Há muitas propriedades leiteiras que podem ser consideradas modelos de empresas bem gerenciadas devido aos seus bons índices zootécnicos, administrativos e financeiros, assim como há propriedades apresentando maus resultados em seus indicadores. No entanto, sabe-se que a maioria das propriedades rurais não documenta informações necessárias para adequada gestão de seu negócio ou as registra de maneira desorganizada e inadequada impossibilitando a obtenção de índices. Portanto, para mensurar o desempenho da fazenda e tomar decisões corretas é necessário anotar e documentar adequadamente resultados de procedimentos para que sejam processados em indicadores no formato de gráficos e tabelas.

Geralmente, quando um profissional (consultor ou gerente) é contratado, já há um processo em andamento, ou seja, a fazenda já possui determinada rotina. A primeira etapa recomendada para este profissional é conhecer bem e padronizar os processos existentes nos diversos setores da propriedade (ordenha, criação, reprodução, sanidade, administração, nutrição, etc.). A padronização da rotina deve ser feita através da elaboração de fluxogramas de processos, de procedimentos operacionais, de instruções de trabalho e de listas de verificação (check lists). Esses documentos são orientações de como executar as diversas tarefas de cada setor e devem ser acessíveis a todos os funcionários para consulta. Todos os funcionários devem ser treinados e capacitados para executar suas respectivas tarefas. Assim como na padronização, no planejamento de negócios também devem ser elaborados procedimentos operacionais, instruções de trabalho, listas de verificação e planilhas de coleta de dados dos novos processos.

Além de executar corretamente as tarefas, é importante capacitar os funcionários na coleta de dados e na identificação de anomalias em seus setores. Os índices zootécnicos, administrativos e financeiros serão gerados a partir desses dados para servirem de parâmetros para tomadas de decisão visando melhoria contínua do processo e sucesso do negócio. As planilhas de coleta de dados devem ser simples e fáceis de serem compreendidas e preenchidas pelos operadores. Recomenda-se que os dados coletados sejam passados para o responsável (gerente ou consultor), de preferência, diariamente ou com a maior freqüência possível para que não haja riscos de perda de dados.

O gerente é o responsável pela verificação e controle dos processos em cada setor da fazenda. Por isso, ele deve visitar os setores diariamente para averiguar a execução de procedimentos pelos operadores. Reuniões semanais com os funcionários de todos os setores devem ser agendadas para conferir pendências, analisar e discutir indicadores e anomalias.

Assim como checar e controlar, é importante avaliar os processos em execução através da análise dos indicadores e das anomalias. A partir dessas análises, tomadas de decisões podem ser feitas para melhoria dos processos, seja na alteração de procedimento operacionais, na correção de instruções de trabalhos ou até mesmo na modificação ou atualização de planos de ação iniciais. Nesta etapa, podem-se realizar inovações nos processos de um ou mais setores da propriedade leiteira para alcançar melhores resultados no negócio. Essas inovações são implantadas a partir de um novo plano de ação onde devem ser registradas metas, ações, responsáveis e prazos para cumprimento dos objetivos propostos em reunião agendada para tal finalidade.

As ações acima (padronizar ou planejar, executar, controlar e avaliar) fazem parte do sistema de gerenciamento SDCA ou PDCA, siglas com iniciais das palavras em inglês "standardize" (padronizar), "plan" (planejar), "do" (fazer, executar), "check" (verificar, checar, controlar) e "assess" (avaliar). Propriedades com pouca complexidade organizacional e poucos funcionários podem ter dificuldades em aplicar esses conceitos gerenciais, mas não quer dizer que sejam impossíveis de serem adotados. Porém, é imprescindível que fazendas com alto nível produtivo e de tecnologia tenham um adequado sistema de gestão.