Com este artigo iniciaremos uma série de discussões sobre a temática de gerenciamento da bovinocultura de leite. Apresentaremos conceitos e informações da área e contamos com a participação de vocês, leitores, para que possamos discutir os diferentes contextos das localidades em que exercem a atividade.

Neste primeiro momento, vamos começar abordando alguns conceitos básicos e ao longo do tempo iremos aprofundando os conhecimentos.

Comumente vemos esse termo: gerenciamento. No entanto, qual seu significado?

Podemos dizer que o gerenciamento compreende a ação de aplicar métodos, modelos, técnicas para coordenar e executar trabalhos de modo a otimizar resultados, que podem ser, por exemplo, a minimização de custos ou aumento do lucro. Pode-se verificar que o termo pode abranger várias questões e aqui vamos abordar os custos.

É muito comum ouvir falar sobre custo de produção, a importância de conhecê-lo e minimizá-lo, mas efetivamente, quem sabe os conceitos de custos, o método de cálculo, e aplicam-nos para gerenciar seu negócio? Sabendo-se que é essencial conhecer o custo de produção, por que muitos produtores não conhecem seu real valor? Podemos citar alguns motivos...

• Falta de conhecimento técnico para calcular o custo de forma correta. Vemos cálculos realizados sem contemplar todos os itens que o compõe e dessa forma, o custo acaba sendo subestimado.

• Dificuldade em sistematizar formas de coleta de dados no campo e registro. O produtor/técnico pode até saber os dados que precisa coletar, mas não consegue estabelecer uma rotina que permita seu registro como efetiva rotina e os dados vão se perdendo.

• Dificuldade em classificar os custos. Há diversas metodologias que podem ser empregadas. Selecionar uma e fazer seu correto uso pode ser um desafio. Aqui também se destaca o rateio de custos que precisa ser feito quando há mais de uma atividade na propriedade, o que pode ser complexo.

• Dificuldade de interpretação dos resultados. Depois de todos os dados coletados, registrados, classificados, cálculo efetuados, o que fazer com os resultados? Como analisar? Que conclusões podem ser tiradas?

• Desmotivação. Isso pode ocorrer especialmente quando não se encontra uma ferramenta prática para registro, cálculos e análises, e então a tarefa torna-se árdua e deixa de ser executada.

Já vimos muitas dificuldades que precisam ser superadas, então agora vamos ver quais são as vantagens, o porquê devemos ser persistentes e organizados no gerenciamento de custos.

• Formação de preços de produtos: se eu sei meu custo de produção tenho melhor condição para definir os preços que podem ser aplicados e repensar estratégias quando não consigo bons preços.

• Melhor conhecimento do sistema produtivo: identifico todas as atividades/tarefas e recursos necessários para executá-las.

• Avaliação e seleção do emprego ou adoção de novas tecnologias: posso avaliar o impacto das tecnologias no meu custo de produção e com isso tenho mais segurança na tomada de decisão.

• Redução dos custos controláveis para se evitar desperdícios: posso monitorar cada item e identificar em quais posso otimizar seu uso.

• Identificação do ponto de equilíbrio: sei quantas unidades de produção preciso vender para cobrir os custos de produção.

• Avaliação da atividade em cálculos de lucratividade e rentabilidade: os dados contribuem para avaliação da viabilidade econômica.

• Gerenciamento da atividade: tenho todas as informações nas mãos para definir as ações.

• Avaliação de riscos: posso avaliar os riscos e com isso planejar estratégias.

• Contabilidade fiscal: tenho todos os dados necessários organizados.

Diante de tantas finalidades é evidente que há necessidade de se conhecer os custos de produção, até mesmo porque precisamos controlá-los. Pode-se perceber que há grandes vantagens e isso precisa ser a motivação para a adoção de métodos para gerenciamento de custos de produção.

Percebendo essas vantagens, uma pergunta pode surgir: como começar?

Em primeiro lugar precisamos de organização e disposição. Não é tarefa tão simples e rápida quando não se tem ainda a prática, também não é algo tão complexo.

Podemos sintetizar o processo de como fazer em três passos básicos:
1. Coleta de dados
2. Processamento dos dados
3. Análise de informações

Coleta de dados

Você precisa ter a escrituração zootécnica da fazenda em ordem; número de animais em cada categoria, fertilidade, natalidade, mortalidade, produtividade por animal, entre outros. Vendas, compras, nascimentos, enfim, os índices zootécnicos da propriedade.

Para isso há necessidade de organização, uso de planilhas simples e objetivas de modo que rapidamente o funcionário possa fazer os registros. Os dados mensalmente devem ser recolhidos e passados para um controle geral, uma planilha ou um software escolhido.

Os dados contábeis também são importantes, sendo necessário que verifique com o contador valores de taxas e impostos obrigatórios, entre outros.

Anotar todas as despesas mensais é fundamental. Cada gasto feito – combustível, medicamentos, etc - deve ser registrado, seja guardando as notas fiscais, anotando em um caderno de despesas, registrando em planilhas, a forma mais conveniente e prática para sua situação.

Identificar os custos implícitos, como de conservação e reparos, depreciação, seguro, juros, entre outros é outra etapa que é preciso fazer. Abordaremos isso em outro artigo com detalhes.

Processamento dos dados

Com esses dados todos reunidos precisamos processá-los, ou seja, transformá-los em informações para análise. Isso pode ser feito por cálculos manuais, bem mais trabalhosos, ou por meio de computadores. Podem ser usadas planilhas eletrônicas criadas pelo produtor ou mesmo softwares disponíveis. O importante é que todos os dados coletados possam ser registrados. As planilhas criadas especificamente para a propriedade podem facilitar essa tarefa, já que vão contemplar os dados de forma mais conveniente à realidade da atividade.

Análise de informações

Com os resultados emitidos procede-se a análise dos custos obtidos, verificando...
- os itens que mais “pesam” no custo de produção;
- os custos fixos que não podem ser alterados no curto prazo;
- quais os pontos de estrangulamento; e
- no que é possível economizar...

Assim, é possível gerenciar a atividade de modo mais seguro com informações corretas. Essa etapa é muito importante e deve ser discutida com os envolvidos na atividade. Lembre-se de que qualquer mudança para melhorias vai depender de funcionários que devem entender o propósito para estarem motivados a colaborar e mudar. Também de nada adianta ter todo o trabalho de cálculos sem uma análise criteriosa dos resultados.

Com todo esse processo organizado e compreendido é necessário promover treinamentos para os colaboradores envolvidos na atividade, de modo que possam perceber a importância da participação de todos desde a coleta de dados até a análise para tomada de decisão. A contribuição de todos na análise é parte importante do processo, tanto por possibilitar diversas opiniões quanto pela motivação da equipe.

Observe o esquema abaixo que sintetiza o processo:


Há desafios para aqueles que desejam fazer um ótimo gerenciamento de seus custos, mas todos podem ser superados com o acesso à informação e disciplina.

Lembre-se de que o produtor de leite deve ter a visão de que ele é um empresário: deve enxergar sua propriedade como uma empresa com objetivos claros e definidos e delinear as estratégias para atingi-los. Ao longo dos meses ainda teremos muito a conversar...