Excel: uma excelente ferramenta para manter as fazendas organizadas

Talvez você já tenha visto a tela em estilo gráfico do Microsoft Excel, mas não percebeu o que poderia fazer com isso na sua fazenda. Em um webinar recente, Shannon Dill, educadora da University of Maryland Extension, apresentou como o Excel pode ajudar os produtores rurais a capturar, organizar e usar melhor as informações coletadas em seus negócios agrícolas.

 

Para ter rentabilidade agrícola - e esse é o objetivo de todos os produtores e fazendas - você precisa de boa produção e de ser um bom gerente. Nesse momento de incertezas tão grandes que estamos vivenciando com a crise do coronavírus, torna-se mais necessário do que nunca que os produtores rurais avaliem as práticas de gestão do seu negócio.

 

À medida que o trabalho de campo termina, é preciso pensar nos dados que precisamos para operar e administrar um bom negócio. De acordo com Dill, os registros importantes de uma fazenda são: pessoal, produção e financeiro. Eles podem ser usado como prova, auxílio à decisão, requisitos institucionais, documentos ambientais e legais.

 

O Excel pode ser utilizado de diversas formas e ser personalizado de acordo com a necessidade do produtor. Além disso, o programa permite organizar e representar graficamente dados, o que pode lhe dar uma representação visual do que está acontecendo em uma fazenda. Os dados podem vir de várias fontes, como o Microsoft Word ou outros arquivos do Excel.

 

Dill disse que as fazendas devem acompanhar os inventários de recursos, as contas de produção ou as operações de pecuária e colheita e os registros financeiros. Porém, mais do que isso, os operadores podem manter registros de tudo o que quiserem, incluindo informações que os ajudem a manter a conformidade e a tomar decisões sobre a fazenda. 

 

O Excel também pode ajudar os produtores a acompanhar os itens que eles possuem: ativos, passivos ou dívidas. Essa ferramenta pode ser útil ao fazer o balanço para os credores e se você tem uma linha de crédito. Também é útil para companhias de seguros ou para descobrir ativos que não são em dinheiro.

 

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Os inventários do Excel também podem ajudar os produtores a calcular despesas não monetárias, como depreciação de equipamentos. Isso pode ajudar com impostos, seguros e decisões de compra. Os produtores podem inserir o preço de compra original do equipamento, juntamente com um número de etiqueta, número de série ou de identificação e até fotos.

 

O Excel também pode ajudar a manter registros de produção. Dill disse que os registros das culturas incluem condições do solo, padrões de cultivo, layouts de campo e locais de construção, bem como rotações, variedades, rendimentos, taxas de fertilizantes e aplicações de pesticidas.

 

Os registros de gado podem incluir subseções para informações sobre mortalidade, melhoramento, desempenho e alimentação. Os registros trabalhistas, com a quantidade e o tempo necessários por operação, podem ajudar a reduzir os custos trabalhistas. Os registros de estoque e de mercado podem incluir quantidades transitadas, vendas e registros de clientes.

 

Embora a manutenção de registros possa parecer mais uma tarefa, seus usos incluem preparação de impostos, questões de seguro, requisitos regulatórios, precisão de preços, rastreamento de despesas de produção e tomada de decisões de negócios. Por meio de registros precisos, os produtores podem usar melhor seus recursos baseando as decisões em experiências passadas, não em suposições.

 

O Excel também facilita os relatórios de fertilidade e rendimento, além de rastrear o consumo de ração em um galpão, reportar dados para manter o status orgânico certificado e registros para os produtores.

 

Os registros financeiros podem incluir orçamentos de colheita e pecuária, demonstrações financeiras como um balanço, fluxo de caixa e demonstração de resultados e despesas categorizadas. 

 

Os produtores também podem considerar a quebra de seus registros financeiros em mais categorias (o seguro pode ser dividido em casa, fazenda, automóvel e responsabilidade) ou os registros da fazenda podem ser divididos por cultura ou classe.

 

Vale destacar que os produtores devem a preparar e organizar planilhas com o futuro em mente. O tipo de dados coletados agora pode não ser útil imediatamente, mas pode se tornar útil para a fazenda quando ela se expandir, por exemplo.