Padronização de processos: como criar procedimentos operacionais e gatilhos visuais (Parte 2/3)

Passos para ter empregados engajados na fazenda

No artigo anterior, discutimos os 3 passos essenciais para ter empregados na fazenda que executem o trabalho do mesmo jeito todos os dias. Os passos são: mapear os processos, escrever os procedimentos operacionais das etapas críticas daqueles processos e capacitar as pessoas a executá-los. Neste artigo, vamos nos aprofundar no segundo passo: como criar procedimentos operacionais úteis e gatilhos visuais que garantam a sua execução.

O que é um procedimento operacional?

Um procedimento operacional é uma descrição detalhada de todos os passos necessários para a realização de uma tarefa, ou seja, é um roteiro padronizado que instrui os operadores o passo a passo para fazer uma determinada atividade.

Não é difícil encontrar procedimentos operacionais em fazendas de leite, mas é um grande desafio ver procedimentos que são realmente seguidos. Por que isso acontece? Uma das razões é a forma como geralmente são feitos.

Procedimentos extensos, em forma de lista, sem fotos, são procedimentos que provavelmente você vai encontrar guardados em uma gaveta no escritório, na farmácia da fazenda, ou esquecidos em alguma parede. Coloque-se no lugar do funcionário da ordenha e imagine executar todas as tarefas necessárias e ainda acompanhar um procedimento por escrito fixado do outro lado do fosso.

Muito dificilmente será seguido da mesma forma por todas as pessoas e o resultado será falta de padronização na execução das tarefas e grande variação nos resultados entregues aos clientes.

Como criar procedimentos operacionais eficazes?

Para mudar essa situação e criar procedimentos que realmente sejam úteis, siga alguns passos:

• Acompanhe os operadores fazendo o trabalho;
• Registre fotos do procedimento. Não pegue fotos prontas de livros, é importante que elas retratem a realidade da fazenda e definam qual é o resultado esperado de cada tarefa. O padrão deve estar claro a todos, não pode depender de critérios pessoais;
• Alinhe com os operadores (definam juntos a sequência e o resultado esperado de cada tarefa);
• Monte o procedimento de forma visual para que seja fácil utilizá-lo no dia a dia. Utilize textos curtos para descrever cada tarefa e garanta que as fotos estejam bem visíveis. Se o procedimento que você está montando tem muitos passos, considere dividi-lo. O ideal é que não tenha mais que 8 passos, justamente por dificultar a visualização;
• Coloque o procedimento no local onde o trabalho será realizado. De nada adianta um procedimento de como tratar os bezerros na farmácia do outro lado da fazenda, longe de onde o operador irá executar o trabalho;
• Deixe os materiais necessários para a execução das tarefas próximos e fáceis de acessar.

Seguindo estes passos, o resultado será algo próximo da figura a seguir:

Note como fica muito mais fácil entender o trabalho e como cada tarefa deve ser feita. Mas somente ter um procedimento visual e próximo do local de trabalho, muitas vezes não vai ser o suficiente. As fotos nos ajudam a definir o padrão esperado de cada tarefa, mas para garantir que ela seja realmente feita da mesma forma por todos, devemos pensar em como simplificá-la e criar gatilhos para sua execução.

Vou utilizar um exemplo fictício para explicar melhor. Imagine uma receita de bolo. A receita é um procedimento padrão com a descrição detalhada de cada tarefa necessária para produzir aquele bolo. Vamos supor que um dos passos seja “colocar duas colheres de açúcar”.

Mesmo que haja uma foto para ajudar a definir qual a medida de “uma colher de açúcar”, qual a chance dessa medida ser exatamente a mesma todas as vezes? A chance é baixa, uma vez que depende do critério de julgamento da pessoa que está olhando a foto, da destreza com que ela vai retirar a colher do pote de açúcar, do tipo de colher utilizada, e assim por diante.

E se, ao invés disso, fosse disponibilizado um pote padrão com o volume exato de duas colheres de açúcar? Você acha que a chance de ter a quantidade de açúcar certa para a receita do bolo aumentaria?

É exatamente isso que precisamos fazer na fazenda. Além de criar os procedimentos operacionais da forma como colocamos anteriormente, é preciso criar gatilhos visuais e formas de garantir que aquela tarefa seja feita da mesma forma todos os dias. Para ilustrar melhor, veja as fotos a seguir com alguns exemplos:

• Procedimento de tratamento de mastite e secagem de vacas

A Fazenda Melkstad, no Paraná, implantou uma gestão visual para diferenciar os protocolos de tratamento de mastite e secagem das vacas. Ao invés de ter apenas o procedimento operacional, as cores funcionam como gatilhos que dizem ao operador se a vaca ainda está em tratamento, quantas vezes ela já foi tratada, qual o grau de mastite, qual o teto e tudo isso, sem que ele precise ficar olhando um procedimento por escrito.  Além disso, os materiais usados para os tratamentos, também seguem o mesmo padrão de cor, o que facilita o trabalho.

• Procedimento de aleitamento das bezerras

Na Fazenda Palmital, da Universidade Federal de Lavras, os alunos também utilizaram gestão visual com cores para facilitar a padronização do aleitamento das bezerras. O procedimento por escrito existe e fica fixado na pia onde os baldinhos são usados, mas a gestão visual no próprio balde de leite e a marcação da mesma cor nas bezerras são os gatilhos que facilitam e garantem que as pessoas sigam o procedimento de forma natural.

• Procedimento de controle de estoque

As fotos abaixo mostram como podemos facilitar o procedimento de controlar estoques na fazenda criando gatilhos visuais. No primeiro exemplo, o pedido de caroço de algodão é acionado quando a marcação na parede fica visível.

Já nessa outra fazenda, o pedido é acionado por cores. O material é consumido em sequência, do verde para o vermelho, e o que aciona a compra para reposição é chegar ao amarelo. O vermelho indica que o material chegou no estoque mínimo e a reposição deve chegar em breve.

Como criar bons gatilhos visuais?

Para criar bons gatilhos em seus procedimentos, pense em como:

• Facilitar tarefas que dependem de qualquer julgamento ou destreza do executor (como o exemplo da medição da colher de açúcar);

• Utilizar gestão visual (cores, desenhos, marcações) para que seja intuitivo realizar a tarefa no momento certo, na ordem correta e de maneira adequada;
• Usar o que você tem disponível na fazenda e principalmente, o potencial criativo dos próprios funcionários, que realizam o trabalho todos os dias e são as melhores pessoas para ajudar nessa tarefa.

Vale lembrar que o procedimento operacional é como a receita de bolo que comentamos anteriormente. No início, quando estamos aprendendo a fazer o bolo, precisamos checar a receita todas as vezes. Com o tempo, vamos adquirindo experiência e olhamos a receita apenas para checar algum passo em caso de dúvida.

Mas aqui entram os gatilhos, novamente. Eles estão presentes no dia a dia e fazem parte do trabalho em si, garantindo que as tarefas sejam feitas de acordo com o padrão estabelecido, mesmo que o operador já seja treinado e não utilize o procedimento a todo momento.

Se trabalharmos desta maneira, criando procedimentos simples, visuais, pensando em gatilhos e formas de facilitar o trabalho, garantimos a execução correta das tarefas e diminuímos consideravelmente a variação nos resultados, a chance de erros e defeitos nos produtos dos processos.

Além disso, criamos um ambiente agradável, desafiador e empolgante para os funcionários, que devem sempre ser parte da melhoria contínua da fazenda. Mas para que tudo isso funcione, após todos esses passos é preciso capacitar as pessoas em como executar o trabalho definido como o padrão, de forma que elas realmente aprendam e sigam os procedimentos. Este será o próximo e último artigo desta sequência.