Tempo: um recurso que deve ser bem trabalhado em épocas de crise

Você já parou para pensar qual o recurso mais escasso que existe e que afeta a todas as pessoas? Esse recurso é o tempo. Isso porque o tempo é totalmente inelástico, ou seja, não importa a demanda que você tenha, o tempo será sempre o mesmo, para todos. O dia sempre terá apenas 24 horas e você não conseguirá trabalhar em todas elas. Além disso, o tempo que já foi não volta mais.

 

Outro fator que torna esse recurso escasso é o fato de que nosso tempo não pertence 100% a nós mesmos, já que todos temos uma parcela do tempo que não controlamos, que estamos envolvidos em atividades de familiares, pessoas da empresa, entre outras coisas.

 

Agora, em tempos de pandemia de coronavírus, muita coisa mudou. Nossa relação com o tempo é uma delas. Segundo artigo publicado pelo CEO da AgriPoint, Marcelo Pereira de Carvalho, uma das consequências da crise é que ficaremos mais produtivos.

Ele cita Silvio Meira, um dos papas da inovação no Brasil e no mundo, que falou recentemente em uma live que, com a crise do coronavírus, a digitalização das empresas veio para ficar. Dessa forma, muitas coisas que antes eram feitas presencialmente, agora estão sendo feitas on-line, como conferências, reuniões. Até mesmo a necessidade de todos estarem nas empresas todos os dias, ficando horas no trânsito nas grandes capitais está sendo questionada. 

 

“Teremos mais tempo, e cabe a cada um e a cada empresa usar bem esse tempo extra, que de repente apareceu e que, ao menos em parte, permanecerá após a normalização.”

 

Dessa forma, gerenciar bem o tempo torna-se mais fundamental do que nunca para gerar resultados. Como organizar esse tempo “extra” que estamos tendo durante a crise - e possivelmente, depois dela - para que esse recurso se transforme em dinheiro? 

 

Confira abaixo algumas dicas para organizar melhor seu tempo.

 

 

Cuidado com o otimismo na hora de organizar seu tempo. A recomendação é que você considere 50% mais tempo do que aquilo que você efetivamente acha que vai gastar.

 

O economista Daniel Kahneman fala sobre a falácia do planejamento: “As pessoas tendem a subestimar o tempo de cada tarefa, mesmo quando já fizeram antes.”

 

É exatamente aí que se origina o problema de falta de tempo, pois, devido a esse planejamento errado, acabamos terminando o dia com uma série de coisas planejadas, mas não realizadas.

 

 

É essencial que você tenha uma agenda para registrar os seus compromissos. Se essa agenda for eletrônica, deve estar conectada ao seu celular. Assim, ao final do dia, você deve olhar para sua agenda e ver o que efetivamente cumpriu. Se ao chegar no final do dia você não cumpriu as tarefas que tinha se proposto a fazer, notará que existe um problema de alocação de tempo.

 

Uma dica é você separar os compromissos que tem no dia em cores diferentes para cada categoria. Por exemplo, usar verde para itens profissionais, azul para itens pessoais, amarelo para compromissos que dependem de terceiros e vermelho para os itens já realizados.

 

Dessa forma, fica fácil de perceber visualmente quantos compromissos de cada categoria foram feitos e quantos não foram cumpridos, pois assim é possível avaliar o motivo de isso ter acontecido para que se possa re-planejar o que precisa ser feito.

 

 

Embora às vezes possa parecer complicado deixar 30% do tempo livre, esforce-se para que haja um período livre, pois os imprevistos acontecem e se sua agenda estiver lotada, em caso de imprevisto, certamente acabará não sendo cumprida. Esse tempo também leva em consideração demandas de outras pessoas, que nem sempre podem ser previstas.

 

Caso esse tempo que você deixou livre não seja utilizado em um dia calmo, sem imprevistos ou demandas externas, aproveite para fazer uma leitura, um curso on-line, conversar com pessoas com quem precisa, etc.

 

=> Aproveite também seu tempo livre para aprender muito mais sobre produtividade com o CEO da AgriPoint, Marcelo Pereira de Carvalho, no curso  Produtividade pessoal - um guia rápido. Corre porque esse curso está disponível GRATUITAMENTE até o dia 07 de maio.

 

 

As pessoas altamente efetivas, marcam na agenda com muita antecedência coisas que precisam ser feitas e são inegociáveis. Por exemplo, supondo que você vai fazer uma palestra. Essa precisa estar pronta uma semana antes do evento. Não se deve deixar para fazer na véspera.

 

Não se esqueça de visitar sua agenda futura semanalmente e mantenha os itens importantes sob sua atenção.

 

 

Você separar alguns períodos curtos de tempo, como 10 ou 15 minutos, pode funcionar para coisas pontuais, mas para coisas relevantes, que exigem mais atenção e concentração, é necessário destinar mais tempo.

 

É necessário separar tempo para itens operacionais, mas os itens importantes precisam de tempo separado para eles. Se você não fizer isso, tem uma grande chance de ser “engolido” pelas emergências diárias ou até mesmo por atividades como uso de redes sociais, que acabam consumindo muito nosso tempo.

 

 

Não esqueça de estar sempre vendo se cumpriu ou não sua agenda. Não adianta ter uma agenda organizada se ela nunca é consultada.

 

 

É essencial que você defina prazos para que as coisas realmente importantes sejam feitas, com base no seu julgamento de tempo disponível.