Padronização de processos: capacitando as pessoas de forma eficiente (Parte 3/3)

Após mapear o processo, criar procedimentos operacionais das etapas críticas e transformar o ambiente com gatilhos visuais que garantam a execução dos procedimentos, é hora de capacitar as pessoas em como executar o trabalho da forma acordada. Neste último artigo da série de padronização, vamos abordar esta etapa final: a capacitação. De nada adiantam as etapas anteriores se as pessoas não forem capacitadas em como realizar o trabalho dessa nova forma e principalmente, em porque realizar cada etapa.

No artigo anterior, desenvolvemos alguns conceitos sobre procedimentos operacionais utilizando o exemplo da receita de bolo. Vamos prosseguir com este exemplo. Imagine que você agora precisa fazer o bolo: você já tem a receita, que é o procedimento operacional, tem gatilhos e instrumentos que ajudam a garantir que a receita seja seguida à risca, mas ainda não foi capacitado a fazer o bolo. Vamos supor que um dos passos da receita seja mexer a massa por 3 minutos, sempre no mesmo sentido. Isso é o que está no procedimento, mas você não sabe da importância desse passo. Você respeita os 3 minutos, mas acaba fazendo a mistura como já estava acostumado, mexendo em ambos os sentidos. É o que muitas vezes acontece, quando não se entende a importância de um passo. Na hora, isso não parece um problema, mas o resultado dessa ação é um bolo que cresceu menos do que deveria. Como você não tinha esse conhecimento, a forma de mexer a massa pareceu um detalhe irrelevante, mas ela tinha um papel importante para o resultado final.

Utilizamos esse exemplo para ilustrar como é essencial que as pessoas saibam claramente o motivo pelo qual fazem o que fazem. Ter procedimentos escritos não é suficiente e a capacitação deve mostrar não somente o que vai ser feito, mas a importância de cada passo. Isso faz com que a pessoa siga o padrão e execute o trabalho de forma consciente, sem deixar detalhes essenciais de lado. Ela, agora, executa as tarefas entendendo o processo e, neste ponto, se torna capaz de identificar anomalias, bem como formas de melhorar o trabalho. Para conseguir esse resultado é preciso ter uma forma estruturada para capacitar pessoas. Não basta sair fazendo e explicando, como muitas vezes vemos nas fazendas. É necessário utilizar uma técnica que garanta o aprendizado, bem como a sua memorização. O método que ensinamos no Agro+Lean e que vem sendo utilizado com sucesso por muitas fazendas é o CLT.

O CLT significa capacitação no local de trabalho. Esse método foi criado na época da Segunda Guerra Mundial, a partir de uma necessidade extrema de capacitação rápida e eficiente. E é exatamente isso que desejamos na fazenda ou em qualquer empresa: capacitar pessoas de forma que elas realmente aprendam o que se quer ensinar e executem o trabalho da forma combinada, sempre.

Os passos para a capacitação utilizando o CLT são:

1 – Ver o que a pessoa já sabe sobre o assunto. Esse passo deve ser sempre o primeiro. Ele é importante para verificar o nível de conhecimento que a pessoa tem sobre o assunto que vai ser ensinado, se já é uma pessoa experiente e se possui algum vício na forma de realizar o trabalho.

2 – Mostre a importância do trabalho para ela e para a empresa. Nessa etapa é preciso deixar bem claro para a pessoa como o que vai ser ensinado facilita o seu trabalho e como isso é importante e impacta o negócio.

3 – Mostre como se faz o trabalho. Nesse passo, faça o trabalho naturalmente, sem explicar nada, por enquanto. Deixe que a pessoa se familiarize visualmente com o que vai ser ensinado.

4 – Demonstre novamente, agora explicando passo a passo e os porquês de cada passo. Agora que a pessoa já viu o trabalho, repita-o calmamente, explicando cada passo e o porquê da tarefa ser feita naquele momento, daquela forma.

5 – Faça você o trabalho mais uma vez, mas, agora, peça para a pessoa falar o que você deve fazer. Ela vai guiar a sua execução.

6 – Agora, peça para que ela faça e, antes de cada passo, explique o que vai fazer. Aproveite para lembrar os pontos importantes e corrigi-la, se necessário.

7 – Peça para que ela faça mais uma vez, explicando novamente os porquês de cada passo.  Veja se a pessoa realmente entendeu a sequência e os motivos de cada um deles.

8 – Parabenize a pessoa e se coloque a disposição para tirar qualquer dúvida que ela tiver. Reconhecer e incentivar a pessoa é um passo importante para o engajamento. Ela precisa também saber a quem recorrer em caso de dificuldade ou dúvida, coloque-se a disposição para que ela tenha essa clareza e se sinta segura.

9 – Finalmente, combine com ela como será o acompanhamento. Acompanhamento não quer dizer auditoria ou monitoria. O que queremos aqui não é monitorar o processo para fiscalizar falhas e sim estar junto da pessoa para identificar as dificuldades que ela pode ter para seguir o procedimento operacional e dar suporte nas melhorias, bem como aproveitar toda oportunidade para reforçar os pontos importantes do trabalho.

Todo este procedimento pode durar poucas horas ou mesmo semanas, dependendo da complexidade do procedimento operacional. No caso de ser complexo, você deve quebrar o processo em pequenas partes, de maneira que cada capacitação tenha duração de um dia. Para facilitar a condução do método, desenvolvemos um cartão que você pode imprimir em pequena escala e guardar no bolso. Use-o como guia até que o método se torne natural.

^{Clique aqui para fazer download do cartão.}

Este método possui fortes fundamentos e cada uma dessas etapas, as repetições e explicações, são importantes para garantir a assimilação e a memorização do que vai ser ensinado. Os passos não precisam ser feitos de forma mecânica e você pode repetir alguns deles ao longo da capacitação. Mas é importante que ela seja feita individualmente, um funcionário por vez. É preciso ter atenção aos detalhes, identificar as dificuldades e o entendimento de cada pessoa e é impossível ter este tipo de interação e percepção se for em grupo.

Você pode estar se perguntando se este método não seria mais trabalhoso e demorado, mas por experiências nas fazendas que acompanhamos, o que vemos é justamente o contrário. Como desta forma se garante que a pessoa fixe o que foi ensinado e tenha menos dúvidas, ela rapidamente se torna independente para realizar o trabalho e o processo de capacitação fica mais rápido e eficiente.

Após seguir as etapas detalhadas nesses três artigos, 1/3 – Como ter empregados que executem o trabalho do mesmo jeito todos os dias, 2/3 – Como criar procedimentos operacionais e gatilhos visuais, e 3/3 – Capacitando as pessoas de forma eficiente, passamos a ter pessoas conscientes do que realizam, quem é o interessado no resultado e o que se espera do trabalho. Com isso elas se engajam, passando, com a prática e disciplina, a executar as tarefas cada vez melhor e mais rápido. Sobra, então, tempo para que proponham melhorias, o que aumenta ainda mais a eficiência do trabalho, levando a redução de custo e mais segurança.  

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