Solução de problemas: entendendo um surto de mastite clínica

No artigo anterior, apresentamos o método de solução de problemas utilizado no Modelo Agro+Lean e a ferramenta para colocá-lo em prática, o FCA. Para entender como utilizar essa ferramenta no dia a dia da fazenda, abordaremos neste e no próximo artigo cada etapa de sua execução de forma detalhada, usando um exemplo baseado em um FCA real feito em uma fazenda no Paraná.

Imagine que você é o gerente desta fazenda e que está enfrentando um problema relacionado com aumento de mastite clínica. Nas últimas semanas o indicador de mastite ultrapassou os limites normais de variação que a fazenda vinha apresentando há meses (figura 1). Vamos abrir juntos um FCA para ver como seria a solução deste problema utilizando o método.

Tudo o que vai precisar para começar um FCA na fazenda é uma folha de papel. A folha A3 tem um bom tamanho para as anotações, mas pode utilizar o que for mais viável nas suas condições (Figura 2).

Após desenhar as etapas do FCA no papel, vamos seguir os passos do cartão como guia na condução do método (Figura 3). Você pode imprimir uma versão de bolso deste cartão, para ter sempre disponível quando precisar.

Etapa 1 - Fato

1.1 Qual o problema? O que aconteceu?

Entender bem o problema é o primeiro passo na jornada para solucioná-lo e tudo começa com a definição do ocorrido. A forma de enxergar e expressar o problema é fundamental, pois ela influencia todas as perguntas que virão em seguida. Aqui vão algumas dicas para definir bem um problema:

• Use fatos e dados para descrevê-lo, não suposições e opiniões;
• Nunca comece a colocar o problema como “é falta de...”. Se começar desta maneira, certamente vai completar a frase com falta algum recurso, treinamento ou informação, o que só vai gerar ações inespecíficas que não levarão a uma solução definitiva. A falta de algo, pode ser uma causa, mas ela não é o problema em si;
• Olhe o ocorrido sempre pela perspectiva do cliente do processo. No caso, o cliente do processo é o setor de manejo de vacas que não gostaria de ter animais doentes.

Tendo isso em mente e atendo-se aos fatos no indicador, podemos definir o problema do exemplo como: “Aumento nos casos de mastite clínica por três semanas seguidas, ultrapassando os limites de controle. 14 casos acima do limite superior, no total.”  Veja que usamos dados concretos para fazer esta definição.

1.2 Qual o impacto do problema?

Qual o impacto desse problema para os clientes (internos e externos)? E para o negócio? Essa pergunta é importante para ajudar a priorizar o que vai ser trabalhado. Se concluir que o impacto é baixo e que existem outros problemas maiores acontecendo ao mesmo tempo na fazenda, coloque este FCA na fila de espera e trate do que for mais urgente primeiro.

No nosso exemplo, você contabilizou os impactos do problema e definiu que ele é uma prioridade a ser trabalhada. Além de estar entregando menos leite para o cliente, a fazenda está perdendo produção das vacas, gastando mais com antibióticos, entregando animais doentes para o sistema de manejo e aumentando o tempo de ordenha, o que impacta em toda a rotina e no caixa.

1.3 Quando, como e com quem?

Reúna os indicadores, anomalias, relatórios e todos os fatos ocorridos ligados ao problema. De posse destas informações, analise:

• O problema ocorreu em um único período? (no mesmo dia da semana, ou outra frequência qualquer?);
• Ocorreu com um indivíduo específico? Ou com um grupo de indivíduos em comum (por exemplo, apenas com vacas primíparas, ou de DEL mais avançado)?;
• Aconteceu em um único lugar? (mesmo lote, ou piquete).

Fazer essa análise vai possibilitar estreitar o olhar acerca do problema e procurar as causas de forma direcionada, ao invés de procurar agulha em palheiro. No nosso exemplo, você observa que:

• O número de mastites vinha controlado nos últimos meses e aumentou nas últimas 3 semanas;
• Elas estão distribuídas em todos os lotes da fazenda, em vacas de variadas faixas de DEL e idade;
• Outros indicadores da ordenha, sujidade de vacas e de filtro, também apresentaram valores fora do esperado no mesmo período (Figuras 4 e 5).

Após esse entendimento, temos uma boa pista de por onde começar, mas antes de pensar em qualquer contramedida, precisamos investigar e encontrar a verdadeira causa do problema questionando: por que as vacas estão chegando sujas na ordenha? É hora de ir a campo e ver o problema onde ele está acontecendo, acompanhar os processos. No momento, nossa folha do FCA está assim:

No próximo artigo vamos continuar a preenchê-la, entendendo como mapear, encontrar a causa raiz do nosso surto de mastite clínica e elaborar um plano de ação para eliminá-la. Até lá!