Arrumando a casa

O tempo está cada vez mais curto. Sempre escuto esta conversa: as pessoas não têm tempo para realizar suas tarefas, sempre ficam coisas para trás. Em fazendas de leite, parece que o problema é ainda maior. Tem até um dito popular: "o nome já diz tudo, F A Z E N D A(o)", isto é, está sempre fazendo e nunca pára.

O que posso dizer é que realmente o tempo está ficando mais curto, ou melhor, estamos em um ritmo tão rápido que estamos acostumando a fazer as coisas com mais velocidade e ficamos impacientes se as máquinas e os equipamentos demoram um pouco para entrar no nosso ritmo, ou se as pessoas ao nosso redor não nos acompanham com a mesma velocidade na execução das tarefas. Isto gera um grande desgaste físico e principalmente mental; quando vamos para cama descansar parece que o mundo todo está na nossa cabeça. "Tenho um mundo de coisas pra fazer amanhã e acho que não vai dar tempo".

Uma das causas deste estresse todo é a nossa própria falta de organização; sempre estamos com a nossa mesa cheia de papéis, o nosso computador está sempre travando, nosso dia sobrecarregado de tarefas e compromissos e ainda sempre aparece um vendedor ou visitante inesperado que temos que atender. Aí dizemos que o dia é curto.

O primeiro passo para organizarmos o nosso tempo é aceitar que o dia dura 24 horas, e que cada tarefa gasta um período deste tempo; existem técnicas que nos permitem minimizar os gastos de tempo desnecessário e a principal técnica é o planejamento, obviamente seguido da execução, isto é, planejar e agir conforme o planejado. Existem pessoas que planejam mas agem fora do planejado, existem pessoas que planejam mas não agem, e existem pessoas que planejam e agem conforme o planejado e então dizemos que estas pessoas têm sorte, pois são pessoas de sucesso e que conseguem crescer profissionalmente e, sobretudo, são felizes.

Em rotinas de fazendas temos visto que o simples agendamento das tarefas já mostra um grande resultado e é o primeiro passo rumo à gestão do tempo. A simples confecção de uma agenda de tarefas para o mês faz com que o tempo atue a nosso favor; é bastante comum o gerente ou o encarregado passar os serviços na primeira hora do dia. Então os funcionários chegam, vão até o responsável e recebem a tarefa que irão realizar no dia; isto gasta no mínimo 30 minutos diários, o que dá 3 horas em uma semana. Se este mesmo responsável já tiver passado a tarefa de toda a semana na segunda de manhã, então isto gastará os mesmos 30 minutos só que uma vez apenas por semana, o que gera uma economia de tempo de 2:30h por semana.

Em rotina de trabalho, a preparação para a tarefa gasta também um tempo, isto se não quisermos ter interrupções durante a execução. É o que chamamos de check list, que nada mais é do que preparar todo o material que será gasto na execução da tarefa antes do início do trabalho. Todos nós vemos com freqüência, durante a execução de uma manejo qualquer, como por exemplo a secagem de vacas, o funcionário ter que ir várias vezes durante o processo até a farmácia para buscar um produto porque esqueceu de pegar da primeira vez.

O agendamento das rotinas deve ser realizado mensalmente e atualizado semanalmente. O uso de um quadro que fique à vista de todos os operadores da fazenda é de fundamental importância. Neste quadro estará a agenda do mês com todas as atividades listadas. É lógico que atividades que são realizadas todos os dias nos mesmos horários não precisam ser marcadas - como ordenhas e tratos - mas o restante das atividades deve estar no quadro, juntamente com uma previsão de gasto de tempo e a quantidade de pessoas necessárias para tal atividade. Por exemplo: Dia de vermifugação do gado, reservando o dia para cada lote ou para cada categoria animal; dia para vacinação; dia para pesagem das bezerras; dia para visita do veterinário; dia de pesagem de leite, etc.

Outro ponto bastante importante são as visitas. Por causa das tais metas de vendas, os vendedores de produtos sempre estão nas fazendas e temos que dedicar um tempo a esta atividade; porém é de fundamental importância a organização deste tempo. Eu conheço uma fazenda que recebe os vendedores sempre às quartas-feiras no período da manhã. Os vendedores já sabem que só serão atendidos neste tempo. Cada fazenda deve fazer o seu tempo e esta atividade deve estar no quadro agendado, assim como os vendedores devem ser informados desta rotina. É fundamental dizer que está ocupado se o vendedor chegar em hora imprópria. As visitas de outros produtores também são importantes, porém nada mais correto do que agendá-las também. As visitas são sempre bem-vindas, porém na hora marcada, para que possam ser bem atendidas.

Cada atividade deve ter o seu tempo. Essa conversa de que em fazendas não existe hora para parar não é verdade, é desculpa dos desorganizados. O tempo somos nós que fazemos, se escolhemos não ter tempo então estaremos sempre atrasados, se escolhemos nos organizar então sobrará tempo para a vida pessoal, esposa, filhos, amigos e férias.