atenuar a causa do problema. Na avaliação de alternativas de solução, devem-se definir as soluções mais viáveis sob o ponto de vista técnico, econômico, levando em conta ainda a aplicabilidade de acordo com a realidade da empresa, dos funcionários/empresário, e que estejam em sintonia com os objetivos empresariais.

4° Passo – Planejamento das Ações

Agora é preciso elaborar um plano de ação, estabelecendo um cronograma das atividades e dimensionando quanto será necessário para que a ação seja efetivada.

Como ferramenta para este passo, sugere-se o uso do 4Q1POC ou 5W2H. O planejamento da solução deve ser elaborado em resposta às seguintes questões: O que fazer? Quem será o responsável pela ação? Quando deve ser feito (Prazo)? Quanto (custo, quantidade)? Por que executar esta ação? Onde deve ser feito? Como deve ser feito? Detalhes deste modelo de plano de ações foi apresentado no artigo anterior.

Etapa II do PDCA: D (Do = DESENVOLVER, FAZER, EXECUTAR) – O desenvolvimento da ação segue o estabelecido no planejamento. Inicialmente, as pessoas que irão executar precisam ser educadas e treinadas quanto ao objetivo, meta e método a ser desenvolvidos. A partir daí, a ação deverá ser executada conforme o método (padrão ou plano) estabelecido, coletando dados durante esse processo, de forma que possa fazer uma avaliação na próxima etapa.

5° Passo - Implementação da Ação

Agora é preciso efetuar a implementação conforme o plano de ação, procurando registrar as datas reais de implementação da ação, a receptividade por parte dos envolvidos e, alteração no planejamento e eventuais ações corretivas adotadas.

Este momento é crucial para a gestão, pois o aspecto "liderança" que chama a atenção ao definir gestão possui um peso enorme. Agora é o momento de influenciar as pessoas para que as ações realmente saiam do papel e sejam executadas. Elaborar um bom plano e esperar que as coisas aconteçam por si só, é uma das principais causas de fracasso de planos que se observa em empresas urbanas e rurais.

Etapa III do PDCA: C (Check = "CHECAR", VERIFICAR) – é a fase de verificação dos resultados da ação executada, em que os resultados coletados são comparados com os objetivos e metas estabelecidas. Se os resultados obtidos atingiram o que foi estabelecido, as ações podem continuar sendo executadas de acordo com o padrão, mantendo os resultados, ou pode ser estabelecido um novo objetivo para melhorar os resultados. Se forem encontrados desvios (problemas), estes serão registrados para serem analisados na próxima etapa.

Nesta etapa é a oportunidade de descobrir maneiras de controlar o que ocorre na propriedade. Se os planos não são cumpridos adequadamente, a administração precisa dar passos para corrigir o problema. Controle é qualquer processo que orienta as atividades na direção da realização das metas da propriedade. O controle destina-se medir os resultados de uma ação para se ter a certeza de que estão de acordo com o que foi planejado. Caso contrário adota-se medidas corretivas. A finalidade do controle se baseia em quatro pontos: indicadores de desempenho (indicadores), coleta e registro de dados, comparação (checagem) e adoção de medidas de manutenção, melhorias ou corretivas.

6° Passo - Verificação

Nesta etapa, a medição é um instrumento de acompanhamento. Deverão ser reunidos os dados que indicaram o problema no início do PDCA, comparando-os com os dados após as melhorias. Analise os dados coletados. Eles indicarão se as ações de melhoria implementadas foram eficazes. A construção de gráficos ou tabelas com os dados coletados facilitará a análise dos resultados. É importante que seja observado se outras causas provocam o mesmo problema no processo. Caso existam, devem ser anotadas na lista de verificação. Ocorrências de causas não mensuráveis devem ser investigadas e registradas.

Etapa IV do PDCA: A (Action = AGIR) – fase na qual são tratados os reais ou potenciais problemas identificados anteriormente ou as oportunidades de melhoria constatadas. Nessa fase temos duas possibilidades: alcançar ou não o resultado esperado:

1. Se o resultado esperado foi alcançado deve-se incorporar a nova sistemática de trabalho no dia-a-dia do processo. Esta nova maneira de realizar o trabalho poderá se tornar um padrão, uma referência para que todos os envolvidos façam de forma semelhante.

2. Se não for bem-sucedido tais procedimentos, tem que agir de forma apropriada, e para tanto, deve-se:
- Verificar se o padrão foi ou não obedecido;
- Remover a causa de insucesso para que o processo atinja o resultado esperado.

Se o plano, ou o padrão não foi obedecido, é simplesmente uma questão de treinamento, de reeducação. Neste caso, deve-se voltar à etapa de execução e treinar até se certificar que tudo ficou bem compreendido. Se o plano/padrão foi obedecido e o problema já foi identificado, a primeira etapa é a de remoção do efeito (sintoma) do problema para que o processo volte a funcionar.

7° Passo - Padronização

Padronizar os processos é a base para o gerenciamento destes. Portanto, é necessário preparar bons padrões e torná-los simples e de fácil entendimento. O método padronizado não é fixo. Ele pode e deve ser melhorado visando obter melhores resultados.

Não se consegue padronizar apenas documentando os padrões de comportamento. É preciso integrar o grupo aos novos hábitos. Os resultados alcançados com os novos hábitos possibilitam uma forma mais tranquila de realizar os procedimentos. Educar e treinar as pessoas são requisitos fundamentais para a implantação desses novos padrões. No próximo artigo, será apresentado um exemplo de aplicação do PDCA em uma propriedade leiteira. Até lá.

Referências Bibliográficas

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